Conheça os principais aplicativos de colaboração para usuários remotos

Os membros da equipe nem sempre estão no mesmo escritório ou podem estar viajando nas instalações de clientes ou fornecedores. As empresas estão lidando com uma escassez de habilidades críticas, então contratam pessoas independentemente de sua localização. As empresas em geral estão aumentando o número de escritórios e locais remotos, aproveitando a tecnologia moderna que facilita a distribuição. Essas situações forçaram as empresas a confiar em ferramentas de colaboração para aumentar ou substituir a comunicação face a face para os membros da equipe do projeto.

O mercado de software de ferramenta de colaboração está crescendo à medida que as empresas recorrem a novas ferramentas para simplificar a colaboração. A Global Market Insights projeta um CAGR de 13% até 2024, para um mercado de US $ 8,5 bilhões para aplicativos de colaboração. Isso parece pequeno quando comparado aos US $ 42 bilhões previstos por Markets and Markets. A disparidade pode ser devido às várias definições do que é um aplicativo de colaboração, que pode variar de armazenamento online que permite o acesso a arquivos compartilhados a aplicativos como o Microsoft Office 365 ou qualquer um entre eles. Aqui está uma olhada em algumas das principais ferramentas do mercado.

1. Aplicativos de colaboração de documentos

O Microsoft Office 365 oferece versões para usuários ou empresas, com licenças que variam de acordo com a amplitude dos aplicativos envolvidos. Todas as versões incluem Office básico - Word, Excel, PowerPoint e Outlook - na nuvem e na área de trabalho, bem como armazenamento online no OneDrive. Os usuários podem compartilhar o acesso a pastas ou documentos únicos no OneDrive e editá-los simultaneamente ou individualmente, enquanto o software controla todas as versões. Os usuários gostam do Office 365 porque não há uma grande curva de aprendizado com os aplicativos familiares do Office. As versões empresariais do Office 365 incluem o SharePoint para armazenamento seguro de arquivos e compartilhamento com segurança de nível empresarial.

O Google Apps é semelhante e fez incursões no espaço de colaboração de documentos, particularmente com a Geração X. No entanto, suas ferramentas estão longe de serem tão completas quanto as da Microsoft.

2. Aplicativos de armazenamento

Dropbox, iCloud, Google Drive, OneDrive, IBM Box, Azure e até Amazon AWS oferecem armazenamento em nuvem que pode ser usado como uma ferramenta de colaboração, permitindo que os usuários armazenem e compartilhem vários arquivos com segurança. As melhores ferramentas fornecem sincronização entre versões de arquivos no desktop e na nuvem, para que os usuários estejam sempre trabalhando com as versões mais recentes.

Se o objetivo da ferramenta for simplesmente compartilhar o acesso ao arquivo e não a colaboração real, qualquer uma dessas ferramentas funciona bem. Mas se o objetivo é alavancar a capacidade intelectual combinada da equipe, uma opção que permite a edição em tempo real por vários usuários não pode ser batida.

3. Aplicativos de conferência

GoToMeeting da Cisco, AT&T Connect, UberConference, Google Video &Chat e Microsoft Skype for Business permitem fácil videoconferência ou audioconferência que pode tornar as reuniões virtuais simples e econômicas. Incentivar os usuários a usar suas câmeras de vídeo durante as chamadas ajuda a fomentar a sensação de trabalhar juntos, desde que a largura de banda da rede seja compatível. Do contrário, pode se tornar um exercício de frustração. (Claro, conhecemos uma ferramenta de monitoramento que pode ajudar com isso.)

Existem literalmente centenas de sistemas de colaboração disponíveis. Além dos listados aqui, alguns para verificar incluem Slack, Wimi, Bitrix, HipChat, SamePage e Zoom. A qualidade e a amplitude das ferramentas variam em todo o mapa e nem sempre se alinham com o preço, por isso vale a pena fazer avaliações cuidadosas. O ponto mais importante a verificar é a segurança, seguido pela utilidade. Você também deve considerar o SLA e o suporte disponível para cada um, junto com integrações e expectativas de desempenho. Essas coisas se tornarão muito importantes, especialmente para locais remotos sem recursos de TI.