Gestão Eficaz de Inventário Hospitalar: 3 Estratégias Comprovadas de Rastreamento de Ativos

Os hospitais são frequentemente criticados por gerir ineficientemente fornecimentos e gastar demasiado em inventário. À medida que os hospitais são forçados a apertar os cintos, gestores de materiais, fornecedores e membros da equipa são pressionados a abordar a gestão de inventário; infelizmente, muitas vezes diz-se-lhes para o fazer de forma demorada, envolvendo processos manuais que são ineficientes e sujeitos a erro humano.
Se o tempo da equipa é gasto a gerir manualmente inventário e rastrear uso em múltiplas localizações de fornecimento, os hospitais não estão a fazer muito para corrigir os seus problemas de gestão de inventário. Também não se estão a ajudar quando se trata de preparar relatórios, manter conformidade e documentar uso. Também lhes falta um sistema consistente para preencher encomendas de última hora de enfermeiros e médicos.
Para simplificar a gestão de inventário hospitalar e automatizar a distribuição de fornecimentos e medicação, os executivos hospitalares precisam de implementar melhores práticas como investir num sistema de gestão de fornecimentos hospitalares e simplificar tarefas de gestão de inventário. De facto, as nossas dicas para gestão de inventário hospitalar incluem:

• Implementar um Sistema de Gestão de Fornecimentos Hospitalares
• Adotar Sistemas Automatizados de Gestão de Inventário
• Usar Etiquetas de Ativos para Check-Out e Check-In Eficiente de Instrumentos Médicos

Hospitais que dão passos nestas linhas melhorarão a eficiência da equipa, reduzirão custos de fornecimento de inventário e melhorarão os resultados financeiros. Continue a ler para saber mais sobre as nossas dicas para gestão de inventário hospitalar.

Implementar um Sistema de Gestão de Fornecimentos Hospitalares

Implementar um sistema de gestão da cadeia de abastecimento de saúde auxilia os hospitais a reduzir gastos e manter os seus orçamentos em linha. A gestão da cadeia de abastecimento de saúde é complexa porque é fragmentada e, segundo Jacqueline Belliveau da RevCycle Intelligence, "envolve obter recursos, gerir fornecimentos e entregar bens e serviços a prestadores e pacientes. Para completar o processo, bens físicos e informação sobre produtos e serviços médicos geralmente passam por vários stakeholders independentes, incluindo fabricantes, companhias de seguros, hospitais, prestadores, organizações de compras em grupo, e várias agências reguladoras. No entanto, ao promover a eficiência na cadeia de abastecimento de saúde, hospitais e práticas médicas podem criar oportunidades substanciais de redução de custos em toda a sua organização."

Prestadores médicos usam uma infinidade de itens diariamente para tratar pacientes, e usam vários de cada item ao longo dos seus turnos. Funcionários armazenam estes itens, que vêm de centros de distribuição ou diretamente de fabricantes, então pode haver muitas organizações envolvidas em obter aos prestadores o inventário de que precisam diariamente. A gestão da cadeia de abastecimento envolve cada uma destas organizações, além de agências reguladoras, como a Administração Federal de Medicamentos, e companhias de seguros. Gerir esta cadeia de abastecimento é difícil não só porque é fragmentada, mas também porque vários stakeholders têm os seus próprios objetivos; por exemplo, médicos e enfermeiros estão confortáveis com certos produtos, mas executivos hospitalares tipicamente compram os itens mais acessíveis e de alta qualidade disponíveis.

Por estas razões, implementar um sistema de gestão da cadeia de abastecimento hospitalar é obrigatório. Escolher uma plataforma envolve encontrar uma solução que atenda às necessidades da sua organização com funcionalidades como gestão automatizada de inventário, captura automática de dados, acesso móvel e armazenamento de dados.

