Equilíbrio Delicado: Monitoramento Transparente de Funcionários na Era Pós-COVID

É crucial que as empresas sejam transparentes com seus funcionários sobre o que estão monitorando e por quê.

Com a chegada da crise da COVID-19 veio o fechamento generalizado de empresas, e com isso, uma dispersão sem precedentes de funcionários enviados para casa para trabalhar. Para muitos gerentes e executivos nervosos, o desafio tem sido garantir que suas equipes estavam no caminho certo com seu trabalho, as operações estavam funcionando, e dados valiosos permaneciam seguros. Como o desempenho dos funcionários pode ser mantido?

A tecnologia oferece soluções para manter abas sobre quando funcionários estavam em suas estações de trabalho, horários de início e fim, e até a duração de suas pausas. Mas esta é uma abordagem adequada? Monitoramento invasivo pode ter um efeito oposto ao pretendido, diminuindo a produtividade.

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"Mesmo antes da Covid-19 enviar um número sem precedentes de pessoas para trabalhar em casa, empregadores estavam intensificando seus esforços para monitorar a produtividade dos funcionários", escreve Reid Blackman na Harvard Business Review. Pesquisas mostraram que cerca de metade das corporações monitoravam eletronicamente a atividade dos funcionários. Com o aumento súbito no trabalho em casa, "empregadores ficam se perguntando quanto trabalho está realmente acontecendo. O medo de perdas de produtividade, misturando com o horror de receitas caindo massivamente, encorajou muitos líderes a intensificar seus esforços de monitoramento de funcionários."

Esta migração súbita — e implicações de privacidade — preocupa profissionais de privacidade respondendo a um estudo da EY e iApp. Quando perguntados para identificar os principais desafios de privacidade decorrentes da COVID-19, entender requisitos de privacidade associados com trabalho remoto de funcionários foi a principal escolha, escolhida por cerca de metade (49%) dos respondentes.

Existem até medidas em andamento para monitorar funcionários voltando ao escritório, relata o Wall Street Journal. Estas incluem o uso de câmeras térmicas para monitorar temperaturas corporais e sensores para monitorar distanciamento social.

Por enquanto, questões que gerentes enfrentam com todos trabalhando em casa incluem produtividade e responsabilidade pouco claras, quebras em comunicação e colaboração de equipe, riscos elevados de cibersegurança e conformidade de dados, isolamento de funcionários e bem-estar mental, e dificuldade em alcançar e manter equilíbrio entre trabalho e vida. "Sem o benefício de orientação face a face durante um ciclo de vida de projeto, funcionários remotos podem lutar com gerenciamento diário de tempo e priorização de tarefas", relata um ebook da ActivTrak, um fornecedor no espaço de monitoramento de funcionários. "Isso pode levar a fluxos de trabalho ineficientes, prazos perdidos e outras consequências custosas para a organização. Por causa da falta de tempo cara a cara, funcionários remotos frequentemente têm menos interações com seus gerentes e membros da equipe. Isso, por sua vez, pode levar a visibilidade reduzida em seu desempenho ou potenciais gargalos de fluxo de trabalho. Para se adaptar, gerentes precisam de novas estratégias e tecnologias que podem fornecer esta visibilidade."

Muitos fornecedores oferecem ferramentas que usam "monitoramento furtivo, feeds de vídeo ao vivo, rastreamento de teclado, reconhecimento óptico de caracteres, gravação de teclas, ou rastreamento de localização", observa Blackman. Isso até inclui capturas de tela aleatórias, ou gravação de atividades de teclado. Empresas que implementam ferramentas como instrumentos brutos de produtividade, no entanto, podem ver seus esforços darem errado. "Apesar da fácil disponibilidade de opções, no entanto, monitoramento vem com risco real para as empresas que o buscam", diz Blackman. "Vigilância ameaça erodir a confiança entre empregadores e funcionários."

Embora a ActivTrak ofereça ferramentas de monitoramento eletrônico, os autores de seu ebook endossam políticas e comunicações abertas e de apoio para construir relacionamentos remotos confiáveis. Os autores do livro recomendam análise de dados como uma abordagem para avaliar "fluxos de trabalho de funcionários remotos e guiar, oportunidades baseadas em evidências para melhorias." Tão importante quanto, eles instam funcionários e empregadores "a entender que todos estão nisso juntos, e têm responsabilidades compartilhadas para tornar o trabalho remoto produtivo. Essenciais de política de trabalho remoto devem incluir expectativas claramente definidas sobre horas de trabalho e manutenção de níveis de produtividade, bem como sendo seguro e protegido onde o trabalho está acontecendo."

Métricas ainda são essenciais, mas Blackman aconselha que sejam selecionadas cuidadosamente. "Aplicar números a coisas é fácil, assim como fazer julgamentos rápidos baseados em pontuações numéricas cuspidas por um pedaço de software. Isso leva a tanto vigilância desnecessária quanto decisões mal formadas", ele alerta. "Se você insiste em monitorar funcionários, certifique-se de que o que você está rastreando é relevante e necessário. Simplesmente monitorar a quantidade de emails escritos ou lidos, por exemplo, não é um indicador confiável de produtividade."

Obtenha a opinião de todos sobre quais métricas realmente importam — de gerentes de contratação a supervisores até "aqueles que estão realmente sendo monitorados", diz Blackman. Também é crucial que as empresas "sejam transparentes com seus funcionários sobre o que vocês estão monitorando e por quê. Parte integrante de respeitar alguém é que você tira o tempo para se comunicar aberta e honestamente com eles. Diga aos seus funcionários o que você está monitorando e por quê. Dê a eles a oportunidade de oferecer feedback. Compartilhe os resultados do monitoramento com eles e, crucialmente, forneça um sistema pelo qual eles possam apelar decisões sobre sua carreira influenciadas pelos dados coletados."

Confiança é um vínculo que precisa ser construído meticulosamente, e pode ser facilmente perdido. Em um momento em que a gestão está fora de vista, a confiança é a força orientadora que manterá as organizações funcionando.