Desbloqueie Crescimento com a Nuvem: 3 Benefícios-Chave que Todo Negócio Deve Conhecer

Organizações podem realizar múltiplos benefícios ao mover seu software e infraestrutura de computação para a nuvem.

O Crescimento Explosivo de Dados

IDC prevê que até 2025, a datasfera global excederá 163 zetabytes (um trilhão de gigabytes), aproximadamente dez vezes o tamanho que era em 2016. Empresas correm risco de ficar ainda mais para trás em sua capacidade de determinar o que é importante, proteger tudo que é sensível, e localizar dados-chave em seu momento de necessidade. À medida que dados crescem, também crescem o custo e a complexidade de mantê-los on-premise, tornando o gerenciamento eficaz de informação uma preocupação principal para organizações de transporte e logística. Um serviço de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) baseado em nuvem pode ajudar.

Benefício Financeiro Comprovado

Numerosos especialistas confirmam o benefício financeiro da nuvem. Nucleus Research, empresa especializada em avaliar retorno financeiro em investimentos de tecnologia, estima que a nuvem retorna 3,2 vezes mais valor que software on-premise. Ainda assim, muitas empresas de transporte e logística têm sido lentas em adotar serviços em nuvem, então o benefício financeiro não é totalmente realizado. ECM baseado em nuvem também pode ajudar a garantir conformidade com regulamentações, aprimorar cibersegurança, e simplificar gestão de frota.

Três Benefícios Principais

1. Garantindo Conformidade com Regulamentações

Numerosas regulamentações governamentais exigem que empresas protejam dados sensíveis, incluindo arquivos de funcionários, informações de clientes e registros financeiros. Por exemplo, a Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) pede que motoristas sejam capazes de fornecer um registro eletrônico de atividade quando solicitado por pessoal de aplicação da lei. E o Departamento de Transporte dos EUA mandata certas atividades de manutenção de registros, incluindo armazenamento de registros de negócios através de vários períodos de retenção, dependendo do tipo de registro. Garantir conformidade com esses padrões pode ser complexo, especialmente em um ambiente onde documentos em papel são a norma.

Converter registros para formato eletrônico pode simplificar dramaticamente a conformidade com regulamentações. Muitos sistemas de gerenciamento de documentos permitem que usuários bloqueiem acesso a informações, garantindo proteção de informações de identificação pessoal (PII). Além disso, você pode configurar cronogramas automáticos de retenção de registros que notificam quando um documento foi armazenado por tempo suficiente, e dão a oportunidade de autorizar destruição. Finalmente, documentos eletrônicos armazenados na nuvem permitem acesso móvel a registros como logs de motoristas, tornando-os acessíveis conforme necessário — mesmo enquanto na estrada.

2. Aumentando a Cibersegurança

De registros de gestão de frota, como manutenção de veículos e logs de motoristas, a documentos gerais de negócio como registros de funcionários e financeiros, toda empresa de transporte e logística está imersa em informação que deve ser cuidadosamente gerenciada. Certas informações devem ser mantidas confidenciais, e violações de dados podem ser devastadoras tanto para confiança do consumidor quanto para finanças da empresa. O número de empresas dos EUA afetadas por violações de dados quase dobrou entre 2016 e 2017, de 24% para mais de 46%, a um custo médio de $3,62 milhões por violação.

Mover documentos para um serviço ECM baseado em nuvem pode melhorar a proteção de informações sensíveis. Por necessidade, provedores de nuvem são especialistas em cibersegurança. Muitos sistemas oferecem múltiplas proteções, incluindo criptografia, imposição de senhas fortes, e acesso específico por conteúdo, que restringe arquivos e até documentos individuais a visualizadores autorizados. Na maioria dos casos, empresas descobrem que sua segurança melhora quando a informação é movida de sua própria rede corporativa para um serviço em nuvem.

3. Simplificando a Gestão de Frota

Gestão de frota é uma das funções mais críticas para empresas de logística, que devem rastrear localizações atuais e projetadas de veículos, gerenciar registros de clientes e envios, e garantir segurança do motorista, tudo enquanto entregam mercadorias no prazo. Uma classe emergente de tecnologia chamada automação de processos robóticos (RPA) pode tanto simplificar a gestão de frota quanto reduzir seu custo. RPA usa contas de usuário eletrônicas chamadas "bots" para logar em várias aplicações, a fim de verificar e compartilhar dados, e executar automaticamente tarefas manuais como entrada de dados. Quando combinado com ECM baseado em nuvem, as tecnologias podem reduzir drasticamente custos simplificando processos de roteamento e permitindo que funcionários passem a tarefas de maior valor agregado.

Conclusão

À medida que seus dados crescem, você precisará de melhores ferramentas para gerenciar seu negócio. Ao considerar metas de sua empresa e departamento, pergunte a si mesmo: Onde a nuvem pode ajudar você a alcançar os resultados que precisa?

Christina Robbins é gerente de marketing na Digitech Systems LLC, fornecedora de software de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM).