Quais são os riscos dos procedimentos em papel para os técnicos?

Mesmo que, como veremos mais adiante, o objetivo de não usar papel na indústria ainda está longe de ser alcançada, a desmaterialização está realmente a caminho. As empresas estão se conscientizando dos benefícios da digitalização de documentos, incluindo os procedimentos, bem como os riscos associados à preservação da mídia de papel. Os técnicos industriais, que precisam de ferramentas eficientes e confiáveis ​​para realizar seus trabalhos, se beneficiam dessa transição imposta pelas exigências da indústria 4.0, uma indústria digital e conectada.

Digitalize documentos para atender aos requisitos dos negócios modernos

Embora os avanços tecnológicos estejam afetando dramaticamente o mundo industrial e a concorrência seja cada vez mais acirrada, as empresas não podem se dar ao luxo de permanecer à margem desses desenvolvimentos. Os requisitos de adaptação de desempenho e progresso dizem respeito, em particular, ao desenvolvimento e gerenciamento de documentação e, mais especificamente, aos procedimentos.

No Capítulo 445, a ISO 14001 exige o estabelecimento de um sistema de controle de documentação. Isso incluirá a revisão e atualização da documentação, garantindo a disponibilidade de versões relevantes dos documentos, garantindo sua legibilidade e identificação e evitando o uso não intencional de documentação obsoleta. Todos esses são pontos facilitados pelas ferramentas digitais.

O ambiente de trabalho sem papel:onde estamos hoje?

Embora as empresas estejam cientes das vantagens da desmaterialização de procedimentos e outros documentos, ainda hoje lutam para atingir o objetivo dos processos sem papel. De acordo com um estudo da Association for Information and Image Management (AIIM) publicado em 2015, apenas 31% dos líderes empresariais admitem que seus escritórios ainda estão cheios de documentos em papel (fonte:infoDSI.com). De acordo com a AIIM, apenas 17% dos funcionários trabalham em um ambiente sem papel.

Por que a mudança para o uso sem papel é tão difícil?

Mais da metade dos líderes empresariais (56%) responde que é porque ainda precisam de documentos importantes em papel:contratos, ordens de compra assinadas, etc. Outros mencionaram a relutância manifestada por alguns funcionários em dispensar documentos escritos e trocar à tecnologia digital.

Uma representação menos precisa do ambiente de trabalho real

Não há escassez de riscos associados à manutenção de documentação em papel. Entre esses documentos, os procedimentos se beneficiariam muito com a digitalização. De fato, para treinar um novo funcionário ou apresentar um técnico a diferentes estações de trabalho ou ferramentas, é muito mais eficiente usar, por exemplo, uma mídia de vídeo do que um documento em papel. Em geral, procedimentos visuais (imagens, vídeos) promover a compreensão e a execução. Os procedimentos em papel não podem mostrar o ambiente de trabalho real (ambiente, movimento...) com a mesma precisão que outras mídias.

O custo dos documentos em papel

O custo de gerenciamento, manuseio e armazenamento de documentos em papel também é uma de suas desvantagens. A documentação tradicional pode representar grandes volumes, exigindo espaço significativo para seu armazenamento e recursos não menos consideráveis ​​para seu arquivamento, arquivamento e uso. 2 ou 3 CDs são suficientes para conter um volume de informação equivalente a cerca de vinte mil páginas por m2. Isso mostra a economia de espaço que pode ser alcançada.

Documentos em papel também são uma barreira à produtividade , pois estima-se que um funcionário passe, em média, 50% de seu tempo pesquisando informações entre todos os documentos e 15% lendo. Ao serem informatizados, esses documentos tornam-se mais fácil e rapidamente acessíveis, reduzindo o tempo gasto em suas pesquisas e alocando mais tempo para as operações reais, aquelas que realmente produzem.

Menos rastreabilidade e segurança

Para técnicos industriais, ter documentação digital reduz o risco de destruição ou perda de informações. A possibilidade de acessá-los a partir de diferentes terminais em rede e transportá-los através de diversos meios (pendrives, discos rígidos externos, servidores, Cloud…) também facilita muito o seu uso diário.
Além disso, os documentos em papel têm um déficit real em termos de rastreabilidade e monitoramento. É muito mais complicado conhecer a história da informação, seu progresso e as mudanças que foram feitas nela do que se ela for desmaterializada e convertida para o formato digital. Isso também se refere ao risco de acabar com documentação obsoleta.

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