Percebendo os benefícios do ‘Novo EDI’

A pandemia COVID-19 expôs a vulnerabilidade aguda de práticas comerciais até então confiáveis ​​a choques econômicos profundos.

Para setores em todo o mundo, a verdade estranha é que abordagens como just-in-time e sob encomenda são consideradas insuficientes.

Embora essas metodologias tradicionalmente ajudem a economizar nos custos de armazenamento e armazenamento, elas se baseiam na confiabilidade da entrega. Quando está menos de 100% garantido, ou se rompe totalmente, a rede de abastecimento luta pela continuidade e tem que buscar soluções alternativas com urgência.

Em outras palavras, processos antigos são simplesmente estáticos demais para manter um fluxo de trabalho dinâmico. Portanto, à medida que as empresas inteligentes buscam se recuperar de sua crise econômica, elas aplicarão lições para fortalecer a resiliência da rede por meio de processos mais robustos.

Marcas maiores, já as principais adotantes da automação, tendem a se tornar cada vez mais tecnológicas à medida que procuram simplificar a auditoria e otimizar a eficiência de custos. Isso pode significar desafiar mais seus fornecedores a investir em soluções eletrônicas para pedidos, remessas, faturamento e armazenamento de informações comerciais.

Empresas de todos os tipos estarão sob pressão para reduzir o tempo e os custos envolvidos no gerenciamento da documentação comercial. Como resultado, eles recorrerão cada vez mais a sistemas rápidos e automatizados que validam as transações e dispensam o esforço humano necessário para verificar e reenviar.

Redefinir a forma como as relações comerciais funcionam não é fácil, mas quando se trata de melhorar os processos de documentos, a ajuda pode ser encontrada em uma maior aceitação do intercâmbio eletrônico de dados (EDI).

Esta é uma abordagem de longa data que permite que as informações digitalizadas fluam facilmente por uma rede de suprimentos. Em vez de criar planilhas com informações de estoque e vendas, levantar pedidos e faturas manualmente e enviar documentos por e-mail que devem ser inseridos nos sistemas dos parceiros comerciais, o EDI pode automatizar toda a atividade de compartilhamento de dados de transações para comércio eletrônico. Ele oferece o potencial de obter economia de tempo e custos, todos os requisitos de gerenciamento necessários à medida que emergimos do COVID-19 e planejamos o futuro.

Aqui estão seis maneiras pelas quais o EDI pode ajudá-lo a superar os principais desafios envolvidos na construção da resiliência da cadeia de suprimentos:

Protegendo o fluxo de caixa. Muitas empresas enfrentaram dificuldades durante a pandemia por causa da falta de acesso a dinheiro em espécie. Quanto mais ágeis e adaptáveis ​​forem seus processos, mais você poderá proteger suas margens enquanto espera pelo processamento das faturas. Idealmente, você precisa de um sistema de gerenciamento de fluxo de caixa acordado que governe seu relacionamento fornecedor-comprador. Um aplicativo de pagamento de faturas suportado por EDI pode tirar uma grande quantidade de preocupações fora da situação, tanto para fornecedores quanto para compradores.

Coletando dados. Para compensar o risco de interrupção da cadeia de suprimentos, você precisa entender como pode melhorar os procedimentos e o planejamento de gerenciamento de riscos existentes. Alguns parceiros da cadeia de suprimentos ainda podem depender de processos em papel, com o risco concomitante de erro humano tornar os dados de pedidos, remessas e faturas imprecisos. O EDI pode agilizar a coleta e formatação de dados, permitindo a visibilidade ponta a ponta contínua de pedidos, remessas, faturas e pagamentos.

Redefinindo limites . A decisão sobre quando implantar diferentes opções de armazenamento depende dos sistemas de alerta antecipado no inventário. Isso, por sua vez, se baseia na visibilidade precisa dos pedidos de estoque. Você precisa ter um bom entendimento dos limites que mostram quando há falta de estoque, gerando assim a necessidade de fazer um novo pedido, bem como quando muito estoque corre o risco de uma crise de armazenamento. Quanto mais afetado pela interrupção do COVID-19 você foi, mais fortemente você terá que considerar o recálculo das tolerâncias de estoque e, portanto, redefinir os limites para quando uma ação precisa ser tomada. Os dados de estoque e vendas compartilhados com parceiros comerciais por meio de EDI significam que você pode reajustar seus negócios mais cedo para lidar com interrupções.

Diversificação de compradores e fornecedores. Operar uma rede diversificada de suprimentos e logística pode ajudar a torná-lo mais resistente a qualquer interrupção. No entanto, isso envolve mais uma tarefa de gerenciamento. Cada relação comercial provavelmente envolve uma maneira diferente de trabalhar com relação à documentação. Isso significa que os dados precisam ser traduzidos antes de serem compartilhados, consumindo tempo e recursos preciosos. O EDI faz esse trabalho de tradução para você, então você não precisa ir "debaixo do capô" para ter certeza de que os sistemas se comunicam.

Mudando de um sistema legado. O EDI tradicional tende a envolver uma rede de valor agregado (VAN) que envolve uma cobrança de dados por transação. Isso pode facilmente levar a custos excessivos. Agora, graças à digitalização aprimorada, a tecnologia subjacente mudou e os custos de transação podem ser facilmente evitados com o fornecedor certo.

Desafiando seu provedor de soluções EDI. Se você já usa um sistema EDI, é natural que tenha se acostumado a uma determinada forma de fazer as coisas recomendada por seus consultores. Um ponto a ser levantado é se você está ou não pagando taxas pela transmissão de dados ou gerando custos de middleware. Se estiver, é provável que seu fornecedor esteja fazendo pouco para justificá-los. É muito melhor mudar para um serviço de taxa fixa para que você saiba onde está com certeza de custo o tempo todo. Você deve exigir um modelo de preços claro que reflita exatamente o nível de ajuda de que você precisa, sem extras ocultos ou taxas iniciais.

A boa notícia é que, graças ao EDI aprimorado, há mais possibilidades do que nunca para evitar processos manuais ao conectar redes de fornecimento e validar dados comerciais.

Digitalização aprimorada significa que todas as partes de uma rede de abastecimento podem compartilhar, registrar e proteger a documentação essencial para sempre, proporcionando-lhe tranquilidade quanto à confiança e rastreabilidade.

A tecnologia está permitindo que todos façam mais com o EDI. Conforme as cadeias de suprimentos emergem do choque do COVID-19 e olham para o futuro, é hora de deixar os sistemas legados e perceber os verdadeiros benefícios de mais automação.

Aniello Sabatino é fundador e diretor administrativo adjunto da Transalis .