Dominando o gerenciamento de ordens de serviço:principais benefícios e práticas recomendadas comprovadas

O gerenciamento de ordens de serviço é um processo para executar, documentar e revisar ordens de serviço prontamente. Envolve o tratamento sistemático de solicitações de trabalho, agendamento de tarefas, atribuição de recursos e monitoramento do progresso e conclusão dessas tarefas. Esse processo é essencial para a conclusão eficiente de ordens de serviço, manutenção adequada de ativos e tempo de inatividade mínimo.

Uma ordem de serviço é um documento formal com informações sobre as habilidades e ferramentas necessárias para concluir as tarefas de manutenção aprovadas. Ele informa quais funcionários têm autoridade para executar os itens solicitados, quais tarefas a ordem de serviço envolve e muito mais.

Os componentes críticos do gerenciamento de ordens de serviço incluem:

1. Criação de ordem de serviço: Isso envolve a geração de ordens de serviço com base nas necessidades de manutenção, sejam elas preventivas, preditivas ou reativas. As ordens de serviço incluem descrições detalhadas das tarefas, dos ativos envolvidos e do nível de prioridade.
2. Programação: Depois que as ordens de serviço são criadas, elas devem ser agendadas adequadamente para garantir a execução oportuna. Isso inclui a alocação de pessoal, ferramentas e materiais necessários para concluir as tarefas.
3. Tarefa: Atribuir ordens de serviço ao pessoal certo é crucial para a eficiência. Esta etapa garante que as tarefas sejam entregues a técnicos ou equipes com as habilidades e disponibilidade necessárias.
4. Rastreamento e monitoramento: É importante acompanhar o progresso de uma ordem de serviço ao longo de seu ciclo de vida. Isso inclui monitorar o status do trabalho, capturar quaisquer problemas encontrados e garantir que os técnicos concluam o trabalho dentro do prazo esperado.
5. Preenchimento e documentação: Depois que as equipes concluírem uma ordem de serviço, elas deverão documentar os resultados para referência e análise futuras. Isso inclui registrar todas as peças usadas, o tempo gasto e quaisquer ações de acompanhamento necessárias.
6. Relatórios e análises: Sistemas eficazes de gerenciamento de ordens de serviço fornecem relatórios robustos e recursos analíticos. Isso permite que as organizações identifiquem tendências, meçam o desempenho e tomem decisões baseadas em dados para melhorar os processos de manutenção.

As equipes freqüentemente usam software de sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) para agilizar o gerenciamento de ordens de serviço. O software CMMS oferece recursos como geração automatizada de ordens de serviço, rastreamento em tempo real e ferramentas de relatórios abrangentes, facilitando o gerenciamento e a otimização das operações de manutenção.

O que é o processo de gerenciamento de ordens de serviço? Um guia passo a passo

O gerenciamento de ordens de serviço é um componente crítico de um programa de manutenção bem executado e uma das melhores maneiras pelas quais as organizações podem evitar paradas não planejadas. O sistema de ordens de serviço deve ter etapas simplificadas e fáceis de seguir para que todos na equipe possam seguir os mesmos processos para concluir e registrar tarefas de manutenção.

Esta é a aparência de um processo típico de gerenciamento de ordens de serviço.

1. Identificar a tarefa :O primeiro passo é identificar um problema. Por exemplo, isso pode acontecer quando um funcionário relata um vazamento ou um sensor percebe que a temperatura de um ativo está mais alta do que deveria.
2. Criar a ordem de serviço :A próxima etapa é criar a ordem de serviço. A ordem de serviço inclui informações importantes, como a localização do problema, o ativo afetado, detalhes sobre a situação, histórico de manutenção anterior e outras informações que um técnico pode precisar para concluir a tarefa.
3. Obter aprovação do gerente :as ordens de serviço geralmente são encaminhadas pela gerência para priorizar e adicionar quaisquer informações adicionais necessárias.
4. Atribuir a ordem de serviço :a ordem de serviço é então atribuída a um técnico com base no conjunto de habilidades, disponibilidade ou outros fatores do técnico.
5. Concluir a ordem de serviço :o técnico preenche a ordem de serviço e documenta o trabalho realizado, o tempo gasto na execução da tarefa, as peças usadas e outras informações importantes.
6. Fechar a ordem de serviço :Assim que o trabalho for concluído, o técnico fecha a ordem de serviço. Se necessário, a ordem de serviço poderá ser enviada para aprovação do gerente ou para uma inspeção final antes do fechamento da ordem de serviço.

