Arquivo

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Um armário de arquivo é uma peça de mobiliário de escritório caracterizado por gavetas que guardam papéis em pastas colocadas verticalmente. Embora esses gabinetes sejam usados ​​principalmente para armazenar documentos, eles também facilitam a organização, remoção e uso de tais documentos.

Desde o primeiro uso de registros escritos, foi necessário organizar e armazenar informações. Os métodos antigos de arquivamento incluíam tabuinhas de argila mantidas em bibliotecas e rolos de couro ou papiro selados em vasos de pedra ou de barro. Outros métodos de arquivamento desenvolvidos posteriormente. Às vezes, os registros eram simplesmente mantidos nas prateleiras. Durante o final da Idade Média, os funcionários usavam limas de fuso. Esses implementos - basicamente varas afiadas presas a bases - pareciam pontas de metal nas quais as pequenas empresas de hoje podem economizar receitas. O arquivamento pigeonhole, no qual os maços de papéis eram colocados em prateleiras segmentadas em cubículos discretos, tornou-se adequado para o arquivamento em pequena escala e de acesso imediato. Em contraste, os registros que não são de uso diário podem ser armazenados em caixas ou baús. As pessoas também podem usar uma impressora tipográfica para copiar recibos e cartas em um caderno e um cofre para guardar documentos valiosos.

Para atender às demandas de empresas em crescimento durante o final dos anos 1800, vários métodos de arquivamento foram desenvolvidos, entre eles o fole, a caixa e os arquivos Shannon. Esses dispositivos foram anotados para organizar o material, seja em ordem cronológica ou alfabética, em pequenos recipientes que podem ser facilmente abertos. Em 1868, o primeiro gabinete equipado com gavetas tornou-se disponível, mas como os papéis eram colocados na horizontal, a recuperação era complicada.

Arquivos verticais foram apresentados na Feira Mundial de 1893 em Chicago. A ideia é creditada ao Dr. Nathaniel S. Rosenau, tirada do já existente método vertical de preenchimento de fichas. Os arquivos verticais são os arquivos familiares de hoje. Os primeiros modelos eram feitos de madeira, mas foram gradualmente substituídos por limas verticais de aço no século XX. Embora os arquivos sejam tão comuns e conhecidos que muitas vezes são considerados a única ou a melhor maneira de arquivar registros, os especialistas em gerenciamento de registros geralmente concordam que os arquivos verticais são úteis apenas para pequenos escritórios ou registros domésticos.

Outros sistemas incluem arquivos verticais mais curtos, mais largos; arquivos de prateleiras abertas (semelhantes a estantes de livros); e sistemas controlados eletronicamente. Na década de 1940, foi inventado o primeiro sistema de arquivo de cartão rotativo motorizado. Arquivos de tamanho carta motorizados logo se seguiram, e uma versão de roda mecanizada, horizontal e grande tornou-se disponível durante os anos 1950. Na década seguinte, impulsionado pela crescente demanda por grandes arquivos verticais ou de prateleira aberta, foi desenvolvido um sistema pelo qual apertar um botão poderia colocar uma prateleira ou gaveta no nível dos olhos. Os arquivos de cartão da época usavam um sistema de cartões perfurados:quando o código apropriado fosse inserido, o cartão de arquivo desejado emergia. Mais recentemente, a varredura eletro-óptica tornou possível usar scanners para localizar pastas devidamente codificadas.

