Para gerentes nervosos, o monitoramento de funcionários tornou-se um ato de equilíbrio na ponta da navalha

É crucial que as empresas sejam transparentes com seus funcionários sobre o que estão monitorando e por quê.

Com a chegada da crise do COVID-19, veio o fechamento generalizado de empresas e, com isso, uma dispersão sem precedentes de funcionários enviados para casa para trabalhar. Para muitos gerentes e executivos nervosos, o desafio tem sido garantir que suas equipes estejam no caminho certo com seu trabalho, que as operações estejam funcionando e que dados valiosos permaneçam seguros. Como manter o desempenho dos funcionários?

A tecnologia oferece soluções para controlar quando os funcionários estavam em suas estações de trabalho, horários de início e término e até mesmo a duração de seus intervalos. Mas esta é uma abordagem adequada? O monitoramento invasivo pode ter efeito contrário ao pretendido, diminuindo a produtividade.

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“Mesmo antes de o Covid-19 enviar um número sem precedentes de pessoas para trabalhar em casa, os empregadores estavam aumentando seus esforços para monitorar a produtividade dos funcionários”, escreve Reid Blackman na Harvard Business Review. Pesquisas mostraram que cerca de metade das corporações monitorava eletronicamente a atividade dos funcionários. Com o aumento repentino no trabalho em casa,
“Os empregadores ficam imaginando quanto trabalho está realmente acontecendo. O medo de perdas de produtividade, misturado com o horror do declínio maciço das receitas, encorajou muitos líderes a aumentar seus esforços de monitoramento de funcionários.”

Essa migração repentina – e implicações de privacidade – diz respeito aos profissionais de privacidade que responderam a um estudo da EY e do iApp. Quando solicitado a
identificar os principais desafios de privacidade decorrentes do COVID-19, entender os requisitos de privacidade associados ao trabalho remoto dos funcionários foi a principal escolha, escolhida por cerca de metade (49%) dos entrevistados.

Existem até medidas em andamento para monitorar os funcionários que voltam ao escritório, relata o Wall Street Journal. Isso inclui o uso de câmeras térmicas para monitorar a temperatura corporal e sensores para monitorar o distanciamento social.

Por enquanto, os problemas que os gerentes enfrentam com todos que trabalham em casa incluem produtividade e responsabilidade pouco claras, falhas na comunicação e colaboração da equipe, riscos elevados de segurança cibernética e conformidade de dados, isolamento e bem-estar mental dos funcionários e dificuldade em alcançar e manter o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Com o benefício da orientação presencial durante todo o ciclo de vida do projeto, os funcionários remotos podem ter dificuldades com o gerenciamento diário do tempo e a priorização de tarefas”, relata um e-book da ActivTrak, um fornecedor no espaço de monitoramento de funcionários. “Isso pode levar a fluxos de trabalho ineficientes, prazos perdidos e outras consequências caras para a organização. Devido à falta de atendimento presencial, os funcionários remotos geralmente têm menos interações com seus gerentes e membros da equipe. Isso pode, por sua vez, levar à diminuição da visibilidade de seu desempenho ou a possíveis gargalos no fluxo de trabalho. Para se adaptar, os gestores precisam de novas estratégias e tecnologias que possam proporcionar essa visibilidade.”

Muitos fornecedores oferecem ferramentas que usam “monitoramento furtivo, feeds de vídeo ao vivo, rastreamento de teclado, reconhecimento óptico de caracteres, gravação de teclas ou rastreamento de localização”, observa Blackman. Isso inclui até capturas de tela aleatórias ou gravação de atividades do teclado. As empresas que implementam ferramentas como instrumentos de produtividade contundentes, no entanto, podem ver seus esforços sair pela culatra. “Apesar da fácil disponibilidade de opções, no entanto, o monitoramento traz um risco real para as empresas que o buscam”, diz Blackman. “A vigilância ameaça corroer a confiança entre empregadores e empregados.”

Embora o ActivTrak ofereça ferramentas de monitoramento eletrônico, os autores de seu e-book endossam políticas e comunicações abertas e de suporte para construir relacionamentos remotos confiáveis. Os autores do livro recomendam a análise de dados como uma abordagem para avaliar “fluxos de trabalho de funcionários remotos e orientar oportunidades de melhorias baseadas em evidências”. Tão importante quanto isso, eles pedem aos funcionários e empregadores “que entendam que estão todos juntos nisso e têm responsabilidades compartilhadas” para tornar o trabalho remoto produtivo. Os fundamentos da política de trabalho remoto devem incluir expectativas claramente definidas sobre o horário de trabalho e a manutenção dos níveis de produtividade, além de estar seguro e protegido onde o trabalho está acontecendo.”

As métricas ainda são essenciais, mas Blackman aconselha que sejam selecionadas com cuidado. “Aplicar números às coisas é fácil, assim como fazer julgamentos rápidos com base em pontuações numéricas cuspidas por um software. Isso leva tanto a vigilância desnecessária quanto a decisões mal formadas”, alerta. “Se você insiste em monitorar os funcionários, verifique se o que está rastreando é relevante e necessário. Simplesmente monitorar a quantidade de e-mails escritos ou lidos, por exemplo, não é um indicador confiável de produtividade.”

Obtenha a opinião de todos sobre quais métricas realmente importam – desde gerentes de contratação a supervisores até “aqueles que estão realmente sendo monitorados”, diz Blackman. Também é crucial que as empresas “sejam transparentes com seus funcionários sobre o que você está monitorando e por quê. Parte integrante de respeitar alguém é que você reserve um tempo para se comunicar aberta e honestamente com eles. Diga a seus funcionários o que você está monitorando e por quê. Dê-lhes a oportunidade de oferecer feedback. Compartilhe os resultados do monitoramento com eles e, fundamentalmente, forneça um sistema pelo qual eles possam recorrer de decisões sobre sua carreira influenciadas pelos dados coletados.”

A confiança é um vínculo que precisa ser criteriosamente construído e pode ser facilmente perdido. Em um momento em que a gestão está fora de vista, a confiança é a força orientadora que manterá as organizações em funcionamento.