Garantia de qualidade na gestão de materiais MRO

Você já ouviu falar de um cara que queimou um equipamento rotativo totalmente novo porque foi instalado sem óleo? Esse pequeno descuido custou $ 80.000 para uma substituição quando a lubrificação adequada teria custado menos de $ 100. Que tal os caras que cortaram uma seção de sua linha de alimentação de matéria-prima e descobriram que a peça de reposição era um pouco curta demais para caber na lacuna? Esse erro custou milhares de dólares em reparos não planejados e, potencialmente, centenas de milhares em perda de produção!

Engenheiros, compradores e outros muitas vezes se esforçam e gastam muito para projetar e comprar novos equipamentos, peças sobressalentes essenciais ou outros materiais essenciais de manutenção, reparo e operações (MRO). No entanto, muitas vezes, um elemento crítico do processo de aquisição - garantia de qualidade - é negligenciado ou subotimizado.

Claro, o pessoal de recebimento realiza uma inspeção superficial de muitos materiais recebidos, mas isso principalmente com o propósito de verificar a contagem, reconciliar a papelada ou certificar-se de que, se um item é suposto ser um kafloogle, ele realmente é um kafloogle - ou pelo menos se parece com um. Muitas vezes, isso não é suficiente para garantir a instalação, operação e manutenção seguras e confiáveis ​​de seus ativos. Além disso, mesmo quando alguma forma de inspeção de material comprado (PMI) é necessária, as práticas internas e a infraestrutura do sistema costumam ser inadequadas para realizar uma inspeção eficaz e rastrear o material durante o processo.

Este artigo descreve algumas etapas a serem consideradas para garantir que você tenha um processo de garantia de qualidade (QA) eficaz em vigor para seus materiais de MRO.

Identifique claramente os itens afetados
É mais fácil falar do que fazer. As políticas e procedimentos corporativos e / ou locais às vezes fornecem orientação geral sobre os tipos de itens a serem inspecionados com base na criticidade ou outros critérios. Mas essas informações podem estar incompletas ou desatualizadas e geralmente não identificam os números de peça específicos afetados. A engenharia também é uma fonte importante de especificações técnicas em itens como materiais de projeto e novas peças de reposição. Os fabricantes e fornecedores também podem ser solicitados a testar certos aspectos de qualidade antes de enviar materiais específicos e fornecer documentação mostrando que eles atendem às especificações. Em muitos casos, é recomendado, se não for necessário, que esta documentação seja revisada ou mesmo verificada de forma independente antes que os materiais recebidos sejam aceitos.

Se você finalmente identificar apenas um item que requer inspeção ou 1.000, o melhor Uma maneira de gerenciar o PMI é ter cada um deles claramente sinalizado no sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) ou sistema de gerenciamento de ativos corporativos (EAM) no nível da peça para que todos saibam quais requerem inspeção na chegada.

Comunique-se com compras, fornecedores e recebimento Os requisitos do PMI devem ser delineados em qualquer requisição de compra e repassados ​​ao pedido de compra associado. Esta é uma informação importante que o comprador pode precisar incluir em uma solicitação de cotação (RFQ) ou mesmo em um pedido de compra de confirmação para que o fornecedor saiba exatamente o que se espera dele antes do envio, ou pelo menos o que você está procurando recibo. Simplesmente passar um sinalizador de “inspeção necessária” ou mesmo algum tipo de código de inspeção de seu CMMS / EAM pode ser suficiente ou pelo menos útil internamente. Com ou sem essas informações, no entanto, é uma boa ideia indicar claramente em algum lugar no corpo do pedido de compra o tipo de PMI que será executado (por exemplo, verificação dimensional, verificação de material, análise química, verificação de documentação, etc.) também como os parâmetros e tolerâncias específicos que determinarão se o material é aceitável.

O mais importante é certificar-se de que, quando um item chegar em sua doca, sua equipe de recebimento possa determinar facilmente se precisa ou não de algum tipo de inspeção. Isso eliminará dúvidas, minimizará atrasos no processamento e garantirá que os materiais adquiridos atendam aos requisitos de inspeção de entrada antes de serem estocados, entregues ou, o mais importante, instalados.

Use inspetores devidamente qualificados
Uma armadilha comum em muitas operações é confiar na sempre popular “inspeção do usuário final” para garantia de qualidade. Embora essa prática possa ser apropriada para suprimentos de rotina, ela não garante qualidade - ou qualquer outra coisa, nesse caso - e deve ser desencorajada para materiais MRO. Não há como determinar se o “usuário final” é a pessoa certa para realizar a inspeção, se essa pessoa sabe o que procurar ou se já fez alguma inspeção no material.

Outra prática comum é colocar a responsabilidade de verificar os materiais recebidos diretamente sobre os ombros do departamento de recebimento. Embora isso melhore as chances de que alguma inspeção seja realizada antes que o material seja liberado, também não oferece nenhuma garantia de que as pessoas certas estão olhando para as coisas certas. Por exemplo, o pessoal de recebimento devidamente treinado deve ser capaz de usar um micrômetro para fazer medições básicas ou verificar a documentação fornecida pelo fornecedor / fabricante. Mas alguns itens podem exigir análise laboratorial ou avaliação por engenheiros ou funcionários de manutenção qualificados para determinar se eles estão dentro das especificações.

Em vez de colocar todo o fardo no recebimento para identificar e concluir a inspeção necessária (que em muitos casos é injusto na melhor das hipóteses e perigoso na pior), é mais apropriado simplesmente alertar a equipe receptora por meio do pedido de compra e / ou CMMS / EAM que alguém (talvez recebendo, talvez não) precisa tomar medidas adicionais para verificar as especificações de o item antes de ser aceito. Quem é a pessoa certa depende do tipo de inspeção necessária e das habilidades de diferentes indivíduos, e deve ser especificado nos procedimentos do PMI.

Não deixe as decisões de aprovação / reprovação ao acaso
Definir claramente os requisitos de inspeção. O que estamos verificando? Quais ferramentas são necessárias? Que informações adicionais são necessárias? Tudo isso deve ser explicado antes do início da inspeção.

Certifique-se de que todas as tolerâncias permitidas sejam especificadas. Se um item deve ter 30 centímetros de comprimento, 11,5 polegadas é o suficiente? 12,25 polegadas é demais? Existem padrões ou medidores de operação / proibição para comparação? Não deve haver dúvida se um item atende aos critérios aceitáveis.

Mais importante, certifique-se de que todas as informações de inspeção sejam capturadas em documentos escritos que tenham conteúdo e controles de revisão apropriados. Certifique-se de que todos os pedidos de compra façam referência ao documento específico (por título, data e revisão) que será usado como base para a inspeção.

Documente os itens não conformes
Qualquer item que não atenda aos padrões de qualidade especificados deve ser retido para resolução e descarte, e as discrepâncias devem ser documentadas imediatamente. Se for tomada a decisão de rejeitar o material, ele deve ser devolvido ao fornecedor por meio de um processo de “devolução ao fornecedor” de prática recomendada. Caso o material seja aceito apesar do problema de qualidade, o fornecedor deve ser avisado. Um registro da não conformidade deve ser emitido descrevendo o que há de errado com o material, por que foi aceito e o impacto potencial que a não conformidade poderia ter no fluxo posterior (se houver).

Rastreie o material durante o processo
Alguns sistemas CMMS / EAM fornecem a capacidade de rastrear o material através do processo PMI. Em um mundo ideal, o sistema seria capaz de rastrear o material através do recebimento, entrada e saída da inspeção, e até o depósito ou seu destino final, sem nunca perder visibilidade para ele. Também permitiria a realização de ensaios destrutivos, respondendo por uma parte do material sendo consumido no próprio processo de inspeção. Isso nem sempre é possível, então, no mínimo, o sistema deve evitar que o material do PMI seja exibido como estoque disponível até que a inspeção seja concluída e seja considerada aceitável.

Avalie a eficácia do seu processo
O objetivo principal do PMI é garantir que seus materiais sejam utilizáveis. No entanto, um processo de PMI robusto também fornecerá a capacidade de medir e gerenciar o desempenho do fornecedor. Se você descobrir que tem fornecedores que continuamente lhe enviam material não conforme, talvez você deva considerar um fornecedor alternativo. Se você achar que um determinado fornecedor sempre ou de forma consistente atende às especificações, talvez você não precise inspecionar seus materiais com tanta frequência.

Não seja mesquinho e tolo
Certo, talvez não muitos itens de MRO exijam esse tipo de atenção. Mas aqueles que o fazem são geralmente caros, possivelmente feitos sob medida, com longos prazos de entrega e podem ter um impacto negativo significativo em sua operação se não forem tratados de forma adequada, conforme evidenciado pelos exemplos citados acima. Não presuma que você não possui materiais aos quais isso se aplica. Avalie cuidadosamente todos os seus itens de MRO e, se apenas um exigir algum tipo de garantia de qualidade de entrada, vale a pena o tempo, esforço e despesa para estabelecer um processo robusto antecipadamente, em vez de sofrer as consequências de estar despreparado.

Este artigo apareceu pela primeira vez na edição de abril do RxToday da Life Cycle Engineering.

Sobre o autor:
Doug Wallace é um especialista no assunto de gerenciamento de materiais da Life Cycle Engineering (LCE), uma consultoria com sede em Charleston, SC Doug tem mais de 20 anos de experiência prática em gerenciamento de cadeia de suprimentos na indústria de semicondutores, incluindo cargos em controle de produção, envio / recebimento , inspeção de recebimento, gestão de estoque de produtos acabados e peças sobressalentes, planejamento de materiais, atendimento ao cliente, planejamento de capacidade global e planejamento de produção global. Nos últimos oito anos, Doug forneceu educação em gerenciamento de materiais, treinamento e serviços de consultoria para clientes em uma variedade de setores diferentes. Doug pode ser contatado em [email protected]. Para obter informações adicionais, visite www.LCE.com ou ligue para 843-744-7110.