Matérias-primas

Um arquivo típico consiste em uma caixa cujas partes são uniformemente feitas de aço calibre 18; a parte inferior da caixa pode ou não ser fechada. Embora algumas caixas de arquivo, geralmente aquelas produzidas para consumidores individuais, sejam feitas de carvalho, o aço permanece por Após serem cortados ou estampados no tamanho adequado, os componentes de aço são apontados em um processo eletrostático. A tinta da pistola de pintura recebe uma carga positiva, enquanto a parte do gabinete recebe uma carga negativa. As cargas opostas fazem com que a tinta adira uniformemente à superfície do gabinete.
Após a pintura, os componentes são soldados entre si em um processo conhecido como soldagem por pontos. Um eletrodo é colocado em cada parte e uma corrente elétrica é passada entre eles. O calor gerado pela corrente funde as peças. de longe o material mais comum usado para armários de arquivos de negócios. Assim como o caso, o compressor (o mecanismo ajustável que se move para trás ou para frente para manter em pé um número maior ou menor de limas) também é feito de aço, e geralmente ambos são pintados. Para garantir um acabamento duradouro, uma tinta epóxi especial é aplicada eletrostaticamente. Tinta epóxi é baseado em uma resina sintética cuja resistência deriva dos polímeros de condensação, moléculas que formam cadeias estreitas durante o processo de condensação. A pintura eletrostática envolve a aplicação de tinta com uma carga a um objeto com carga oposta; a diferença nas cargas faz com que a tinta adira firmemente ao objeto. Os acessórios do gabinete incluem alças e porta-etiquetas de cartão, ambos provavelmente feitos de alumínio anodizado. O mecanismo de deslizamento e rolamentos de esferas geralmente são de aço, enquanto os rolos geralmente são feitos de náilon de alta densidade.

Alguns gabinetes de arquivos são construídos para serem à prova de fogo. Esses gabinetes são mais pesados ​​porque suas paredes são construídas com câmaras encapsuladas especiais cheias de vermiculita (um mineral de argila leve e altamente absorvente de água) e vários galões de água. Quando o arquivo é aquecido pela presença do fogo, a vermiculita derrete e a água se transforma em vapor, aceitando o calor e mantendo os documentos resfriados.

O processo de fabricação

Preparando os componentes de aço

• 1 O aço calibre 18, do qual são feitas a maioria dos componentes de um arquivo, é comprado em grandes quantidades. Pode chegar à fábrica em bobinas de 11,8 a 15,7 polegadas (0,3 a 4 metros) de largura ou, para componentes maiores, como as paredes do armário de arquivo, em folhas de vários tamanhos:9,8 por 12 pés ou 8 por 9,8 pés (3 por 3,66 metros ou 2,44 por 3 metros).
• 2 Para fazer pequenos componentes, como compressores, uma fita de aço de uma bobina é enrolada em uma máquina que a corta com uma matriz. Para fazer prateleiras ou divisórias, as bobinas são desenroladas e estampadas em uma prensa. Para fazer as laterais, parte superior e inferior do armário de arquivo, as grandes folhas de aço são cortadas no tamanho certo. As partes mais fortes dos gabinetes, como reforços, nervuras e painéis de extremidade, são feitas simplesmente dobrando o aço uma, duas ou três vezes, dependendo de quanta resistência é desejada, e batendo para formar partes espessas em camadas.

Pintando os componentes

• 3 Duas linhas de montagem, uma para peças grandes e outra para peças pequenas, são preparadas para pintura. Para produzir um acabamento excelente, convencional Um arquivo vertical completo inclui um compressor, um mecanismo deslizante e uma alça para cada gaveta. Um gabinete de qualidade resiste à ferrugem, quedas e impacto. ou, mais frequentemente, tintas epóxi são usadas em uma pistola eletrostática. Este método eficaz dispersa a tinta na forma de pó, gerando apenas um por cento de desperdício. A pintura eletrostática funciona melhor no vácuo, então uma área de 23 polegadas (58 centímetros) ao redor do objeto a ser pintado é limpa. Um fio de alumínio vai da pistola de pintura ao gabinete para aterrá-lo. Enquanto a tinta recebe uma carga positiva, o componente a ser pintado recebe uma carga negativa. A pistola então envia a tinta por uma pequena cabeça em forma de concha que gira para cobrir todas as superfícies, mesmo aquelas que não são planas, por igual. Após a pulverização, as peças são aquecidas para fixar a tinta. A forte ligação que se forma entre a pintura e a peça com cargas diferentes resulta em um acabamento durável.

