Verificar e Pagar Fretes Rapidamente: Guia Completo

Há uma boa razão para o pagamento de frete ser considerado a "caixa de papelão marrom" da indústria da cadeia de suprimentos. É um tema sem brilho em um mundo repleto de complexidades regulatórias, restrições de capacidade, desafios geopolíticos, demanda crescente, pandemia global e comportamento do consumidor em mudança. Dadas essas forças de mercado, o pagamento de frete normalmente não figura entre as 10 principais preocupações dos embarcadores.

Isso não significa que o pagamento de frete não mereça atenção rigorosa. Faturas de transportadoras são notoriamente imprecisas, ameaçando interromper o desempenho e a disponibilidade de capacidade das transportadoras se não forem gerenciadas adequadamente.

Mas quão imprecisas são as faturas das transportadoras? Analistas do setor estimam entre 15% e 66%, com um auditor terceirizado relatando que uma em cada quatro faturas revisadas é rejeitada devido a erros. Como garantir que as faturas de frete estejam corretas e as transportadoras sejam pagas rapidamente, mantendo a cadeia de suprimentos ininterrupta?

Por Que as Faturas de Frete São Rejeitadas

Rejeições têm sido historicamente usadas para direcionar o comportamento das transportadoras. É totalmente apropriado responsabilizar as transportadoras pelos padrões de qualificação. Se um comprovante de entrega não for fornecido, a fatura deve ser rejeitada. Mas exigir da transportadora um padrão de validação de fatura que inclua a entrega de informações adicionais, mesmo quando tais informações não são consistentemente fornecidas a ela, pode ser visto como uma sub-rogação do processo contábil do embarcador.

Nada disso sugere que os padrões de validação devam ser flexibilizados. Há diferença entre um erro de faturamento que permite pagamento parcial (como desconto incorreto) e uma rejeição total que resulta em nenhum pagamento à transportadora. Problemas que causam rejeição total — falta de documentação de suporte, por exemplo — são raros, representando entre 1% e 2% de todas as rejeições. A maioria das faturas apresentadas a um provedor de pagamento de frete passa no primeiro teste: é a fatura do cliente a pagar e é uma transportadora aprovada? Validações adicionais, vinculadas a regras de negócio específicas do embarcador, são onde ocorre a maior parte das rejeições e exigem mais esforço para resolver. Portanto, a precisão da fatura da transportadora depende fortemente das informações que o embarcador fornece. Se a transportadora tem um conhecimento de embarque do embarcador, a fatura será apenas tão precisa quanto as informações nele contidas.

Limite de Rejeição de Faturas

De modo geral, as rejeições de faturas não devem ultrapassar 4% de todas as faturas recebidas, com 2% como melhor prática. Se a taxa de rejeição da sua organização for superior a 4%, é provável que o problema não seja a prática de faturamento da transportadora, mas sim as regras impostas ao provedor de auditoria de frete para gerenciar o processo. Para que as faturas sejam pagas corretamente e rapidamente, as informações certas devem ser enviadas à transportadora. Além disso, os embarcadores precisam considerar se uma regra de negócio transferiu o ônus da coleta de dados, contabilidade e até requisitos de serviço ao cliente final para a transportadora, que muitas vezes não está equipada para resolver essas questões. Além disso, outras forças como novo contrato, taxas renegociadas ou novo relacionamento com transportadora podem gerar lapsos de informação e comunicação que levam à rejeição da fatura.

A causa mais frequente de rejeição de fatura é a aplicação de encargos acessórios incorretos ou adicionais. Do lado da transportadora, ela deve fazer verificações pontuais e alterar sistemas centrais quando receber feedback de que uma auditoria de fatura levou a uma rejeição, para evitar incidentes futuros e pagamentos atrasados.

Em última análise, o embarcador define as regras e as transportadoras sabem disso. Rejeições adicionam tensão a essa dinâmica, acabando por inclinar a balança a favor de uma parte em detrimento da outra. Para reduzir as taxas de rejeição de faturas, o pagamento de frete requer processos sólidos, ampla captura de dados, auditoria rigorosa e total conformidade com as regras de negócio estabelecidas pelo embarcador cliente.

Passos para Reduzir a Rejeição de Faturas

Há uma variedade de passos que os embarcadores podem tomar para diminuir as taxas de rejeição de faturas e evitar interrupções na cadeia de suprimentos. Primeiro, verifique as informações no conhecimento de embarque, incluindo a classe. É comum que transportadoras lidem com múltiplas entregas do mesmo tipo, e um padrão no sistema pode levar a erro de classificação. Também garanta que, sempre que as taxas mudarem (devido a nova rota, local ou contrato, etc.), valide se a transportadora tem a base de taxa correta e a data efetiva da mudança. Terceiro, audite pagamentos de frete — internamente ou através de auditor terceirizado — para monitorar encargos acessórios. Alguns encargos que aparecem nas faturas das transportadoras nem se aplicam às mercadorias transportadas.

Por último, mas não menos importante, abrace o futuro digital. Dados movem tudo, e um sistema de gestão de transporte (TMS) permite automação de embarques enquanto fornece modelos com campos necessários para estabelecer um conhecimento de embarque. Existem também novas avenidas a explorar, como visibilidade de embarque, que fornece confirmação ponta a ponta da movimentação com os documentos acompanhantes. A informação e a documentação são combinadas em uma visão unificada da movimentação, e portanto da fatura.

Além ou em vez dessas novas ferramentas, a melhor proteção contra interrupção da cadeia de suprimentos é alocar tempo e recursos para resolver rejeições proativamente. Analise o que está sendo rejeitado e por quê. Determine se as informações corretas estão sendo transferidas para a transportadora, e ajude-a a entender a importância dessas informações. Garanta que seus funcionários, fornecedores e outras partes interessadas sigam seus protocolos ao usar sua rede de transportadoras.

Evitando Dores de Cabeça com Pagamento de Frete

Com a demanda no nível mais alto em anos, os embarcadores estão se ajustando a menor capacidade disponível a taxas exponencialmente mais altas. Um retorno a se tornar o "embarcador de escolha" ganha importância renovada, destacando o valor que o embarcador e seu provedor terceirizado trazem ao processo de back-office da transportadora. Transportadoras valorizam esforços colaborativos que levam ambas as partes em conta no design do processo, requisitos de dados e resolução de exceções. Falhar em reconhecer essa mudança pode ser prejudicial.

Rejeições de faturas são um componente necessário do processo de auditoria de frete, mas não precisam ser uma dor de cabeça avassaladora. Regras inteligentes, diretrizes claras e foco planejado na resolução rápida de rejeições mantêm a cadeia de suprimentos financeira e física ininterrupta.

Roberta Tamburrino é presidente de auditoria e pagamento de frete, e Chet Richardson é presidente de LTL, na AFS Logistics.