Uma estrutura simples para determinar quais processos corporativos você deve automatizar

Na minha última postagem no blog, compartilhei insights sobre por que agora é a hora de automatizar. Mas você pode ficar se perguntando o que exatamente você deve automatizar.

Avanços recentes nas tecnologias de hiperautomação abriram as portas para o que é possível para as empresas automatizarem. Quando você combina isso com o fato de que os casos de uso dessas tecnologias são tão únicos quanto as empresas que as utilizam, é compreensível que muitos não saibam por onde começar. Embora não haja uma resposta única para todos, estamos vendo uma estrutura emergente que empresas de sucesso estão aproveitando para determinar quais processos automatizar.

UiPath está aqui para ajudar. Neste artigo, vou orientá-lo através dessa estrutura. Os elementos fundamentais são:

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  Encontrar e priorizar oportunidades de automação de alto valor por meio de governança centralizada
  
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  Democratizando a geração de ideias de automação incentivando a força de trabalho a sugerir e construir automações eles mesmos
  
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  Criando um modelo híbrido que combina essas abordagens de cima para baixo e de baixo para cima
  

Uma abordagem híbrida que combina centralização e democratização do desenvolvimento de automação desbloqueia um “volante de automação”.

O Centro de Excelência de automação (CoE) cria e distribui automações, que os funcionários usam. Depois que os funcionários se acostumam a trabalhar com automação, eles começam a ter ideias para mais robôs de software. Se eles são tecnicamente experientes, os trabalhadores humanos podem começar a construir essas automações por conta própria. Ou podem simplesmente sugerir ao CoE, que avaliará e priorizará novas oportunidades de automação de processos. Este é o efeito do volante, e uma vez que se move, ele se sustenta.

Quando esse volante de automação está em movimento, descobrir o que automatizar se torna um efeito colateral positivo. Se sua estrutura for boa, você nunca mais precisará se preocupar com o que automatizar. Os casos de uso ficam claros. A inteligência artificial (IA) sugere o que automatizar com base em dados, enquanto seu pessoal informa qual trabalho precisa ser automatizado com base na experiência vivida.

Agora, vamos mergulhar em cada um dos três componentes do framework.

Encontre e priorize oportunidades de automação centralizada de alto valor de cima para baixo

Ao capacitar seu CoE para criar e executar uma estratégia de automação de cima para baixo, você permite que esse órgão de governança central descubra quais processos gerarão o maior valor para a empresa quando automatizados.

Seu CoE deve incluir campeões de cada departamento e equipe - cada um com seus próprios incentivos leves e rígidos - para defender as necessidades de cada interesse comercial em sua empresa.

Capacite seu CoE com ferramentas de descoberta científica, como UiPath Process Mining, para encontrar oportunidades de automação em toda a empresa. Essa ferramenta, guiada por sua estratégia geral de automação, descobrirá oportunidades que você poderia perder.

Leitura recomendada: Valor da mineração de processos:o que isso significa para o seu negócio

Além disso, suas linhas de negócios e finanças certamente poderão apontar para processos que tenham escala significativa e/ou causem mais sofrimento para as pessoas em seu dia a dia de trabalho. Essas oportunidades de automação também devem entrar no conjunto de decisões.

Seu CoE pode priorizar projetos com base em seu potencial retorno sobre o investimento (ROI) e economia de eficiência com o UiPath Automation Hub. Usando essa ferramenta de ponta, eles podem gerenciar todo o seu ciclo de vida de automação com priorização de processos orientada por dados, visualização de ROI e um centro de comando de produção central.

Depois que as automações são criadas e implementadas, seu CoE pode monitorar o uso e o desempenho do robô com um modelo de licenciamento central por meio do UiPath Insights para rastrear, medir e modelar o desempenho em todo o seu programa de automação.

A estratégia e o gerenciamento de automação de cima para baixo e um conjunto de ferramentas de descoberta poderosas, como as da versão UiPath 2020 FTS, são uma combinação inovadora. Juntos, eles atendem às necessidades de automação de processos de sua empresa e funcionários para garantir a adoção tranquila da automação hoje e o sucesso amanhã.

Democratize a geração de ideias de automação de sua força de trabalho

Por mais poderosa que seja uma estratégia de cima para baixo, ela só pode levá-lo até certo ponto sem envolver seu pessoal. Cada pessoa faz o seu trabalho de uma forma única. Isso significa que as oportunidades de automação podem ser tão específicas quanto as necessidades de cada funcionário em sua organização.