Adotar Sistemas Automatizados de Gestão de Inventário

Um sistema automatizado de gestão de inventário é obrigatório para um hospital ocupado simplificar a cadeia de abastecimento hospitalar. Estes sistemas automatizados de gestão de inventário incluem tecnologias para rastrear e rastrear inventário e dispositivos usados diariamente num ambiente de saúde. Frequentemente, utilizam códigos de barras e etiquetas RFID com números de identificação únicos para cada item de inventário para permitir rastreamento e gestão precisos. Enfermeiros e médicos podem digitalizar os códigos de barras com scanners móveis ou dispositivos e confiar que os dados serão armazenados no sistema; ao mesmo tempo, a captura automática de dados garante relatórios precisos para registos e fins de inventário.
Sistemas automatizados de gestão de inventário também auxiliam prestadores de saúde a identificar se produtos foram recolhidos ou danificados e a ser proativos sobre evitar dar tais produtos ou medicações a pacientes. Adicionalmente, a gestão automatizada de inventário ajuda a identificar medicamentos e dispositivos que são usados frequentemente e prevê potenciais ruturas. Gestores de inventário têm acesso aos dados e podem definir níveis mínimos de inventário que farão automaticamente encomendas de itens antes de haver uma rutura. Assim, os custos mantêm-se baixos à medida que os hospitais adotam automaticamente práticas lean através do uso de gestão automatizada de inventário.

Usar Etiquetas de Ativos para Check-Out e Check-In Eficiente de Instrumentos Médicos

Para maximizar a eficiência do seu sistema automatizado de gestão de inventário como parte do seu maior sistema de gestão da cadeia de abastecimento hospitalar, deve usar etiquetas de ativos. Use o seu sistema de gestão de inventário para atribuir etiquetas ao seu equipamento com códigos de barras com números de identificação únicos para cada item. Não use os números de série dos itens como os seus números de identificação porque os fabricantes podem duplicar números de série, e isso tornará o rastreamento de peças individuais de equipamento virtualmente impossível para a sua organização de saúde.
Etiquetar equipamento médico é crítico para rastrear o seu uso e permitir check-out e check-in rápido para prestadores de saúde. Rastrear instrumentos médicos poupa dinheiro virtualmente eliminando perda e roubo. Também simplifica a manutenção do equipamento e ajuda os gestores a monitorizar o ciclo de vida de equipamento médico valioso. Digitalizar etiquetas para check-out e check-in de equipamento também aumenta a visibilidade nos seus ativos e ajuda a descobrir itens em falta ao saber quem os usou por último e onde. No geral, etiquetas de ativos com etiquetas de código de barras ajudam-no a reduzir custos de inventário e aumentar a eficiência e produtividade da equipa ao simplificar o processo de check-out e check-in.

Uma Palavra Final sobre os Benefícios de Implementar Melhores Práticas de Gestão de Inventário Hospitalar

Quando o seu hospital adota melhores práticas de gestão de inventário, como implementar um sistema de gestão da cadeia de abastecimento hospitalar, adotar um sistema automatizado de gestão de inventário, e usar etiquetas para check-out e check-in eficiente de equipamento médico, colherá os benefícios e maximizará o seu retorno sobre investimento. Os benefícios mais significativos de simplificar as suas práticas de gestão de inventário hospitalar incluem:

• Atingir objetivos de inventário – Com captura automática de dados via o seu sistema de gestão de inventário, terá contagens de inventário precisas e em tempo real e configurará parâmetros para reordenações automáticas. Eliminará desperdício e ruturas de stock.
• Maximizar o tempo dos prestadores – Enfermeiros gastam demasiado do seu tempo a gerir inventário. Sistemas automatizados de gestão de inventário aliviam os enfermeiros dos seus deveres de cadeia de abastecimento e dão-lhes mais tempo para passar com pacientes.
• Gerir recolhas e reduzir expirações – Rastrear equipamento médico, dispositivos e medicação com etiquetas de ativos e códigos de barras capacita-o a gerir recolhas de forma mais eficiente e reduzir o número de produtos expirados nas suas prateleiras. Alertas e notificações mantêm-no atualizado com a informação mais importante sobre dispositivos médicos e medicação.
• Usar análises para tomar melhores decisões – Sistemas de gestão da cadeia de abastecimento hospitalar e sistemas automatizados de gestão de inventário recolhem dados que se transformam em análises para o ajudar a compreender melhor o uso de inventário, desperdício e necessidades de manutenção. Terá o poder de tomar decisões baseadas em dados para prever procura com mais precisão.

Imagens via Pixabay por skeeze e rdelarosa0