Benefícios do gerenciamento de ordens de serviço

Um forte sistema de gerenciamento de ordens de serviço oferece benefícios significativos às organizações, simplificando o planejamento, o rastreamento e o gerenciamento de tarefas de manutenção. Um sistema de ordem de serviço bem organizado:

• Garante que as equipes priorizem as ordens de serviço corretamente, reduzindo o risco de atrasos e minimizando o tempo de inatividade.
• Simplifica os processos de manutenção, garantindo que os técnicos tenham as informações de que precisam quando precisam.
• Reduz custos permitindo que os técnicos gastem mais tempo na manutenção e menos tempo na papelada e no rastreamento.
• Melhora o gerenciamento do tempo movendo automaticamente as ordens de serviço para a próxima etapa do processo.
• Reduz o tempo de inatividade, fornecendo aos técnicos as informações necessárias para executar tarefas com eficiência e eficácia.
• Fornece documentação detalhada tanto para o técnico que realiza a manutenção quanto para futuros técnicos que possam precisar trabalhar no mesmo ativo.
• Fornece rastreamento de manutenção à prova de auditoria para organizações sujeitas a regulamentações de conformidade das autoridades governamentais.

Tipos de ordens de serviço

Embora as ordens de serviço possam abranger uma ampla variedade de tarefas, elas normalmente se enquadram em uma de três categorias.

Ordens de serviço de manutenção reativa

As equipes criam ordens de serviço de manutenção reativas em resposta a problemas que prejudicam ativamente o desempenho de um ativo. Essas podem ser a primeira coisa que vem à mente quando você imagina ordens de serviço, mas também podem ser o tipo mais desafiador para os técnicos lidarem. As ordens de serviço reativas podem variar de algo tão simples como limpar um filtro de ar entupido até algo tão complicado quanto consertar um ativo importante após uma pane completa. Como as ordens de serviço reativas não são criadas até que algo falhe, elas podem exigir solução de problemas ou outras tarefas demoradas antes que um técnico possa corrigi-las. As ordens de serviço reativas geralmente são priorizadas em relação a outros tipos de ordens de serviço.

Ordens de serviço de manutenção preventiva

As ordens de serviço de manutenção preventiva destinam-se a tarefas que ocorrem regularmente e que ajudam a reduzir a necessidade de manutenção reativa dispendiosa. Alguns exemplos de ordens de serviço de manutenção preventiva incluem a lubrificação após um ativo funcionar por um determinado número de horas ou a troca de um filtro a cada poucos meses. Para empresas que utilizam software CMMS, esse tipo de ordem de serviço pode ser gerada automaticamente de acordo com um agendamento.

Ordens de serviço de manutenção preditiva

As ordens de serviço de manutenção preditiva são programadas quando um dispositivo, como um sensor de temperatura ou sensor de vibração, indica que um ativo está operando fora de seus parâmetros ideais. Esse tipo de ordem de serviço permite que os técnicos resolvam um problema em desenvolvimento, como desalinhamento ou falha de rolamento, antes que o problema leve à falha total do ativo e ao tempo de inatividade não planejado. Com um CMMS, essas ordens de serviço podem ser programadas automaticamente quando um parâmetro de integridade da máquina, como vibração ou temperatura, atinge um limite predefinido.

Práticas recomendadas para gerenciamento de ordens de serviço

1. Classifique as ordens de serviço em diferentes modelos

Para escrever relatórios abrangentes, você deve decidir quais itens pertencem a um formulário de ordem de serviço. Uma lista de verificação de manutenção preventiva padrão deve conter os seguintes detalhes:

• Informações de contato do solicitante
• Descrição do trabalho a ser realizado
• Localização do recurso especificado
• Tempo estimado para conclusão
• Quais partes e peças serão usadas

Os critérios da ordem de serviço incluem tarefas de PM, segurança, inspeção, reparo e emergência. Por exemplo, uma ordem de serviço elétrico pode envolver a inspeção da fiação de um aparelho, enquanto as ordens de serviço de reparo podem detalhar as ferramentas necessárias para restaurar um braço robótico industrial.

2. Use um CMMS para gerenciamento de ordens de serviço

Um CMMS é um tipo de software de ordem de serviço que oferece maior visibilidade à sua estratégia de gerenciamento de manutenção. Ele exemplifica uma solução de software automatizada para ordens de serviço. O software CMMS permite agendar atividades de manutenção regulares e alertar sua equipe quando elas estiverem concluídas. A partir daí, você pode avaliar o nível de prioridade, consultar peças de reposição e equipamentos e anexar imagens ou vídeos ao ticket de solicitação.

