O que são cartas de treinamento e como são usadas?

Os cartões de coaching são um componente crítico de um programa abrangente de gerenciamento de mudanças. Eles são usados ​​para garantir que a mudança que uma organização implementou está realmente funcionando conforme o planejado. O uso de cartões de coaching cria uma oportunidade não ameaçadora de se encontrar com as pessoas que estão vivendo a mudança em suas vidas diárias e ajudá-las a ter sucesso. Os cartões de coaching foram elaborados por gerentes de projeto que viram várias e grandes mudanças organizacionais desaparecerem após algumas semanas ou meses. Os cartões de treinamento por si só não garantem uma mudança perfeita, mas são uma parte essencial da mudança após o término da instalação e do treinamento e novos comportamentos são esperados. A sustentabilidade de longo prazo pode ser gerenciada com uma abordagem cíclica para usar os cartões de coaching e resolver os problemas descobertos na última rodada de cartões.

Nunca subestime a importância de manter a liderança engajada enquanto impulsiona novos comportamentos e quebrar quaisquer barreiras que estão sendo experimentadas conforme novos processos tomam conta. Os cartões de coaching fornecem o motivo certo para envolver os funcionários, ao mesmo tempo que fornecem dados valiosos sobre como a organização realmente funciona. Os líderes devem sair aleatoriamente e conduzir os próprios cartões de treinamento e ver o que aprenderam sobre a mudança em questão.

Os cartões de coaching analisam três perspectivas de uma posição:Atividades, Relatórios e Documentos e Resultados por posição, não por pessoa. A intenção do cartão de coaching é revelar as dificuldades e sucessos causados ​​pela mudança em direção à nova norma desejada. É normal que mais de 80 por cento das dificuldades identificadas sejam questões a serem resolvidas pelos líderes; menos de 20% será porque os funcionários estão resistindo à mudança. Ao projetar os cartões para refletir as posições em relação aos indivíduos, a entrevista é útil para o funcionário, em vez de ser intimidante. Em uma das primeiras implementações do processo de cartão de coaching, os funcionários receberam os cartões de coaching um dia antes de os líderes aparecerem para fazer as perguntas. Os funcionários ficaram aliviados ao ler as perguntas e ver as expectativas escritas de forma concisa. A reação mais comum foi:“Isso é ótimo. Agora finalmente entendo exatamente o que devo fazer e quais itens são os mais importantes para eu me concentrar. ”

Usando o processo de cartão de coaching, todas as novas mudanças em sua organização podem ser observada em ação. Qualquer desvio do resultado pretendido será identificado e gerenciado. Sem esse processo, as pessoas poderiam continuar usando programas ou processos antigos sem serem detectadas e prejudicar o sucesso geral. Esses cartões fornecem dados confiáveis ​​e reduzem as decisões subjetivas sobre o quão bem a implementação está sendo aceita. Nenhum grupo será capaz de entregar menos sem que os gerentes locais saibam com antecedência sobre os problemas de desempenho.

Aqui está um exemplo de como funciona o processo. Uma organização estava tentando mudar a posição do artesão de manutenção. O artesão relatou que estava dando feedback por escrito sobre como cada ordem de serviço foi realmente concluída, mas as pessoas que deveriam documentar essas notas não estavam fazendo sua parte. Isso foi confirmado quando a ordem de serviço teve que ser executada novamente e o feedback que foi fornecido anteriormente não ficou evidente na próxima rodada de ordens de serviço. A partir desse comentário no cartão de treinamento, o grupo de liderança entrou em ação. O processo de negócios para concluir as ordens de serviço foi revisado para determinar onde a falha estava ocorrendo e quais posições no processo tinham uma função. As pessoas que trabalharam nessas outras posições foram convocadas para entender seus obstáculos para fazer o processo funcionar e planos foram feitos para retrabalhar todo o processo de negócios. Repetidamente, os problemas foram documentados nos cartões de coaching e as soluções facilitadas pela liderança. Este é o poder da informação resultante das cartas de coaching. Nenhuma implementação deve falhar se os líderes ouvirem e agirem de acordo com os resultados dos cartões. Dezenas de problemas geralmente surgem após uma grande mudança organizacional. Uma equipe de líderes deve revisar os resultados resumidos e priorizar quais questões abordar primeiro:Em seguida, eles devem agir de acordo com os planos, seguido por outra rodada de cartões de coaching para medir o progresso.

O documento PDF encontrado abaixo é um amostra de um cartão de coaching para um planejador / programador de manutenção. As perguntas representam todos os aspectos da mudança pela qual esta organização estava passando para concluir seu programa. Essa lista não representa todas as tarefas que esse cargo precisa realizar, mas inclui tudo o que as pessoas nessa posição precisam fazer para cumprir essa mudança. O tipo de mudança não é importante. Não importa se a organização está mudando seu processo de manutenção ou se está implementando um novo software de contabilidade ou mesmo fundindo duas empresas. Qualquer mudança significativa que exija que os funcionários façam as coisas de maneira diferente é o momento perfeito para utilizar os cartões de coaching para garantir que a mudança seja incorporada à sua cultura e se torne a nova norma.

Este artigo apareceu na edição de maio do boletim informativo RxToday da Life Cycle Engineering.

Baixe o cartão de treinamento de amostra (PDF)