Como construir seu roteiro de automação em 7 etapas

Não há dúvida de que a automação está se tornando cada vez mais essencial para empresas em diferentes setores. De acordo com a Forbes, as empresas continuam aumentando seus investimentos em tecnologias de automação para operações, atendimento ao cliente, finanças e outros processos. A automação está sendo maximizada para uma ampla gama de benefícios, incluindo maior produtividade, maior segurança e melhor desenvolvimento de produtos.

No entanto, antes que sua empresa possa capitalizar totalmente todas as vantagens que a automação tem a oferecer, você precisa garantir que seus processos estejam prontos para a transição. Construir um roteiro de automação é o melhor curso de ação para esse fim. As sete etapas apresentadas neste artigo simplificam o processo para as empresas, independentemente do seu setor.

Criando seu roteiro de automação em sete etapas

Defina seus objetivos

Como em qualquer projeto, para construir um roteiro de automação abrangente e eficaz, o primeiro passo é definir claramente seus objetivos. Esta etapa garante a otimização do projeto desde o início.

Segundo a Telus, no processo de definição de seus objetivos, você também precisa identificar as oportunidades presentes em seus processos atuais. Isso significa analisar cada processo e garantir que os candidatos à automação sejam os mais eficientes possível.

A seguir estão algumas das coisas a serem consideradas ao definir seus objetivos de automação:

• O que sua empresa ganhará com este projeto?
• Como este projeto melhorará as operações?
• Outros sistemas podem usar os dados gerados?
• Quais são os objetivos das pessoas?
• Isso envolverá o desenvolvimento de habilidades?
• Como isso aliviará a pressão de trabalho?

Visualize o projeto

Um ponto de vista otimista beneficia o projeto desde o início, pois impulsiona a atitude da transição. Mas, mais do que isso, visualizar o projeto em sua conclusão oferece a oportunidade única de antecipar problemas e preocupações que, de outra forma, ficariam ocultos até que surgissem.

Alguns dos potenciais problemas futuros identificados podem ser abordados durante esta fase de construção do seu roteiro de automação. Ele permite que você tenha tempo suficiente e, em alguns casos, recursos para lidar com eles antes de qualquer impacto real.

A visualização só pode ser bem feita se você assumir diferentes perspectivas. Seja objetivo em sua avaliação para reunir o máximo de informações úteis possível.

Envolva outras pessoas

Essa transição inevitavelmente afetará as pessoas em toda a sua organização, seja diretamente ou não. Neste ponto do processo de planejamento, é importante envolver outras pessoas para obter uma visão mais holística do processo.

• Receba informações de vários departamentos – essas informações ajudarão a informar muitas das decisões mais importantes do projeto. Conseguir a adesão de pessoas-chave na organização significa que você está disposto a se comprometer com o valor do investimento.
• Obtenha uma segunda opinião – Embora as pessoas dentro de sua organização sejam os especialistas quando se trata de seus próprios processos, não fará mal buscar informações de uma pessoa de fora informada. Um integrador de sistemas respeitável pode ajudar a identificar possíveis problemas e otimizar sua automação.
• Forme uma equipe – Uma equipe dedicada ao projeto poderá se concentrar em suas oportunidades e preocupações. Essa equipe pode desenvolver e implementar uma estratégia eficaz para a transição. Para uma abordagem mais abrangente, todos os departamentos da organização devem estar representados nessa equipe.

Desenvolva um plano de comunicação

Duas das coisas que precisam ser abordadas desde o início são como e quando comunicar melhor o projeto aos diferentes níveis da organização. Nesse sentido, este framework, baseado na comunicação do roadmap do produto, pode ser utilizado:

• Planejamento – Durante esta etapa, é importante que as equipes executivas e de projeto, juntamente com as partes interessadas diretas, se alinhem aos objetivos e temas de alto nível.
• Pesquisa – A equipe do projeto coleta informações de outros departamentos e entidades durante esta etapa.
• Desenvolvimento – Neste ponto, a equipe do projeto trabalha com integradores e desenvolvedores para criar as soluções.
• Implementação – Todas as equipes têm acesso às informações para garantir a correta implementação do projeto.
• Revisão – Após os marcos ou períodos identificados, o executivo e as equipes de projeto avaliam o desempenho do projeto com a contribuição de todas as outras partes interessadas.

Esclareça os requisitos

Para tornar a transição bem-sucedida e executada da forma mais eficiente possível, os seguintes requisitos precisam ser identificados e avaliados no início:

• Responsabilidades – As responsabilidades de cada parte envolvida devem ser claramente definidas e comunicadas à medida que o projeto avança.
• Suprimentos – É fundamental garantir que a cadeia de suprimentos possa acomodar as melhorias projetadas na organização. Isso pode envolver matérias-primas, dados ou vários outros tipos de recursos.
• Finanças – A automação geralmente requer um investimento inicial que deve ser antecipado. Em alguns setores, para alguns processos, o financiamento pode estar disponível para aliviar a pressão.

Teste o projeto

Agora que todas as variáveis ​​foram estabelecidas, você pode delinear seu projeto com precisão e implementá-lo. Durante esta etapa, você monitorará o progresso atentamente com os objetivos definidos em mente. Esta etapa também permite otimizar ainda mais os componentes do projeto conforme a necessidade e a oportunidade surgem.

Os dados coletados durante o estágio de teste ajudarão no desenvolvimento do projeto, bem como em outros empreendimentos semelhantes no futuro.

Ampliar

Depois de encontrar o curso de implementação mais eficaz, você pode iniciar os planos para ampliar a transição. Esteja preparado, pois existem alguns problemas que só podem ser encontrados com escala. As tecnologias de automação de processos de dimensionamento se resumem à execução adequada das etapas anteriores descritas aqui.

De acordo com o LinkedIn, uma consideração cuidadosa ao longo das fases de planejamento e implementação resultará em um dimensionamento bem-sucedido.

Conclusão

À medida que a automação continua a se tornar uma necessidade para os processos de negócios, também é cada vez mais importante desenvolver o roteiro adequado no planejamento e implementação desses projetos.

Definindo os objetivos com clareza, visualizando a conclusão, envolvendo as pessoas necessárias, desenvolvendo um plano de comunicação eficaz, delineando os requisitos, testando o projeto e dimensionando-o corretamente, sua automação de processos pode alcançar o sucesso.

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