Bain &Company identifica cinco comportamentos que impulsionam o sucesso da automação baseada em IA

Embora muitas empresas tenham passado 2023 a tentar abraçar as novas possibilidades reveladas pela IA Generativa, aquelas que agora mudam o seu foco das possibilidades teóricas para aplicações práticas de IA ganharão uma vantagem considerável sobre os seus concorrentes. No entanto, apesar dos benefícios, poucos o fazem hoje.

Isso está de acordo com um relatório recente da Bain &Company intitulado “The State of AI-Powered Automation”, que entrevistou 200 empresas para esclarecer o estado da adoção da IA em diversos setores.



Fonte:Bain &Company, "O Estado da Automação Alimentada por IA"

O relatório, de coautoria dos funcionários da Bain &Company, Ted Shelton (parceiro especialista) e Ian Barkin (consultor externo), identificou cinco comportamentos que programas de sucesso tendem a ter em comum. Ao compreender e aplicar esses comportamentos, sua organização pode aproveitar todo o potencial da automação alimentada por IA – além disso, você desbloqueará valor comercial significativo no processo.

Os cinco comportamentos que os principais programas de automação baseados em IA têm em comum

1. Proprietários de processos e PMEs lideram para garantir que os esforços de automação estejam alinhados com os objetivos de negócios

Ninguém está mais próximo dos processos de negócios do que os funcionários que os administram diariamente. Embora a orientação de alto nível de executivos e centros de excelência (CoEs) possa fornecer uma estrutura geral, são os especialistas no assunto (SMEs) que realmente impulsionam os programas de automação de alto nível.

Como salientam os autores no relatório, “a automação desprovida desta experiência é semelhante a um navio sem bússola”, e permitir que as PME ajudem a orientar o caminho “garantirá que os esforços de automação não sejam apenas tecnologicamente sólidos, mas também intrinsecamente alinhados com o tecido operacional e os objectivos únicos do negócio”.

Tendo reconhecido uma clara necessidade comercial de automação alimentada por IA, Thomas Earvolino, Diretor de Sistemas Financeiros e Melhoria de Processos da Canon EUA, procurou trazer a tecnologia para o departamento financeiro e contábil (F&A) da empresa. O processamento de faturas e outras tarefas tediosas eram propensos a erros manuais e ocupavam muito tempo da equipe de F&A. Com a missão do C-suite de explorar plataformas de automação, Earvolino conversou com funcionários de F&A para entender melhor quais eram seus pontos fracos e os tipos de plataformas que seriam úteis. Como as faturas recebidas não possuem um formato padrão, eles disseram a Earvolino que uma solução flexível seria o ideal.



Fonte:Bain &Company, "O Estado da Automação Alimentada por IA"

Com base nas informações dos funcionários, Earvolino identificou a UiPath Business Automation Platform (e a ferramenta UiPath Document Understanding em particular) como a mais adequada para a equipe de F&A. Todos estão satisfeitos com os resultados:o acúmulo de faturas desapareceu e os funcionários podem passar mais tempo construindo relacionamentos com os revendedores, em vez de digitar manualmente centenas de faturas por dia.

Hoje, a equipa de F&A da Canon EUA não só automatizou grande parte do processo de faturação, como também surgiu como um recurso para outros departamentos que procuram desenvolver as suas próprias automações. Este esforço colaborativo alinha-se com o objetivo da Canon de “ir além dos limites”, uma vez que os membros da equipa de F&A estão a dedicar o tempo poupado pela automação para ajudar os seus pares.

Earvolino também observou que seus esforços de automação “nunca tiveram a ver com redução de pessoal”. Em vez disso, o objetivo era encontrar uma forma de “reaproveitar o nosso pessoal para fazer coisas com mais valor acrescentado”. Em última análise, embora os executivos tenham ajudado a facilitar o programa de automação da Canon, foi a equipe de F&A que o impulsionou.