Em um nível de funcionário único, pode não parecer grande coisa, mas quando você soma a produtividade perdida, é impressionante.

Imagine se todos os funcionários da sua empresa encontrassem uma maneira de usar a automação para economizar uma hora de trabalho por dia. Você alcançará um ROI maior do que jamais seria possível apenas com uma abordagem de cima para baixo.

Esta não é uma realidade distante. É possível – como demonstra a jornada de automação da Singtel – mas somente se você envolver todos os funcionários e fornecer a eles as ferramentas para criar e enviar suas próprias ideias de automação. Cada pessoa deve ter seu próprio robô assistente que pode carregar automações fornecidas pelo CoE.

Além disso, você precisa fornecer aos desenvolvedores cidadãos tecnicamente experientes as ferramentas, como o UiPath StudioX, que permitem que eles criem suas próprias automações. Os resultados podem ser transformadores. Por exemplo, depois que a Singtel fez parceria com a UiPath para executar um bot-a-thon, sua adoção de automação de funcionários disparou. Na verdade, um funcionário da Singtel conseguiu criar um robô chamado Valbot que transformou um processo de 4,5 horas e 285 cliques em um fluxo de trabalho de 12 minutos com um clique (ou seja, 4,3 horas economizadas toda vez que o processo foi executado). Tudo graças à capacitação dos funcionários com as ferramentas de automação certas.

Quando você capacita os funcionários a enviar e criar suas próprias ideias de automação, fica mais fácil do que nunca para as pessoas gerarem seus próprios ganhos de produtividade. Como resultado, você prepara o cenário para “um robô para cada pessoa”, o que é fundamental para alcançar a automação em escala.

A melhor parte? Seus funcionários querem que isso aconteça.

De acordo com uma de nossas pesquisas recentes, 68% dos trabalhadores acreditam que a automação pode melhorar sua produtividade e economizar tempo no trabalho diário. E eles estão certos.

“Toda esta iniciativa não é um investimento em robôs; é um investimento nas pessoas”, disse Lum.

A capacidade de colocar o poder de automação nas mãos dos funcionários e permitir que eles criem suas próprias automações com o UiPath StudioX ajudou a Dentsu a alavancar os conjuntos de habilidades mais valiosos de sua força de trabalho.

Essas histórias de nossos clientes mostram melhor do que qualquer outra coisa que, ao capacitar seu pessoal com ferramentas de automação em uma estrutura de governança híbrida, você estabelece as bases para a inovação em escala como nunca antes.

Quer mais inspiração de organizações de todo o mundo que capacitam os funcionários com automação? Confira nossa biblioteca de histórias de clientes UiPath (você pode filtrar por setor, geografia e muito mais).

Combinando ambos em uma abordagem híbrida do que automatizar

Ao implementar uma abordagem de cima para baixo e de baixo para cima para determinar o que automatizar, você criará um ciclo de feedback que amplifica os casos de uso e os benefícios da automação e impulsiona a adoção rapidamente. Portanto, recomendamos fortemente que você siga os dois caminhos para fazer com que os processos a serem automatizados apareçam organicamente em sua organização.

Além disso, combinar as abordagens de cima para baixo e de baixo para cima aumenta o escopo da automação atingindo a longa cauda do trabalho.

Pense no volante de automação sobre o qual falei no início deste post:da mesma forma que a priorização de cima para baixo de oportunidades de automação cria mais e mais ideias de automação com o passar do tempo, a ideação de funcionários de baixo para cima revela oportunidades invisíveis. À medida que o volante começa a girar de cima para baixo, ele pega novas ideias e oportunidades de baixo para cima.

E quando esse volante de automação começar a girar, você não precisará mais se perguntar sobre o que automatizar. As ideias e oportunidades de automação de processos serão fornecidas organicamente a você de todas as direções, seja por meio de IA, líderes de negócios ou seus próprios funcionários.

Determinar quais processos automatizar torna-se menos uma questão de encontrar oportunidades, mas de priorizar e selecionar as melhores ideias.

Chegou a hora:descubra o que automatizar

A hiperautomação está aqui para tornar realidade um robô para cada pessoa e interromper permanentemente os negócios e a produtividade pessoal. Você só precisa decidir por onde começar.

Tive o prazer de co-organizar nosso recente UiPath Live :É hora de automatizar o show. Durante o show ao vivo, discutimos por que os líderes e analistas do setor sabem que é hora de automatizar agora. Se você perdeu, ainda pode assistir a gravação do show completo.