Manter a Documentação de Qualidade Atualizada: Por que Atualizações Regulares Importam

A documentação é um dos pilares do Sistema de Gestão da Qualidade. O desempenho e a eficiência deste dependem, portanto, dela, daí a necessidade de atualizá-la. O manual da qualidade e outros documentos fundamentais do sistema de qualidade devem ser constantemente atualizados para serem um suporte confiável, ciente das evoluções e capaz de evitar erros que poderiam afetar a qualidade.

A importância da atualização da documentação de qualidade

Atualizar a documentação de qualidade é crucial em mais de um aspecto. Primeiro, é uma garantia de que o saber-fazer e o conhecimento criados e adquiridos pela empresa não serão perdidos. Para atingir os objetivos definidos pela empresa, ela persegue uma política de gestão do conhecimento garantindo a identificação, análise, organização, memorização e compartilhamento do conhecimento. A atualização sistemática da documentação, portanto, permite capitalizar esse saber-fazer e transmiti-lo aos colaboradores, sejam eles recém-chegados à empresa ou colaboradores existentes responsáveis por substituir outros em caso de indisponibilidade (daí maior versatilidade). Novos recrutas e substituições internas podem assim consultar documentos válidos, guiando-os efetivamente no desempenho de suas tarefas e reduzindo o risco de erro.

Além disso, a atualização de documentos de qualidade garante que as ações de melhoria estejam sempre na direção certa, que não sejam afetadas por falhas e que não nos obriguem a retroceder.

Por fim, a atualização de documentos de qualidade necessariamente tem um impacto positivo nas condições de trabalho dos colaboradores e na imagem da empresa. A abordagem QSMA (Qualidade, Segurança, Meio Ambiente) — que garante a segurança e saúde dos colaboradores, sua formação na prevenção, conformidade com normas e confiabilidade das instalações — é constantemente atualizada para fornecer condições de produção ótimas e melhorar a percepção do cliente sobre a empresa. Uma política SST visa reduzir acidentes de trabalho e problemas de saúde, bem como afirmar o compromisso social da empresa, particularmente no que diz respeito a questões ambientais.

As diferentes fontes da atualização de qualidade

Os atores envolvidos na atualização da documentação de qualidade, incluindo o gestor da qualidade, é claro, baseiam-se em diferentes fontes para garantir esta abordagem. Primeiro, a atualização de documentos de qualidade é realizada levando em conta o feedback dos clientes. Quaisquer comentários feitos por estes após o uso do produto devem ser considerados. Eles podem levar a alterações mais ou menos significativas nos procedimentos para melhorar a qualidade do produto e, portanto, a satisfação do cliente. Em segundo lugar, auditorias também permitem atualizar documentos de qualidade com base em observações feitas durante estas operações, sejam internas ou externas. O mesmo vale para as diversas ações corretivas e preventivas realizadas; estas ações devem ser integradas aos documentos existentes para que os repositórios estejam verdadeiramente em suas versões mais recentes e possam ser usados pelas partes interessadas, sem risco de erros. Além disso, quando uma correção é feita após um determinado evento, o fato de redigir a alteração exige reflexão e a implementação de uma estrutura escrita lógica e compreensível.

Finalmente, revisões e revisões também estão entre as fontes de elementos a serem incluídos nos documentos de qualidade quando estes são atualizados. A revisão pela direção, por exemplo, pode levar a uma mudança na orientação da política da empresa (para considerações mais ecológicas, por exemplo), o que leva a mudanças nos procedimentos, daí a necessidade de atualização.

A atualização, portanto, corresponde a um processo reativo, dinâmico, que é acionado e determinado pelos diversos eventos que afetam a vida da empresa. Permite, entre outras coisas, ter documentos que refletem a realidade e evitar erros que poderiam afetar a qualidade.

Sobre a Picomto

Hoje, a indústria está ligada a um forte problema de transmissão de conhecimento. A formalização e compartilhamento de conhecimento em uma indústria é crucial para seu presente e futuro. Pirâmide etária, boas práticas, obrigação de seguir procedimentos específicos, etc...

A Picomto nasceu desta constatação e oferece a solução para capturar e disseminar o saber-fazer da indústria. Uma solução de software SaaS web e mobile para criar, gerenciar, compartilhar e analisar modos operatórios, procedimentos de manutenção, procedimentos internos, suporte pós-venda.

A Picomto faz parte da digitalização da indústria, #SmartIndustry #Industry4.0, #Paperless

Para mais informações, entre em contato conosco.