2. O sucesso não é julgado com base na adoção da automação, mas sim na obtenção de valor comercial em tempo hábil

Fonte:Bain &Company, "O Estado da Automação Alimentada por IA"

Ao começar a usar a automação, muitas empresas medem o sucesso com base no número de robôs na produção e nos funcionários que utilizam a tecnologia. Embora essas sejam métricas importantes a serem monitoradas, um programa deve, em última análise, ser julgado com base no valor que está gerando para o negócio.

No relatório da Bain &Company, os autores recomendam “um processo de validação rigoroso (muitas vezes com o endosso de um controlador financeiro)” para garantir que os processos automatizados criam valor financeiro suficiente. Além disso, “antes do início de qualquer projeto, as empresas devem identificar os incentivos de valor que o projeto terá impacto, os KPIs para medição dos resultados e um cronograma claramente definido”. Isso permitirá que o programa de automação seja dimensionado de forma eficiente e agregue valor de forma sustentável ao longo do tempo.

Como líder do setor há décadas e vencedora do prêmio UiPath AI10, a Intel sabe o que é preciso para obter valor com as novas tecnologias. Seu CEO desafiou a organização a “levar a IA para todos os lugares”, que foi o que Jeff Rittener, diretor comercial e gerente geral do grupo de comércio internacional, se propôs a fazer por meio da plataforma UiPath.  

O grupo de Rittener é responsável por cumprir as regulamentações do país, desobstruir as fronteiras em tempo hábil e interagir com os governos quando necessário. A Intel movimenta milhões de remessas ao redor do mundo 24 horas por dia, 7 dias por semana. Nesse tipo de escala, qualquer melhoria na eficiência significa grandes economias.

Depois que um erro de digitação no formulário de transação causou problemas em suas operações, Rittener decidiu que seu grupo precisava buscar a automação baseada em IA para atingir seu objetivo de “negociação sem dedos”. Os erros de digitação e as inúmeras horas que acompanham o processamento manual de transações tornaram-no um candidato fantástico à automação, e Rittener desafiou seu grupo a automatizar o processo usando recursos de aprendizado de máquina (ML) disponíveis na plataforma UiPath.

Os resultados foram incríveis. Em apenas quatro meses, a Intel classificou mais de 56 mil produtos com mais de 99% de precisão. Eles usaram o UiPath AI Center™ (uma ferramenta disponível na plataforma UiPath) e um modelo de ML para prever códigos de produtos que fluem em seu pipeline, reduzindo bastante o trabalho manual envolvido.  

A Intel planeja ampliar seu programa de automação para acompanhar volumes maiores e regulamentações em constante mudança. A principal conclusão é que, em vez de um foco inicial na disseminação da automação por toda a organização, Rittener e Intel identificaram primeiro um fluxo de trabalho que agregaria valor significativo ao negócio. 

Rittener se juntou a mim no palco do UiPath FORWARD VI. Assista ao replay da nossa conversa para obter mais detalhes sobre como a Intel cria e dimensiona um programa de automação de sucesso.

3. A adesão dos executivos é fundamental

Sem um forte apoio executivo, os programas de automação “terão dificuldades para garantir os recursos necessários e o impulso e a direção necessários”.

Como é esse suporte? De acordo com os autores do relatório da Bain &Company, isso envolve “navegar por possíveis obstáculos, garantir a colaboração entre departamentos e garantir um compromisso sustentado durante toda a jornada de automação”.



Fonte:Bain &Company, "O Estado da Automação Alimentada por IA"

A Quest Diagnostics conseguiu garantir o apoio da liderança sênior, envolvendo-os no início do processo. Robert Steliga, Diretor de Automação de Processos de Negócios da Quest, explicou que as conversas com executivos durante a fase de descoberta de processos os ajudaram a se alinhar às oportunidades de automação de maior ROI. Eles também perceberam que um fornecedor com um conjunto completo de ferramentas de automação baseadas em IA os ajudaria a maximizar a criação de valor.

Nota do editor:Steliga compartilhou a jornada de automação da Quest no UiPath FORWARD VI. A gravação é apresentada no Volume 2 de ‘The Best Bits’. Por tempo limitado, receba a sessão de Steliga e todos os ‘The Best Bits’ do FORWARD VI diretamente em sua caixa de entrada .

