Capex vs. Opex para gastos com TI

A nuvem oferece muitas alternativas atraentes para empresas e suas equipes de TI que procuram flexibilidade e implantação rápida de todos os tipos de aplicativos, grandes e pequenos. Mas os padrões de orçamento existentes - com uma forte tendência para propriedade (capex) em vez de consumo conforme a necessidade (opex) - significa que a TI está presa em comprar ferramentas à moda antiga. Velhos hábitos e estilos de trabalho deixaram as organizações com um orçamento de capex maior, mas com um orçamento de opex muito menor, embora o inverso faça mais sentido em um mundo de modelo SaaS orientado por assinatura. Justificar a mudança pode ser muito desafiador.

Como a TI pode justificar a mudança e mudança para novos modelos e formas de gastos? Embora a TI geralmente esteja envolvida em investimentos de ponta que, em última análise, ajudam as organizações a mudar, crescer e se adaptar, implementar mudanças dentro da própria TI e entre a TI e outros departamentos, como o financeiro, pode ser desanimador.

As empresas que precisam de ferramentas para gerenciar melhor seus aplicativos ou operações pensam tradicionalmente em termos de simplesmente comprar um pacote de software ou licenciá-lo para uso local. No entanto, em comparação com as opções de SaaS de hoje, essa abordagem quase sempre vem com custos elevados. Às vezes, também pode limitar a flexibilidade na implantação, graças ao uso adicional ou encargos por usuário.

Um dos fatores que impedem as organizações de adotar alternativas baseadas na web, que normalmente são menos caras e mais flexíveis, é simplesmente que seu orçamento existente, muitas vezes torcido com a maior dificuldade do lado financeiro da casa, é entregue em duas categorias:despesas de capital (capex) e despesas operacionais (opex).

Desde a época do Big Iron e da proverbial estufa, TI era uma das atividades que mais consumia capital na maioria das organizações. Os investimentos de capex iniciais foram enormes e as atualizações periódicas quase poderiam ser o tipo de decisão do tipo "apostar na empresa". Obviamente, o mundo mudou. A rápida adoção da nuvem está remodelando as premissas econômicas e a aparência e o comportamento da TI. Há pressão sobre a TI para fornecer valor ao negócio, em vez de simplesmente gastar dinheiro. Mas os modelos de orçamento muitas vezes não surtiram efeito. Ano após ano, a TI teve que suportar cortes de custos, mas os cortes muitas vezes foram aplicados contra as premissas dessa divisão de capex / opex.

O pessoal financeiro, é claro, muitas vezes tem suas próprias preocupações. Uma é que opex geralmente tem consequências fiscais diferentes do capex. Dependendo das condições específicas de uma organização individual, isso pode ser muito importante.

Argumentando para mais Opex

Então, como você pode apresentar um caso convincente para mais opex - para modernização estratégica - e menos capex?

Ajuda a entender os problemas financeiros que sua organização enfrenta e as estratégias que ela emprega para gerenciamento de caixa, investimento de longo prazo e muito mais. Mas você também pode ter sucesso começando perto de casa. Alguns líderes de TI hesitam em pressionar por uma mudança para opex porque, de duas maneiras, pode parecer que está se colocando em risco. Em primeiro lugar, se você balançar o barco, corre o risco de corroer qualquer orçamento que tenha. Se você sugere que talvez não precise de tanto capex e queira mais opex, o pessoal de finanças pode tentar cortar ambos! Então, existe a preocupação maior de que a transferência de gastos pode significar o comprometimento com novas formas de operar. E se algo der errado com uma mudança com a qual você se comprometeu publicamente por meio do processo orçamentário, em vez de persegui-la nos bastidores, de quem será a culpa?

É justo. Portanto, comece com uma visão de onde você quer ir. Pergunte a si mesmo até onde você gostaria que sua empresa chegasse na nuvem e quantas funções gostaria de obter do ciclo de capex. Em seguida, reduza um pouco essa visão e embeleze-a com muito raciocínio cuidadoso para apresentar ao departamento de finanças e outras equipes de negócios, como compras. Mostre que você tem um plano, para este ano e para os próximos dois ou três anos. Isso pode parecer arriscado, mas não precisa ser férreo e exato. Deixe algum espaço de manobra e enfatize a flexibilidade necessária para aproveitar as oportunidades emergentes.

Concentre-se, em geral, nas oportunidades que a nuvem apresenta para a TI e para a empresa - ou seja, custos mais baixos e maior flexibilidade. Mas nem você nem a alta gerência provavelmente estarão dispostos a pular de um registro para outro no meio do caminho - também conhecido como abordagem big bang. Portanto, sugira uma meta de transformar, digamos, 5% do capex em opex por três anos, para que você possa testar novas maneiras de fazer as coisas sem arriscar toda a operação.

Faça um plano B (e talvez até mesmo um plano C) para gastos com TI

Todos na administração sabem (ou podem ser persuadidos) que a TI está mudando rapidamente e que as implicações para cada negócio são um pouco diferentes. SUA função é dar passos sensatos em frente.

Em seguida, volte ao resultado final. Não prometa continuar cortando, mas sugira que a nuvem - bem feita e aplicada a áreas de alto valor - pode ter um impacto imediato e pode preparar o caminho para uma maior exploração da oportunidade da nuvem.

Lembre a você e aos seus líderes de negócios que o resultado final deve ser uma TI mais econômica, sem a necessidade de grandes investimentos periódicos de capex para atualizar ferramentas e sistemas. É um argumento muito poderoso. Comece convencendo-se a si mesmo e os outros o seguirão.