Por que nuvem? Três benefícios que você deve considerar

As organizações podem obter vários benefícios ao mover sua infraestrutura de software e computação para a nuvem.

A IDC prevê que, em 2025, a esfera de dados global excederá 163 zetabytes (um trilhão de gigabytes), quase dez vezes o tamanho de 2016. As empresas correm o risco de ficar ainda mais para trás em sua capacidade de determinar o que é importante, proteger tudo o que é sensível e localizar dados-chave em seu momento de necessidade. À medida que os dados aumentam, também aumentam o custo e a complexidade de mantê-los no local, tornando o gerenciamento eficaz das informações uma das principais preocupações das organizações de transporte e logística. Um serviço de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) baseado em nuvem pode ajudar.

Vários especialistas confirmam o benefício financeiro da nuvem. A Nucleus Research, empresa especializada em avaliar o retorno financeiro de investimentos em tecnologia, estima que a nuvem retorna 3,2 vezes mais valor do que o software local. No entanto, muitas empresas de transporte e logística têm demorado a adotar serviços em nuvem, então o benefício financeiro não é totalmente percebido. O ECM baseado em nuvem também pode ajudar a garantir a conformidade com os regulamentos, aumentar a segurança cibernética e simplificar o gerenciamento de frota.

Os benefícios de contar com a nuvem incluem:

Garantir a conformidade com os regulamentos. Vários regulamentos governamentais exigem que as empresas protejam dados confidenciais, incluindo arquivos de funcionários, informações de clientes e registros financeiros. Por exemplo, a Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) solicita que os motoristas forneçam um registro eletrônico de atividades quando solicitados por policiais. E o Departamento de Transporte dos EUA exige certas atividades de manutenção de registros, incluindo o armazenamento de registros comerciais por vários períodos de retenção, dependendo do tipo de registro. Garantir a conformidade com esses padrões pode ser complexo, especialmente em um ambiente onde documentos em papel são a norma.

A conversão de registros em formato eletrônico pode simplificar drasticamente a conformidade com os regulamentos. Muitos sistemas de gerenciamento de documentos permitem que os usuários bloqueiem o acesso às informações, garantindo a proteção das informações de identificação pessoal (PII). Além disso, você pode configurar programações de retenção automática de registros que o notificam quando um documento foi armazenado por tempo suficiente e oferecem a oportunidade de autorizar a destruição. Por fim, os documentos eletrônicos armazenados na nuvem permitem o acesso móvel a registros, como registros do motorista, tornando-os acessíveis quando necessário - mesmo durante a viagem.

Aumentando a segurança cibernética. De registros de gerenciamento de frota, como manutenção de veículos e registros de motoristas, a documentos gerais de negócios, como registros financeiros e de funcionários, toda empresa de transporte e logística está repleta de informações que devem ser cuidadosamente gerenciadas. Certas informações devem ser mantidas em sigilo, e as violações de dados podem ser devastadoras tanto para a confiança do consumidor quanto para as finanças da empresa. O número de empresas americanas afetadas por violações de dados quase dobrou entre 2016 e 2017, de 24 por cento para mais de 46 por cento, a um custo médio de $ 3,62 milhões por violação.

Mover documentos para um serviço ECM baseado em nuvem pode melhorar a proteção de informações confidenciais. Por necessidade, os provedores de nuvem são especialistas em segurança cibernética. Muitos sistemas oferecem várias proteções, incluindo criptografia, aplicação de senha forte e acesso específico ao conteúdo, o que restringe arquivos e até mesmo documentos individuais a visualizadores autorizados. Na maioria dos casos, as empresas descobrem que sua segurança melhora quando as informações são transferidas de sua própria rede corporativa para um serviço em nuvem.

Simplificando o gerenciamento da frota. O gerenciamento de frota é uma das funções mais críticas para as empresas de logística, que devem rastrear as localizações atuais e projetadas dos veículos, gerenciar os registros de clientes e remessas e garantir a segurança do motorista, ao mesmo tempo em que as mercadorias são entregues no prazo. Uma classe emergente de tecnologia chamada automação de processos robóticos (RPA) pode simplificar o gerenciamento da frota e reduzir seu custo. O RPA usa contas de usuário eletrônicas chamadas “bots” para fazer login em vários aplicativos, a fim de verificar e compartilhar dados e realizar automaticamente tarefas manuais, como entrada de dados. Quando combinadas com ECM baseado em nuvem, as tecnologias podem reduzir drasticamente os custos, agilizando os processos de roteamento e permitindo que os funcionários passem para tarefas de maior valor agregado.

À medida que seus dados aumentam, você precisa de ferramentas melhores para gerenciar seus negócios. Ao considerar as metas de sua empresa e departamento, pergunte-se:Onde a nuvem pode ajudá-lo a alcançar os resultados de que você precisa?

Christina Robbins é gerente de marketing da Digitech Systems LLC, fornecedora de software de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM).