Custos e benefícios do software de manutenção:como justificar seu investimento em CMMS

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Orçamento para software de manutenção

Os custos de manutenção do software serão maiores do que você imagina!

Ao comprar um programa de software CMMS/manutenção, muitas vezes você precisa justificar a compra em termos de custos e economias esperados para sua gestão. Isso pode ser difícil de fazer e bastante tedioso. Você precisa coletar tanto os possíveis custos envolvidos quanto os benefícios.

Com isso você pode tomar as decisões corretas não apenas sobre a compra do software CMMS, mas também sobre o tipo de produto que deseja, bem como o orçamento que deve ter para ele.


A aquisição e o uso do software CMMS para o seu programa de manutenção incorrerá em uma variedade de custos. Esses custos não são apenas financeiros. Além disso, haverá outros custos (tempo gasto) para implementação, formação, utilização contínua e assim por diante. Observe que alguns custos são exclusivos do software instalado localmente, enquanto outros são exclusivos do software baseado em nuvem (SaaS – software como serviço).

1. Custos de licença de software CMMS

Isso representa o custo da licença de software para software local. Geralmente, esse é um custo único, a menos que você queira comprar atualizações.

2. Custos de suporte contínuo

Este será o custo dos contratos de suporte de software que normalmente envolverão manutenção e atualizações do fornecedor de software para software local. Geralmente, esse suporte de software inclui atualizações e upgrades, além de suporte se você tiver problemas ao usar o software.

3. Custos de consultoria e treinamento

Pode ser necessário contratar consultores locais (do fornecedor do software ou de alguma outra empresa) para configurar o software, realizar outras configurações ou fornecer treinamento aos funcionários. Você precisa orçamentar os custos reais desse tempo de consultoria. Além disso, coisas como o tempo gasto pelos funcionários aprendendo a usar o software, os custos do departamento de Tecnologia da Informação para configurar qualquer hardware ou outra configuração inicial e assim por diante.

4. Outros custos de software e hardware

Para executar o software e seu banco de dados, você precisará de computadores e servidores. Você também pode precisar adquirir outro software de terceiros para executar o sistema. Por exemplo, software de banco de dados, licenças de sistema operacional, software de servidor web e assim por diante. Se você estiver usando código de barras, talvez precise comprar leitores de código de barras e outros softwares.

5. Custos de assinatura anual/mensal

Se você estiver comprando uma solução em nuvem na qual faz login e usa uma solução hospedada, pagará uma taxa mensal ou anual em vez de uma taxa de licença única. Geralmente, os custos e atualizações de suporte estão incluídos nessas taxas.

6. Custos de migração de dados

Isto envolve o custo de transferência de dados de um sistema existente ou de cópia de dados de planilhas ou papel para o novo sistema. Embora isso seja algo que a própria equipe de manutenção pode fazer. Ainda há um custo devido às horas de trabalho gastas fazendo isso. Serviços de planta revista tem um artigo “Converter dados para um novo CMMS pode não ser tão fácil quanto você pensa ”Isso cobre algumas das armadilhas.

7. Custos de gerenciamento do sistema

Os custos envolvidos para alguém manter o próprio sistema de software. Por exemplo, fazer backups regulares, configurar usuários, fornecer suporte técnico e outros serviços continuamente.

Benefícios do programa de software de manutenção

1. Reduções nas quebras de equipamentos devido a uma melhor manutenção

Com o programa de software de manutenção preventiva você planejará melhor a manutenção do equipamento e terá menos probabilidade de pular a manutenção preventiva. Isso significa que você deverá começar a ver menos quebras de equipamento ao longo do tempo.

2. Reduções nos custos de horas extras devido a menos avarias

Menos quebras de equipamentos significam menos emergências de manutenção quando todos são necessários no convés para consertar as coisas rapidamente. Portanto, você deverá ver custos menores com horas extras, já que os técnicos de manutenção deveriam fazer menos horas extras para consertar equipamentos críticos que quebraram.

3. Melhor gerenciamento do backlog de manutenção

O trabalho de manutenção pendente que não foi realizado é chamado de backlog de manutenção. Com o software CMMS, você poderá acompanhar melhor os trabalhos de manutenção devidos, bem como os itens que escaparam. Você pode aprender mais sobre isso em “Como gerenciar o backlog de manutenção de equipamentos “.

4. Reduções em conflitos de cronograma

Haverá menos conflitos de cronograma devido ao planejamento da manutenção ao mesmo tempo em que o equipamento é necessário para as operações. Isso pode ser um grande benefício. Se você planejou uma manutenção crítica em um equipamento, mas ela entra em conflito com os cronogramas de produção ou operações, você não será muito popular!

Os calendários de manutenção de equipamentos criados a partir do seu software CMMS podem ajudá-lo a planejar manutenções futuras e reprogramar conforme necessário. Você pode aprender mais sobre isso em “Como agendar manutenção preventiva com um calendário de manutenção “.

5. Custos reduzidos devido à maior vida útil dos ativos

Devido a uma melhor manutenção, a maioria dos equipamentos durará mais antes de precisar ser substituída. Isso reduz os custos de capital de compra de novos equipamentos ao longo do tempo.

6. Melhor gerenciamento de inventário

Um melhor gerenciamento de estoque é uma fonte significativa de economia. Devido a um melhor planejamento de manutenção, você manterá menos peças sobressalentes desnecessárias e possivelmente caras. Você reduzirá os atrasos na correção de avarias porque não possui peças sobressalentes. Além disso, você poderá avaliar melhor os fornecedores de peças quanto à qualidade e confiabilidade.

7. Melhor análise de problemas e melhores relatórios de gestão

O software de manutenção o ajudará a gerar estatísticas sobre seu desempenho. Você pode compartilhar isso com a gerência. Eles têm uma visão melhor do desempenho do departamento de manutenção e também recebem avisos sobre possíveis problemas.

Por exemplo, aumentos inesperados na lista de pendências de manutenção, aumento dos custos de manutenção de equipamentos e assim por diante. Você pode aprender mais sobre essas métricas e como usá-las em “3 métricas de manutenção rápida para planejadores de manutenção “.

8. Padronização dos trabalhos de manutenção

Com um bom software CMMS você pode criar modelos de tarefas de manutenção padrão para criar ordens de serviço. As instruções sobre como realizar a manutenção podem ser padronizadas nesses modelos. Isso torna mais fácil treinar novos técnicos, bem como melhorar os padrões de manutenção.

9. Melhor satisfação do usuário/cliente

Reduções nas quebras de equipamentos e melhor planejamento ou manutenção preventiva criarão uma melhor impressão.  Os planos de manutenção têm menos probabilidade de interferir nas operações ou atrasar a entrega do produto.
Você pode ver um exemplo de estudo de caso “Estudo de caso de benefícios e retorno do investimento do CMMS ” que na verdade ensina como calcular todos os benefícios acima para ajudá-lo a calcular o retorno do investimento (ROI)  do seu software CMMS.

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Use-o para descobrir os custos e benefícios envolvidos no uso de software de gerenciamento de manutenção.  Isso o ajudará a explicar melhor à sua gerência por que você deve adquirir um programa de software de manutenção!

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