Steliga e sua equipe determinaram que a plataforma UiPath era a melhor opção para a Quest e trabalharam com consultores da UiPath para usar a automação para acelerar o processo de testes de COVID durante a pandemia. Os executivos reconheceram rapidamente a enorme eficiência que ferramentas como o UiPath Document Understanding trouxeram para os negócios.

Esse reconhecimento deu à equipe licença para explorar novas soluções. Steliga contou que, “ao sair da crise da COVID, olhamos para trás e dissemos:'ei, isso funcionou. Economizamos muito tempo e muito dinheiro. Por que não olhamos para isso de forma mais estratégica?'”

Eles fizeram exatamente isso e acabaram trazendo novos recursos de IA para seu programa de automação.

Agora, em 2023, começamos a construir modelos personalizados de IA e ML usando toda a plataforma UiPath. Isso nos colocou em uma posição muito boa porque agora temos experiência em toda a plataforma. 

Robert Steliga, Diretor de Automação de Processos de Negócios, Quest Diagnostics Incorporated

Embora a equipe de Automação de Processos de Negócios tenha fornecido a direção estratégica para sua jornada de automação, as primeiras vitórias ajudaram a garantir o suporte executivo para um escopo mais amplo. De acordo com Steliga, a liderança sénior reconhece agora tanto os benefícios “pesados” da automação, como a poupança de custos diretos, como os “leves”, como maior satisfação dos funcionários e mais tempo gasto com os pacientes.

4. Gerencie as mudanças de forma holística, garantindo que todas as partes interessadas estejam na mesma página 

Quando as empresas começaram a implementar a tecnologia de automação robótica de processos (RPA), há vários anos, algumas encontraram resistência por parte dos funcionários que temiam pelos seus empregos. Explicar aos funcionários que os robôs de software poderiam ajudá-los a fazer melhor o seu trabalho, em vez de substituí-los, ajudou a conseguir a adesão de todas as organizações.



Fonte:Bain &Company, "O Estado da Automação Alimentada por IA"

Um esforço semelhante é necessário com a automação alimentada por IA. Os autores do relatório da Bain &Company explicam que, à medida que novas tecnologias chegam ao mercado, "os funcionários enfrentam as incertezas dos novos sistemas, das alterações nas funções profissionais e da mudança de responsabilidades. A gestão eficaz da mudança aborda estas preocupações de frente, facilitando a compreensão, promovendo a adaptabilidade e construindo a propriedade colectiva da nova direcção".

Aprofunde-se:como as estratégias de gerenciamento de mudanças impulsionam a adoção da automação

Os programas de automação que não enfatizam o apoio dos funcionários estão fadados ao fracasso. É por isso que, “numa era de rápidos avanços tecnológicos, o verdadeiro diferencial para organizações de sucesso é a sua capacidade de gerir a mudança de forma holística, garantindo que todas as partes interessadas estejam alinhadas, capacitadas e investidas na condução dos projetos de automação até à conclusão”.

Desde o início da sua jornada de automação, o grupo de telecomunicações Orange Spain reconheceu a importância de entregar resultados a todos os seus stakeholders, especialmente aos colaboradores. Javier Castellanos dirige a Robot Factory na Orange Spain.

Pelas próprias estimativas da empresa, economizou 100 milhões de euros desde 2017.

Desde que começou com uma equipe de 13 pessoas de diversas unidades de negócios, a Robot Factory conta hoje com mais de 100 funcionários e se tornou amplamente conhecida em toda a empresa. Eles também implantam “embaixadores de RPA” que trabalham com equipes de toda a organização para identificar oportunidades de automação.

Mas embora a Robot Factory tenha hoje um forte apoio dos funcionários, no início foi um pouco difícil.

No início, houve preocupação entre os funcionários de que os robôs estariam “roubando seus empregos” e eles seriam demitidos. Então…fizemos um vídeo sobre essa primeira implantação do robô e como ela ajudou o funcionário. E mostrámos isso a toda a organização, destacando claramente como os robôs de software podem ajudar os indivíduos a libertarem-se deste tipo de tarefas, permitindo-lhes realizar trabalhos de maior valor que aproveitam o seu próprio talento.

