Fabricantes - Você sabe onde está seu dinheiro?

Recentemente, fui a infeliz testemunha de um incidente em que um funcionário de confiança , o Controlador, fugido com altas quantias de dinheiro de seis dígitos. Essa pessoa física providenciou para que os cartões de crédito fossem abertos em nome da empresa, com autorização por “carta” da Outorgante cuja assinatura foi falsificada. Sem entrar na responsabilidade dos bancos e das administradoras de cartão de crédito que possibilitaram esse desfalque, há algumas lições a serem aprendidas que gostaria de repassar. Esperançosamente, isso aumentará o nível de conscientização dos pequenos fabricantes de que a fraude e o roubo estão vivos e talvez florescendo onde você menos espera - na sua empresa.

Evitando desfalque

Ainda não conheci um proprietário de pequena empresa (que defino aqui como alguém com menos de 25 funcionários) , que não me disse o quão ocupados estão, pois todos usam vários chapéus. Quando as vendas caem, o caixa está baixo e os credores e fornecedores batem às portas exigindo pagamentos e informações, as pressões fazem com que muitos de nós confiemos indevidamente em alguém que gerencia os números. No entanto, é quando você está mais vulnerável - quando está “desesperado”, quando está estressado, quando depende de outra pessoa para proteger seus ativos financeiros.

Então, aqui estão 8 dicas para você considerar, não importa o quão pressionado você esteja. Tomar cuidado e implementar procedimentos adequados pode ajudar a mitigar, se não eliminar, você se tornando vítima de peculato de funcionário.

Dica nº 1:fique de olho em seus extratos bancários

Sempre, sempre, verifique você mesmo seus extratos bancários - procure por anomalias ou itens incomuns e, quando encontrados, peça uma explicação. Se você não usa papel e trabalha com extratos online, extraia um extrato uma vez por mês ou, melhor ainda, consulte o registro de extrato a intervalos de alguns dias. Depois de fazer isso por um tempo, seu controlador / contador saberá que você está observando e, se tiver desonestidade em mente, vai pensar duas vezes. Tempo máximo investido para fazer isso:10-20 minutos.

Dica nº 2:resista à autoridade desnecessária

Limitar a autoridade do contador / controlador com o que ele pode acessar, executar e autorizar com as contas bancárias da empresa. Eles devem ser capazes de acessar extratos bancários, mas não devem ter autoridade para assinar cheques. Eles não devem ter autoridade para transferir fundos nem assinar em seu nome.

Dica nº 3:mantenha-se organizado

Tente organizar o pagamento de sua conta de acordo com uma programação, uma vez por semana, a cada 30 dias ou sempre que possível. Quando os cheques forem apresentados para pagamento, insista para que os documentos de suporte sejam anexados, como faturas, comprovantes de compra, confirmações por escrito, etc. E olhe os documentos - verifique o quê, o porquê e o valor. Dependendo de quantas contas você paga em um ciclo, tempo máximo investido para fazer isso:15-30 minutos.

Dica 4:Exigir documentação de backup

Quando um cheque tiver que ser cancelado fora do prazo, solicite uma cópia de segurança e sempre pergunte por quê.

Dica 5:não deixe cheques assinados para trás

Quando você sair de férias, não deixe cheques assinados para trás. Em vez disso, entre em contato com alguns de seus fornecedores mais importantes e discuta o fato de que não haverá pagamentos enquanto você estiver ausente. Planeje suas férias entre os ciclos de faturamento para que a necessidade de cheques seja mínima. Se surgir uma emergência, você sempre pode ligar para seu banco e iniciar uma transferência eletrônica - mas planeje com antecedência e combine com o banco previamente ter a capacidade de autorizar transferências eletrônicas com uma chamada telefônica.

Dica 6:limite a autorização de banco de terceiros

As ferramentas modernas de gerenciamento de caixa de hoje incluem a capacidade de pagar fornecedores, serviços públicos, empreiteiros, etc. online. Eu sugiro que este método seja limitado aos fornecedores que o exigem - dar a um terceiro autorização para debitar a conta bancária de sua empresa para pagar contas com o objetivo de economizar tempo pode, a longo prazo, custar muito mais do que o custo de mão de obra adicional. Se você insiste em pagar contas online e não quer fazer isso sozinho, os extratos bancários geralmente listam os cheques pagos separadamente dos pagamentos online, então, novamente, observe as cobranças na conta para anomalias ou itens incomuns.

Dica nº 7:as verificações de antecedentes são importantes

Faça uma triagem completa do seu contador ou controlador. Pague por uma verificação profunda de antecedentes em vez de um superficial - a diferença de preço vale a pena evitar a dor mais tarde. O controlador do meu cliente havia desviado antes, foi condenado e nunca apareceu na verificação de antecedentes da taxa de corte.

Dica nº 8:Conheça sua empresa de folha de pagamento

Se você emitir cheques de folha de pagamento, deverá assiná-los - e certificar-se de que os valores e as horas são razoáveis. Certifique-se de conhecer sua equipe. Se você usar um serviço de folha de pagamento, examine o relatório que vem com os cheques da folha de pagamento, novamente procurando por qualquer funcionário que não seja funcionário. Além disso, certifique-se de que a empresa responsável pela folha de pagamento é respeitável e financeiramente sólida - lembre-se , você é pessoalmente responsável por quaisquer impostos sobre a folha de pagamento não pagos. E certifique-se de que a empresa de folha de pagamento é a única com sua assinatura de fax autorizada. Sem carimbos de borracha.

Senso comum? Sim, mas o incidente a que me referi acima aconteceu ao longo de um período de três anos. Felizmente, a maioria de vocês tem procedimentos em vigor para que isso não aconteça com vocês.

E, por favor, lembre-se:uma pessoa honesta não se ressentirá de você olhar por cima do ombro, então, por favor, faça-o.

Aqui estão mais informações sobre os sinais de alerta de desfalque que você pode monitorar.



Agradecimentos a Doug Waterman, que foi Consultor de Cliente por quatro anos na CMTC, por contribuir com sua experiência. Doug regularmente auxilia os fabricantes em seus problemas financeiros e os ajuda a desenvolver soluções. Antes de ingressar na CMTC, Doug forneceu serviços de consultoria financeira para pequenas empresas familiares por 22 anos e foi um credor comercial para grandes bancos comerciais.