Como garantir que as contas de frete estejam corretas e sejam pagas rapidamente

Há uma boa razão para que o pagamento do frete seja considerado a caixa de papelão ondulado marrom da indústria da cadeia de suprimentos. É um tema sem brilho em um mundo repleto de complexidades regulatórias, restrições de capacidade, desafios geopolíticos, demanda crescente, pandemia global e mudança no comportamento do consumidor. Dadas essas forças de mercado, o pagamento de frete normalmente não se inscreve entre as 10 principais preocupações que os remetentes enfrentam.

Isso não quer dizer que o pagamento do frete não mereça muita atenção. As faturas da operadora são notoriamente imprecisas, ameaçando interromper o desempenho da operadora e a disponibilidade de capacidade se não forem gerenciadas de maneira adequada.

Mas quão imprecisas são as faturas da transportadora? Os analistas da indústria estimam o número entre 15% e 66%, com um auditor de frete terceirizado relatando que uma em cada quatro das faturas que analisa são rejeitadas devido a erros. Então, como você garante que as contas de frete estão corretas e as transportadoras pagas rapidamente, para manter a cadeia de abastecimento ininterrupta?

Por que as faturas de frete são rejeitadas

As rejeições têm sido usadas historicamente para direcionar o comportamento das operadoras. É totalmente apropriado responsabilizar as transportadoras pelos padrões de qualificação. Se um recibo de entrega não for fornecido, a fatura deve ser rejeitada. Mas sujeitar a transportadora a um padrão de validação de fatura que inclui a entrega de informações adicionais, mesmo quando tais informações não são fornecidas de forma consistente a ela, pode ser visto como uma sub-rogação do processo de contabilidade do remetente.

Nada disso sugere que os padrões de validação devam ser afrouxados. Há uma diferença entre um erro de faturamento que permite o pagamento parcial (como um desconto incorreto) e uma rejeição total que resulta em nenhum pagamento para a operadora. Os problemas que fazem com que uma fatura seja rejeitada imediatamente - falta de documentação de apoio, por exemplo - são raros, representando entre 1% e 2% de todas as rejeições. A maioria das faturas apresentadas a um provedor de pagamento de frete passa no primeiro teste:esta é a fatura do cliente a ser paga e esta é uma transportadora aprovada? As validações adicionais, vinculadas às regras de negócios específicas do remetente, são onde ocorre a maior parte das rejeições e exigem mais esforço para serem resolvidas. Portanto, a precisão da fatura da transportadora depende muito das informações fornecidas pelo remetente. Se a transportadora tiver um conhecimento de embarque do remetente, a fatura será tão precisa quanto as informações nela contidas.

Limite de rejeição de fatura

De um modo geral, as rejeições de faturas não devem ser superiores a 4% de todas as faturas recebidas, com 2% como melhor prática. Se a taxa de rejeição da sua organização for superior a 4%, é provável que o problema em questão não seja a prática de faturamento da transportadora, mas sim as regras impostas ao provedor de auditoria de frete para gerenciar o processo. Para que as faturas sejam pagas de forma correta e rápida, as informações corretas devem ser enviadas à transportadora. Além disso, os remetentes precisam considerar se uma regra de negócios transferiu o fardo da coleta de dados, contabilidade e até mesmo os requisitos de serviço do cliente final para a transportadora, que geralmente está mal equipada para resolver esses problemas. Além disso, outras forças, como um novo contrato, taxas renegociadas ou um novo relacionamento com a operadora, podem desencadear lapsos de informação e comunicação que levam à rejeição da fatura.

A causa mais frequente para a rejeição de faturas é incorreta ou encargos assessoriais adicionais sendo aplicados à fatura. No lado da transportadora, ela deve verificar e alterar os sistemas principais quando receber feedback de que uma auditoria de fatura resultou em uma fatura rejeitada para evitar incidentes futuros e atrasos nos pagamentos.

Em última análise, o remetente define as regras e as transportadoras sabem disso. Rejeições adicionam tensão a essa dinâmica, em última análise, inclinando a balança a favor de uma parte em detrimento da outra. Para reduzir as taxas de rejeição de faturas, o pagamento de fretes exige processos sólidos, extensa captura de dados, auditoria rigorosa e total conformidade com as regras de negócio instituídas pelo cliente expedidor.

Etapas para reduzir a rejeição de faturas

Há uma variedade de etapas que os remetentes podem seguir para diminuir as taxas de rejeição de faturas e evitar interrupções na cadeia de suprimentos. Primeiro, verifique as informações no conhecimento de embarque, incluindo a classe. É comum que as transportadoras lidem com várias entregas do mesmo tipo e um padrão no sistema pode levar a um erro na classificação. Além disso, certifique-se de que qualquer mudança nas taxas de tempo (devido a uma nova faixa, local ou contrato, etc.), valide se a transportadora tem a base de taxa certa e a data efetiva da mudança. Em terceiro lugar, audite os pagamentos de frete - internamente ou por meio de um auditor terceirizado - para se certificar de que você está monitorando os encargos de assessoria. Algumas taxas que aparecem nas faturas da transportadora nem mesmo se aplicam às mercadorias que estão sendo transportadas.

Por último, mas não menos importante, abrace o futuro digital. Os dados conduzem tudo, e um sistema de gerenciamento de transporte (TMS) permite a automação da remessa enquanto fornece modelos com os campos necessários para estabelecer um conhecimento de embarque. Existem também novos caminhos a serem explorados, como a visibilidade da remessa, que fornece confirmação de ponta a ponta da movimentação com os documentos que a acompanham. As informações e a documentação são combinadas em uma visão unificada da mudança e, portanto, da fatura.

Além ou no lugar dessas novas ferramentas, a melhor proteção contra a interrupção da cadeia de suprimentos é alocar tempo e recursos para resolver as rejeições de maneira proativa. Veja o que está sendo rejeitado e por quê. Determine se as informações corretas são transferidas para a transportadora e ajude-a a compreender a importância dessas informações. Certifique-se de que seus funcionários, fornecedores e outras partes interessadas estejam seguindo seus protocolos ao usar a rede da sua operadora.

Evitando dores de cabeça no pagamento de frete

Com a demanda em seu nível mais alto em anos, os remetentes estão se ajustando à menor capacidade disponível a taxas exponencialmente mais altas. Um retorno de chamada para se tornar o “remetente de escolha” está ganhando importância renovada, iluminando o valor que o remetente e seu fornecedor terceirizado trazem para o processo de back-office da transportadora. As operadoras valorizam os esforços colaborativos que levam ambas as partes em consideração no projeto do processo, requisitos de dados e resolução de exceções. O não reconhecimento dessa mudança pode ser prejudicial.

Rejeições de faturas são um componente necessário do processo de auditoria de frete, mas não precisam ser uma grande dor de cabeça. Regras inteligentes, diretrizes claras e foco planejado na resolução rápida de rejeições mantêm a cadeia de suprimentos física e financeira ininterrupta.

Roberta Tamburrino é presidente de auditoria e pagamento de frete, e Chet Richardson é presidente da LTL, com AFS Logistics.