Dominando a Verificação de Conformidade: Guia Completo para Garantir a Conformidade dos Processos

Tanto quanto adoro análise de negócios, adoro histórias de detetive. De certa forma, um analista de processos em busca de pistas sobre problemas de processos se torna um detetive. E como diria Sherlock Holmes: "É um erro capital teorizar antes de se ter dados." Como um bom detetive, confio em dados de mineração de processos nas minhas investigações.

Se você nunca ouviu falar de mineração de processos, recomendamos ler este artigo primeiro.

A mineração de processos funciona como uma lupa que permite ampliar os detalhes do processo e encontrar sinais de comportamento inadequado. O segredo é entender se sua investigação está indo na direção certa.

Todos os donos de processos e analistas trabalham na identificação de se a execução do processo ocorre como planejado. Se você pedir que desenhem seu processo, eles colocarão no papel o grafo ideal:

O grafo (acima) é preciso na teoria, mas na prática o grafo costuma ser diferente. Os funcionários nem sempre seguem o plano, às vezes pulam regras menores, repetem algumas tarefas ou se comunicam mal com as partes interessadas. Esses desvios aparentemente pequenos do planejamento inicial do processo causam clientes insatisfeitos, atrasos no trabalho e até perdas financeiras. Encontrar essas ineficiências pode ajudar uma organização a definir um rumo para otimização de processos e maior desempenho.

A mineração de processos ajuda a encontrar tais ineficiências reunindo dados corporativos e transformando-os em um grafo de processo genuíno, que pode parecer com isto:

Percebeu a diferença entre os dois grafos? É disso que se trata a verificação de conformidade — identificar como a situação real difere das percepções das pessoas. Ou comparar dados de sistemas de TI ao conhecimento e opiniões humanas.

A verificação de conformidade é uma forma rápida de entender por que você está perdendo dinheiro ao longo do processo, qual a razão para entregas atrasadas e o que causa gargalos.

A verificação de conformidade é uma técnica de mineração de processos que ajuda a alcançar maior eficiência do processo, e começa encontrando coisas que dão errado.

Verificação de conformidade na prática

A verificação de conformidade é mais fácil de explicar na prática do que em palavras. Então, vamos mergulhar!

Com o UiPath Process Mining, você pode realizar uma análise de verificação de conformidade em uma aba designada para conformidade.

Se você quer ver o quão diferente o processo real é do processo ideal, vá para a aba de modelo de referência. Junto com um dono do processo e o centro de excelência (CoE) de mineração de processos, você pode construir o grafo de processo ideal no UiPath Process Mining.

O grafo de processo ideal representará a visão da equipe sobre como as coisas devem funcionar. Então, o algoritmo de verificação de conformidade do UiPath mapeará esse grafo com os dados de qualquer um dos seus sistemas de TI (Oracle, SAP®, Salesforce e outros).

Como resultado, o grafo de processo ideal (também chamado de modelo de referência) se sobreporá ao grafo de processo real em um único painel. As etapas que coincidirem aparecerão em azul e as diferenças em amarelo, como na imagem abaixo.

A partir daí, você pode iniciar a análise de verificação de conformidade. O UiPath Process Mining possui vários algoritmos que simplificam a análise dando dicas rápidas sobre problemas potenciais. Os dois sinais mais comuns de desvio de processo são etapas de processo não especificadas e etapas de processo ignoradas.

As etapas de processo não especificadas são atividades não planejadas que as pessoas continuam executando. É um cenário comum quando a equipe faz algo que não deveria, adicionando etapas extras ao processo. O UiPath Process Mining destaca essas caixas de atividade em amarelo:

O trabalho do analista de processos é entender por que essas etapas existem. Como um detetive buscando motivos:

• Essas etapas foram planejadas?

• Quais são as razões para as etapas extras?

• As etapas extras ocorrem nas partes erradas do processo?

• Como as etapas extras afetam a eficiência do processo?

Em outros casos, os funcionários não realizam certas tarefas e pulam etapas predefinidas do processo. Essas aparecem na aba de conformidade do UiPath Process Mining como etapas de processo ignoradas. Você pode identificar as etapas ignoradas seguindo a seta amarela que conecta as duas caixas de atividade azuis.

Se as setas amarelas se movem na direção oposta ao fluxo do processo (veja a imagem abaixo), elas significam retrabalho. Isso mesmo, cada seta amarela indica um local no processo onde os funcionários estão refazendo trabalho por algum motivo (e não deveria estar acontecendo). Um processo suave implica pouco ou nenhum retrabalho.

Etapas ignoradas podem diminuir a qualidade do trabalho e reduzir a satisfação de clientes e funcionários. Uma etapa ignorada também pode resultar em retrabalho, o que causa atrasos na entrega, baixa satisfação do cliente e até perdas financeiras.

Um analista de processos nunca deve subestimar o poder de pequenos problemas — resolvê-los pode economizar uma parte decente do fluxo de caixa no final do ano.

Recursos estendidos para verificação de conformidade

Há mais! O UiPath Process Mining permite que você insira regras de negócio e indicadores-chave de desempenho (KPIs) na sua análise.

O que são essas regras de negócio?

Processos complexos comuns, como purchase-to-pay (P2P) ou order-to-cash (O2C), podem ter uma estrutura diferente entre empresas e setores. Considerando os objetivos estratégicos da empresa, os donos de processos podem definir rastreamento para regras e KPIs do processo.

Por exemplo, para um negócio de e-commerce (como Amazon ou Alibaba), é crucial manter alta velocidade no suporte ao cliente. Assim, no UiPath Process Mining, um dono de processo de atendimento ao cliente pode definir um KPI: "Solicitações de clientes devem ser respondidas em 24 horas."

Ou, voltando ao nosso exemplo de P2P, uma regra de negócio pode ser: "Pedidos de compra não podem ser aprovados e pagos pelo mesmo funcionário."

Você pode especificar todas essas regras e KPIs no gerenciador de tags do UiPath Process Mining. O gerenciador de tags fornece um painel de insight rápido listando todas as violações de caso. O painel também classifica a importância das violações pela frequência e valor do caso.

As tecnologias integradas da plataforma UiPath permitem que você fique por dentro de tudo. Cada violação de regra detectada pelo Process Mining alerta automaticamente as partes interessadas através do UiPath Action Center. A partir daí, você pode tomar uma ação imediata configurando robôs de software, reorganizando-os ou reportando para outras ações.

A combinação do UiPath Process Mining e Action Center é tão útil para um analista de negócios quanto o Dr. Watson era para Sherlock Holmes.

Atue com base nos insights da mineração de processos

Após uma análise de verificação de conformidade, reúna os resultados e adapte suas descobertas ao contexto da empresa. Se você é um analista de negócios, seu objetivo é definir as razões das ineficiências do processo e sugerir ações.

Use insights de mineração de processos no seu relatório para apoiar suas conclusões. Os dados apoiarão suas sugestões e ajudarão a acelerar a transformação digital na organização. E não se esqueça de adicionar os humanos à equação. Confiando tanto em dados quanto em opiniões de especialistas, você obterá uma visão holística do processo e aumentará a satisfação e produtividade dos funcionários.

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Boa mineração!