Identifique e evite excessos de custos nas ordens de serviço de manutenção

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O rastreamento dos custos das ordens de serviço de manutenção pode ser um desafio. Por exemplo, você executa um grande programa de manutenção de equipamentos e cria centenas de ordens de serviço por mês. Quão bem você está alertado sobre problemas de uso de materiais e mão de obra?

Não ser capaz de rastrear esses itens geralmente resultará em custos inesperados que ultrapassarão seu orçamento. Além disso, ficar atento a excessos pode alertá-lo sobre possíveis problemas. Por exemplo, você estima que uma tarefa de manutenção de equipamento deve levar sessenta minutos. No entanto, a ordem de serviço levou noventa minutos para ser concluída. O técnico cometeu erros por falta de treinamento ou experiência.

Isso já aconteceu com você?

Uso de software de manutenção para rastrear custos de ordens de serviço

O software de gerenciamento de manutenção (também conhecido como CMMS) pode ajudá-lo a rastrear o custo real das ordens de serviço de manutenção e as horas de mão de obra gastas em comparação com as estimativas. Como é que isso funciona?

Você cria uma “biblioteca” de tarefas de manutenção padrão que detalham como cada trabalho deve ser realizado. Em seguida, use essas tarefas como modelos para criar ordens de serviço. Os custos e horas de mão de obra inseridos no modelo de tarefa de manutenção são estimativas de quanto tempo a ordem de serviço levaria para ser concluída. Esses valores são copiados em ordens de serviço criadas a partir da tarefa como valores padrão.

Digamos que o custo e o tempo necessário para concluir a ordem de serviço sejam diferentes. Atualize isso na ordem de serviço. Você pode usar essas informações para criar relatórios úteis de ordens de serviço. Compare a duração estimada de uma ordem de serviço com a duração real para identificar possíveis problemas.

Por exemplo, abaixo temos um exemplo de Relatório de histórico de categoria mostrando ordens de serviço com sua duração estimada, bem como a duração real. Em 29/08/2022 vemos uma ordem de serviço que estava estimada para ser concluída em 60 minutos, mas foi concluída em 20 minutos. Embora isso não seja um excesso, ainda é uma boa ideia abrir a ordem de serviço para verificar por que o tempo real demorou menos do que o estimado.
Fig 1. Relatório de categoria mostrando custos de ordens de serviço de manutenção (FastMaint CMMS)
A estimativa excessiva de custos e mão de obra também pode fazer com que você pré-aloque a maior parte do seu orçamento. Isso deixará você com muito pouco para outros itens de prioridade e menor urgência. Por exemplo, treinamento, contratação de pessoal adicional, substituição de ferramentas e muito mais.

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Com centenas de programas disponíveis, pode ser difícil encontrar o ajuste perfeito. Use este guia gratuito para encontrar o melhor programa de gerenciamento de manutenção para suas necessidades.

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