Soldando os componentes do gabinete

• 4 Após a pintura, as partes superior, inferior e laterais do gabinete são soldadas. As peças são mantidas estáveis ​​em um gabarito, um dispositivo que se assemelha a um torno. Os armários de arquivo são soldados por pontos, o que significa que as soldas são feitas em intervalos regulares entre duas folhas de metal sobrepostas. Durante a soldagem por pontos, uma fonte de alimentação de baixa tensão e alta corrente com dois eletrodos, um em cada lado da junta, é colocada em um ponto e a pressão é aplicada. Uma corrente é gerada entre os dois eletrodos, e a resistência do metal à corrente gera calor que une as duas folhas. Este método também é conhecido como soldagem por resistência elétrica.

Montagem do gabinete

• 5 Os mecanismos deslizantes nos quais as gavetas se movem são geralmente adquiridos de um fabricante especializado e colocados em suportes aparafusados ​​dentro do gabinete. As gavetas são então montadas. Alguns componentes, como a trava ou o suporte da etiqueta do cartão, são simplesmente inseridos em orifícios pré-cortados no aço e fixados no lugar. Outras peças, como a alça, são parafusadas no lugar.

Controle de qualidade

A finalidade mais óbvia de um arquivo é armazenar documentos, mas outra função menos óbvia é proteger os documentos contra poeira, água, luz, rascunhos e, no caso de arquivos à prova de fogo, fogo. Um arquivo de qualidade resiste à ferrugem, quedas e impacto. Filas de papel compridas e bem embaladas podem pesar muito:uma gaveta de arquivo tamanho carta pode pesar aproximadamente 260 a 310 libras (120 a 140 kg). Um arquivo construído adequadamente pode lidar com essas cargas. Os mecanismos da gaveta devem estar em boas condições de funcionamento durante toda a vida útil do arquivo. O compressor deve continuar funcionando para segurar os papéis com firmeza. As gavetas não devem abrir inadvertidamente, mas devem abrir suavemente quando destravadas (este requisito geralmente depende do mecanismo de corrediça ser lubrificado duas vezes por ano).

Um método de teste envolve a longa vida útil de um arquivo. O peso necessário para abrir uma gaveta é determinado por meio de uma balança de mola. Esse peso é preso à porta, que é então aberta e fechada pelo menos 50.000 vezes para simular vinte anos de uso.

As tolerâncias e dimensões também são importantes na confecção de armários de arquivo, porque, embora as dimensões de altura, largura e profundidade possam variar ligeiramente de fabricante para fabricante, o armário de arquivo deve ser construído de acordo com os tamanhos de pasta padrão. Para facilitar a recuperação, o espaço da gaveta para pastas geralmente é cerca de um centímetro mais largo do que uma pasta padrão.

Os armários de arquivo à prova de fogo têm um sistema de classificação que indica a faixa de temperatura na qual os documentos permanecerão protegidos. No mínimo, os documentos estarão seguros a 354 graus Fahrenheit (177 graus Celsius). Mesmo a 1704 graus Fahrenheit (927 graus Celsius), os documentos estarão seguros por uma hora. O clima ideal para documentos ofereceria temperaturas entre 68 e 78 graus Fahrenheit (18-24 graus Celsius) com umidade relativa de 50 por cento.

O Futuro

A última tendência em armários de arquivos é seu possível desaparecimento dos escritórios informatizados. Os prognosticadores das décadas de 1960 e 1970 imaginaram escritórios sem papel nos quais as informações seriam armazenadas ordenadamente em - e facilmente recuperáveis ​​de - computador com economia de espaço disquete discos e bancos de dados. No entanto, apesar da prevalência de computadores, até 1990, 95% de todos os documentos de escritório estavam em papel, com um milhão de pedaços de papel por minuto sendo criados apenas nos Estados Unidos. Atualmente, os computadores muitas vezes parecem funcionar meramente como mais um meio de gerar papel ou cópias impressas. Essa familiaridade e preferência por documentos em papel exigirão, pelo menos em um futuro próximo, o uso contínuo de arquivos.