6 dicas à prova de balas para implementar com sucesso uma solução RTLS

Os sistemas de localização em tempo real (RTLS) estão se tornando uma abordagem cada vez mais econômica para rastrear, localizar e monitorar com precisão todos os tipos de ativos de negócios valiosos à medida que se movem de um lugar para outro.

Tanto é assim, na verdade, que as plataformas RTLS abriram caminho em vários setores - de manufatura e construção a saúde, gerenciamento de emergência e hospitalidade. E se você está se perguntando o que é necessário para implementar com sucesso uma solução RTLS, você veio ao lugar certo.

Para começar, as soluções RTLS usam uma variedade de tecnologias de localização, incluindo - ultrassom, identificação por radiofrequência (RFID), infravermelho, banda ultralarga (UWB), WiFi e Bluetooth de baixa energia (BLE). Além do mais, a maioria dos sistemas funciona a partir de uma combinação dessas tecnologias, dependendo do nível de precisão necessário para uma aplicação específica.

Leitura adicional:Tecnologias de localização de ativos e processo de seleção

Portanto, antes de fazer uma grande jogada, você provavelmente deve mapear um plano de implementação sólido. E para dar a você um início rápido, aqui está um plano fundamental para o sucesso, com base em nossos anos de experiência no desenvolvimento de software RTLS acessível, confiável e fácil de usar.

1) Desenvolva seu caso de negócios RTLS

Como você sem dúvida sabe, os investimentos bem-sucedidos fornecem valor de negócio mensurável - razão pela qual é sempre uma boa ideia começar com um caso de negócio sólido que transmita claramente a necessidade iminente e os benefícios previstos de qualquer projeto proposto.

Portanto, quando se trata de adotar uma plataforma RTLS, você vai querer elaborar um caso de negócios, baseado em uma análise de "mergulho profundo", que inclui o seguinte:

Uma declaração de necessidade claramente articulada

Identifique o (s) problema (s) que você pode resolver prontamente com um RTLS, usando dados, sempre que possível, para fazer seu caso. Por exemplo, a quantidade de recursos valiosos e o tempo precioso que sua empresa gasta procurando ativos essenciais quando você precisa deles. Ou o custo crescente de substituição de ativos perdidos, roubados ou quebrados.

Você também pode usar exemplos específicos para transmitir o impacto positivo que um sistema como este pode ter na segurança dos funcionários, atendimento ao cliente e / ou conformidade regulamentar.

Metas SMART para obter resultados financeiros positivos

Como acontece com qualquer investimento em tecnologia desse escopo, é importante ter como objetivo um retorno financeiro saudável. Isso significará identificar um conjunto de metas SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com limite de tempo) para ajudá-lo a chegar lá.

Ao criar essas metas, certifique-se de considerar os resultados quantitativos tangíveis - o retorno sobre o investimento (ROI) - bem como os resultados qualitativos mais intangíveis - o valor do investimento (VOI). Por exemplo, a economia obtida com a redução da perda de ativos em 75% em 12 meses aumentará seu ROI; ao passo que o aumento da produtividade e da eficiência do processo irá para a coluna VOI.

Indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Ao rastrear seu progresso em direção ao cumprimento de suas metas, você também precisará estabelecer os indicadores-chave de desempenho para medir o sucesso. Da mesma forma, identifique as métricas de linha de base para cada KPI, para usar no cálculo de qualquer melhoria significativa após implementar seu novo sistema de localização de ativos.

Mudanças antecipadas nas necessidades de negócios pós-implementação

Nenhuma dúvida sobre isso. As necessidades de negócios mudam com o tempo - é por isso que você desejará garantir que sua solução de rastreamento de ativos possa, de fato, evoluir para acomodar essa mudança.

Digamos que seu plano estratégico de crescimento e desenvolvimento exige a duplicação de seu espaço de depósito nos próximos dois anos ou a simplificação de certos sistemas de TI. Essas são informações importantes para selecionar uma solução adequada - como AirFinder RTLS - que pode ser dimensionado para atender aos seus critérios de precisão, visibilidade e custo de propriedade, ao longo do tempo.

Uma lista de sistemas de TI existentes

Cada empresa tem sistemas de TI existentes que são essenciais para sua operação - por exemplo, software de contabilidade ou gerenciamento de armazém - muitos dos quais devem ser integrados ao seu novo RTLS. Portanto, seu caso de negócios deve incluir uma lista dos principais sistemas já implantados, departamento por departamento, para usar na seleção de um RTLS que funcione bem com sua infraestrutura de TI atual.

2) Identifique suas partes interessadas e traga-as para a mesa

O cérebro humano é, na verdade, programado para resistir às mudanças - é por isso que temos tanta dificuldade em incorporar mudanças em nossas rotinas, apesar de quaisquer benefícios que possamos obter delas.

E vamos enfrentá-lo, projetos em toda a empresa, como a implementação de uma solução RTLS, exigirão muitas mudanças em sistemas, processos e responsabilidades de trabalho.

É aí que entra a adesão das partes interessadas. Ao garantir que todos com interesse no resultado - do design ao lançamento até a implementação completa - tenham a oportunidade de opinar sobre o novo sistema, você vai aliviar um pouco da resistência inevitável em a extremidade dianteira.

Claro, você provavelmente está se perguntando como isso pode acontecer em uma empresa com centenas ou milhares de funcionários. Bem, a resposta é simples. Comece trazendo os executivos, chefes de departamento, líderes de equipe e gerentes de TI para a mesa, com o objetivo de capacitá-los a educar o resto de sua força de trabalho.

Pense nessas partes interessadas principais como o “grupo de trabalho” do seu projeto RTLS, reunido para fornecer suas contribuições e feedback sobre questões como como a solução proposta afetará a cultura da empresa e seu impacto em trabalhos individuais e departamentos inteiros.

Certifique-se de destacar os benefícios e ganhos financeiros específicos que você espera alcançar, ao mesmo tempo que cita histórias de sucesso de outras empresas semelhantes.

Da mesma forma, reserve um tempo para fazer um brainstorming e criar um conjunto de casos de uso (ou tipos de problemas a serem resolvidos), com base no número e tipo de ativos a serem rastreados, onde, em que grau e em que escala ao longo do tempo. E deixe-os saber que você precisará de seus conhecimentos após o lançamento inicial para gerenciar o processo de implementação, avaliar o progresso contínuo e idealizar novos casos de uso com base nas necessidades de mudança, daqui para frente.

3) Selecione um Parceiro de Solução Adequado

O resultado final para qualquer implementação de RTLS bem-sucedida está na escolha de um parceiro de solução de ajuste certo - um fornecedor confiável com histórico comprovado. Aquele que entende seus requisitos exclusivos de negócios e investe na descoberta de uma solução eficaz (não apenas vendendo algo na prateleira).

Um bom parceiro também fornece treinamento ao usuário final e suporte responsivo, e está disposto e é capaz de acomodar suas necessidades conforme elas evoluem. Para dar o pontapé inicial no processo, convém nomear uma equipe de seleção de dentro do seu grupo de partes interessadas, que inclui o chefe do seu departamento de TI.

Faça com que essa equipe conduza uma pesquisa inicial em torno das tecnologias RTLS em potencial e dos possíveis parceiros de solução, com base nos negócios e nos casos de uso que você desenvolveu. Use esta pesquisa para criar uma lista priorizada de provedores qualificados e comece a entrevistar aqueles que estão no topo da lista.

4) Pense grande, comece pequeno e dimensione à medida que avança

Como acontece com qualquer solução de tecnologia, haverá falhas ao longo da jornada para a implementação completa, independentemente do planejamento cuidadoso de sua parte. Portanto, embora seja importante mapear a "implementação geral", você vai querer trabalhar com seu parceiro de solução para operacionalizar gradualmente seu plano em fases, usando um processo como o modelo Stage Gate.

Começar aos poucos irá reduzir seus riscos, ao mesmo tempo em que gerencia seu investimento com eficácia, tendo mais tempo para 1) garantir que você tenha o parceiro certo, 2) provar o conceito entre sua força de trabalho; 3) ganhar experiência no mundo real para identificar e corrigir quaisquer falhas e 4) descobrir quando e como dimensionar o sistema de forma adequada.

5) Certifique-se de que todos os seus usuários finais sejam devidamente treinados na solução RTLS

Como dissemos antes, implementar uma nova solução de tecnologia sempre significará uma grande mudança para os usuários finais, pelo menos alguns dos quais serão resistentes até certo ponto. Além disso, haverá uma curva de aprendizado à medida que esses usuários começarem a trabalhar nos meandros dessa solução, especialmente quando se trata de navegar por “falhas” inevitáveis.

Portanto, para maximizar o retorno e o valor do investimento, certifique-se de que todos os envolvidos na implementação recebam treinamento apropriado e suporte de back-end no uso e avaliação do RTLS (ambos fornecidos por um bom parceiro de soluções).

6) Estabelecer um processo para avaliar um RTLS

A implementação bem-sucedida não é um processo único. Exige avaliação contínua para garantir que o RTLS está atendendo às metas de retorno e valor do investimento.

Além do mais, um processo de revisão regular permitirá que você colete os dados de que precisa para dimensionar à medida que avança, enquanto identifica oportunidades de melhoria, bem como necessidades de mudança, ao longo do tempo. E talvez o mais importante, a transparência contínua encorajará um maior apoio entre todos na organização em torno do conceito de visibilidade de ativos.

Comece designando um comitê de avaliação de dentro do seu grupo de trabalho das partes interessadas, junto com um cronograma de revisão formal com base nos KPIs identificados. E após cada momento de avaliação, faça com que o comitê gere uma atualização de status que pode ser distribuída por meio do sistema de comunicação interna da empresa.

Este relatório deve resumir o progresso feito em direção ao cumprimento das metas do projeto, bem como identificar as áreas de melhoria, juntamente com as medidas que estão sendo tomadas para abordá-las. Essa abordagem também fornecerá uma maneira de documentar as lições aprendidas ao longo da jornada de implementação, que podem ser capturadas em relatórios regulares do projeto para a equipe de liderança sênior.

Em conclusão…

Embora a implementação bem-sucedida de uma solução RTLS ofereça mais do que alguns benefícios atraentes, não é um processo simples - e certamente não acontece no vácuo. É por isso que é essencial trabalhar com um parceiro de solução que não seja apenas especialista no que faz, mas também coloque suas necessidades exclusivas em primeiro plano.

Como uma empresa dedicada ao desenvolvimento de sistemas de localização em tempo real com aplicação no mundo real, reconhecemos a importância de uma forte parceria de trabalho que resulta em uma experiência de cliente de primeira linha. Na verdade, nossos clientes nos escolhem por uma série de razões - desde um serviço ágil e simplicidade do sistema até um design inovador e preços acessíveis.

Portanto, ao iniciar o processo de planejamento, saiba que estamos sempre aqui para responder a perguntas ou fornecer recomendações ... no local ou por telefone.