Tudo o que você precisa saber sobre verificação de conformidade

Por mais que eu ame análise de negócios, eu amo histórias de detetive. De certa forma, um analista de processo em busca de pistas sobre questões de processo se transforma em um detetive. E como diria Sherlock Holmes:“É um erro capital teorizar antes de se ter dados”. Como um bom detetive, confio em dados de mineração de processos em minhas investigações.

Se você nunca ouviu falar de mineração de processos antes, recomendamos que você leia este artigo primeiro.

A mineração de processos é como uma lupa que ajuda você a ampliar os detalhes do processo e encontrar os sinais de mau comportamento. O truque é entender se sua investigação está indo na direção certa.

Todos os proprietários de processos e analistas trabalham para identificar se a execução do processo ocorre conforme o planejado. Se você pedir que desenhem seu processo, eles colocarão no papel o gráfico ideal:

O gráfico (acima) é preciso na teoria, mas na prática, o gráfico geralmente é diferente. Os funcionários nem sempre seguem o plano, às vezes pulam regras menores, repetem algumas das tarefas ou se comunicam mal com as partes interessadas. Esses desvios aparentemente pequenos do planejamento inicial do processo causam clientes insatisfeitos, atrasos no trabalho e até perdas financeiras. Encontrar essas ineficiências pode ajudar uma organização a definir um curso para otimização de processos e maior desempenho.

A mineração de processos ajuda a encontrar essas ineficiências coletando dados corporativos e transformando-os em um gráfico de processo genuíno, que pode ser assim:

Notou a diferença entre os dois gráficos? É disso que trata a verificação de conformidade – identificar como a situação real é diferente das percepções das pessoas. Ou comparando dados de sistemas de TI com o conhecimento e as opiniões dos humanos.

A verificação de conformidade é uma maneira rápida de entender por que você está perdendo dinheiro ao longo do processo, qual é o motivo das entregas atrasadas e o que causa gargalos.

A verificação de conformidade é uma técnica de mineração de processos que ajuda você a alcançar maior eficiência de processo e começa com a descoberta de coisas que dão errado.

Verificação de conformidade em ação

A verificação de conformidade é mais fácil de explicar na prática do que em palavras. Então, vamos mergulhar!

Com o UiPath Process Mining, você pode realizar uma análise de verificação de conformidade em uma guia de conformidade designada.

Se você quiser ver a diferença entre o processo real e o processo ideal, vá para a guia do modelo de referência. Juntamente com um proprietário de processo e o centro de excelência de mineração de processos (CoE), você pode criar o gráfico de processo ideal no UiPath Process Mining.

O gráfico de processo ideal representará a visão da equipe sobre como as coisas devem funcionar. Em seguida, o algoritmo de verificação de conformidade do UiPath mapeará esse gráfico com os dados de qualquer um de seus sistemas de TI (Oracle, SAP®, Salesforce e outros).

Como resultado, o gráfico de processo ideal (também chamado de modelo de referência) se sobrepõe ao gráfico de processo real em um painel. As etapas correspondentes aparecerão em azul e as diferenças em amarelo, como na imagem abaixo.

A partir daí, você pode iniciar a análise de verificação de conformidade. O UiPath Process Mining possui vários algoritmos que simplificam a análise, fornecendo dicas rápidas sobre possíveis problemas. Os dois sinais mais comuns de desvio do processo são as etapas do processo não especificadas e as etapas do processo ignoradas.

As etapas do processo não especificadas são as atividades não planejadas que as pessoas continuam executando. É um cenário comum quando a equipe faz algo que não deveria, adicionando etapas extras ao processo. O UiPath Process Mining destaca essas caixas de atividade em amarelo:

O trabalho do analista de processos é entender por que essas etapas existem. Como um detetive em busca de motivos:

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  Essas etapas foram planejadas?
  
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  Quais são as razões para as etapas extras?
  
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  As etapas extras ocorrem nas partes erradas do processo?
  
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  Como as etapas extras afetam a eficiência do processo?
  

Em outros casos, os funcionários não realizam determinadas tarefas e pulam as etapas predefinidas do processo. Eles aparecem na guia de conformidade do UiPath Process Mining como etapas do processo ignoradas. Você pode identificar as etapas ignoradas seguindo a seta amarela que conecta as duas caixas de atividade azuis.

Se as setas amarelas se moverem na direção oposta à direção do fluxo do processo (veja a imagem abaixo), elas significam retrabalho. Isso mesmo, cada seta amarela indica um local no processo onde os funcionários estão refazendo o trabalho por algum motivo (e isso não deveria estar acontecendo). Um processo suave implica pouco ou nenhum retrabalho.

Etapas ignoradas podem diminuir a qualidade do trabalho e diminuir a felicidade de clientes e funcionários. Uma etapa omitida também pode resultar em retrabalho, o que causa atrasos na entrega, baixa satisfação do cliente e até prejuízo financeiro.

Um analista de processos nunca deve subestimar o poder de pequenos problemas – resolvê-los pode economizar uma boa parte do fluxo de caixa no final do ano.

Recursos estendidos para verificação de conformidade

Há mais! O UiPath Process Mining permite que você alimente regras de negócios e indicadores-chave de desempenho (KPIs) em sua análise.

Quais são essas regras de negócios?

Os processos complexos comuns, como compra para pagamento (P2P) ou pedido para pagamento (O2C), podem ter uma estrutura diferente entre empresas e setores. Ao considerar os objetivos estratégicos da empresa, os proprietários de processos podem definir o rastreamento de regras de processo e KPIs.

Por exemplo, para uma empresa de comércio eletrônico (como Amazon ou Alibaba), é crucial manter a alta velocidade do suporte ao cliente. Assim, no UiPath Process Mining, um proprietário de processo de atendimento ao cliente pode definir um KPI:“As solicitações do cliente devem ser respondidas em até 24 horas”.

Ou, voltando ao nosso exemplo P2P, uma regra de negócios pode ser:“Pedidos de compra não podem ser aprovados e pagos pelo mesmo funcionário”.

Você pode especificar todas essas regras e KPIs no gerenciador de tags UiPath Process Mining. O gerenciador de tags fornece um painel de visualização rápida listando todas as violações de casos. O painel também classifica a importância das violações por frequência e quantidade de casos.

As tecnologias integradas da plataforma UiPath permitem que você fique por dentro de tudo. Cada violação de regra detectada pelo Process Mining alerta automaticamente as partes interessadas por meio do UiPath Action Center. A partir daí, você pode executar uma ação imediata configurando robôs de software, reorganizando-os ou relatando outras ações.

A combinação do UiPath Process Mining e do Action Center é tão útil para um analista de negócios quanto o Dr. Watson foi para Sherlock Holmes.

Agir em insights de mineração de processos

Após uma análise de verificação de conformidade, reúna os resultados e adapte suas descobertas ao contexto da empresa. Se você é um analista de negócios, seu objetivo é definir os motivos das ineficiências do processo e sugerir ações.

Use insights de mineração de processos em seu relatório para apoiar suas conclusões. Os dados apoiarão suas sugestões e ajudarão você a acelerar a transformação digital em toda a organização. E não se esqueça de adicionar humanos à equação. Contando com dados e opiniões de especialistas, você terá uma visão holística do processo e aumentará a felicidade e a produtividade dos funcionários.

Domine sua análise de negócios, colocando os insights em ação com a poderosa combinação de RPA e mineração de processos, reivindicando sua cópia gratuita do nosso white paper mais recente.

Boa mineração!