Javier Castellanos, chefe de fábrica de robôs, Orange Espanha

Castellanos também observou que a formação dos funcionários em automação “tem sido fundamental para o sucesso da iniciativa – por um lado, para reduzir o medo da tecnologia, mas também para motivar os funcionários a mudar a forma como operam o negócio”. Hoje, qualquer funcionário da Orange Espanha pode sugerir ideias de automação através do site interno da Robot Factory, bem como acompanhar o progresso em tempo real.

Os funcionários da Castellanos e da Robot Factory conseguiram manter as partes interessadas satisfeitas por meio de suas iniciativas de automação. Os executivos estão entusiasmados com as poupanças significativas proporcionadas pela automação, enquanto os funcionários e clientes estão satisfeitos com as experiências melhoradas que ela proporciona.

5. Aloque recursos liberados pela automação para áreas de crescimento dentro da organização

Muitos executivos presumem que o objetivo final de um programa de automação é aumentar a eficiência. Como apontam os coautores do relatório Shelton e Barkin, isso é apenas o começo. A maior parte do ROI da automação alimentada por IA surge após os ganhos de eficiência, quando as organizações podem mobilizar pessoas e investimentos em áreas de crescimento.



Fonte:Bain &Company, "O Estado da Automação Alimentada por IA"

O que isso significa depende especificamente das características únicas de cada empresa. Em alguns casos, as equipes que economizam muito tempo por meio da automação continuam em suas mesmas funções e se concentram em tarefas que agregam mais valor dentro de sua alçada. Noutros, as empresas descobrem que podem agregar maior valor transferindo funcionários para outras áreas que beneficiariam das suas competências e criatividade.

Independentemente das especificidades, os autores do relatório da Bain &Company enfatizam que “o elemento humano permanecerá no centro da empresa, mesmo numa era dominada pela IA e pela automação”. A pesquisa revelou que 64% dos entrevistados não prevêem reduções na força de trabalho ou aumento nas contratações após a adoção da automação alimentada por IA.

A empresa de semicondutores Applied Materials sabia desde o início que queria crescer com a automação. De acordo com Heather Whitfield, gerente de automação de processos e testes da Applied Materials, “não queríamos economizar algumas horas aqui e ali, estávamos procurando um novo conjunto de ferramentas que mudasse a forma como trabalhamos”. Eles concentraram seus esforços iniciais no departamento financeiro, que enfrentou um desafio formidável:fornecer maior apoio interno aos parceiros de negócios sem aumentar os recursos. Isso significava que a equipe financeira precisava de uma solução de automação para se tornar mais eficiente, bem como de um plano para fornecer maior suporte com o tempo economizado.

Ao “agir tudo desde o primeiro dia”, a Applied Materials “alcançou o sucesso da automação em escala e velocidade que a maioria das empresas invejaria”, economizando mais de 125.000 horas. Muitas organizações não apenas invejam esse resultado – elas o veem como o objetivo final de um programa de automação.



Materiais Aplicados era diferente. Eles usaram a economia de tempo e recursos desbloqueada por meio da plataforma UiPath para “tomar decisões melhores, mais rápidas e mais inteligentes que ajudaram a impulsionar o crescimento”, bem como transferir pessoas e recursos para pesquisa e desenvolvimento.

Os primeiros a adotar a automação baseada em IA terão uma vantagem significativa

Esses comportamentos fornecem um modelo para que todos os tipos de empresas alcancem resultados reais usando a automação para colocar a IA em funcionamento. Mas, como observam os autores do relatório, “parece claro que a automação alimentada pela IA, incluindo a IA generativa, criará uma barreira maior entre as organizações que têm um plano e aquelas que não o têm – amplificando a vantagem e colocando os primeiros adoptantes em posições mais fortes durante a reconfiguração do mercado que se aproxima”.

Portanto, para obter o ROI máximo de seus esforços de automação baseados em IA, mantenha essas práticas recomendadas em mente e comece o mais rápido possível. Ao fazer isso, você colocará sua organização em uma ótima posição para ter sucesso na era da IA.