Um aplicativo CMMS – tanto para desktop quanto para dispositivos móveis – supervisionará o andamento das tarefas e notificará você quando as máquinas falharem. Ele ajuda você a rastrear e criar relatórios sobre quantas horas são dedicadas às ordens de serviço para compreender os métodos de conclusão mais eficientes. Outro recurso que a maioria dos aplicativos CMMS possui é a geração de faturas para despesas de capital de um fornecedor ou fabricante atual. Ele também torna os dados acessíveis por meio de uma pesquisa rápida no painel.

3. Relatório detalhado sobre cada procedimento

Obviamente, você deseja que seu sistema de gerenciamento de ordens de serviço seja organizado. As ordens de serviço devem ser armazenadas com outros arquivos de um ativo para criar um histórico de manutenção que identifique padrões de falha. Com um CMMS, você pode fornecer aos seus técnicos todas as informações necessárias para ter sucesso em uma única plataforma, sejam instruções de reparo para uma máquina específica ou recomendações de manutenção do fabricante.

Como gerente de manutenção, você deve criar procedimentos transparentes que estejam em conformidade com os regulamentos da FDA e EPA para passar com louvor em uma auditoria em toda a fábrica. Use dispositivos remotos para monitorar esses ativos continuamente e produzir relatórios precisos. Entre outros critérios, cada um deve mostrar as datas, locais e IDs exatos das ordens de serviço concluídas.

4. Incorporar a criticidade dos ativos nos protocolos de gerenciamento de ordens de serviço

Logo após a entrada em operação de uma ordem de serviço, classifique os ativos em tipos de prioridade separados. Isso economizará custos de mão de obra e materiais, para que você não gaste recursos excessivos em tarefas de baixa prioridade incorporadas à rotina. Por outro lado, lembre-se de que é arriscado ignorar ordens de serviço relacionadas à segurança porque isso leva a ambientes operacionais perigosos.

A melhor política é determinar o impacto na produtividade para evitar o acúmulo de atrasos. Durante a análise da ordem de serviço, verifique se há indicadores-chave de desempenho (KPIs) de manutenção anormal na funcionalidade principal, como tempo médio entre falhas (MTBF), para evitar o fechamento com relatórios falhos.

5. Avalie as habilidades da sua equipe

Pelo valor nominal, w O gerenciamento de pedidos de trabalho pode parecer que se trata principalmente de atribuir tarefas à sua equipe, mas também requer a avaliação de seus pontos fortes e fracos para selecionar pessoal qualificado para o trabalho. Para cada funcionário, concentre-se em suas habilidades técnicas, que vão desde experiência com equipamentos pesados ​​até conhecimento de princípios de engenharia.

Incentive-os a se especializarem em determinadas áreas para que melhorem com o tempo. Esta é uma abordagem mais prática do que selecioná-los aleatoriamente para lidar com uma solicitação de emergência.

6. Livre-se da caneta e do papel

Tentar executar manualmente um processo de gerenciamento de ordens de serviço não faz mais sentido, dado o tamanho das organizações modernas. Enfiar documentos num armário torna-os mais difíceis de encontrar e a papelada é propensa a erros humanos – de tal forma que os registos anteriores não são atualizados para refletir as mudanças nas condições. Embora as planilhas sejam ótimas para calcular fórmulas simples, não é possível converter facilmente esses valores em análises ou harmonizá-los com detectores remotos. A implementação do software CMMS é diferente porque agiliza o gerenciamento de ordens de serviço, fornecendo recursos administrativos a qualquer usuário autorizado na plataforma.

7. Adicione notas descritivas de conclusão

Fechar uma ordem de serviço não significa que sua equipe nunca mais precisará revisá-la. Mesmo com PMs, você ainda precisa pesar os riscos do trabalho em relação aos benefícios, levando em consideração a economia de custos versus o tempo gasto. Incentive seus técnicos a fazerem anotações sobre a causa raiz ou a qualidade do trabalho e peça-lhes que anotem problemas adicionais para investigações futuras.

As ordens de serviço visam avaliar a condição de um ativo e identificar quais peças precisam de manutenção para que você tenha um plano confiável para o futuro. Para construir um programa de gerenciamento de ordens de serviço bem-sucedido, é importante que você saiba como responder a solicitações reativas, preventivas e preditivas em um ambiente controlado.  Isso começa com o emprego das melhores práticas de gerenciamento de ordens de serviço.