Atualizando os documentos de qualidade

A documentação é um dos pilares do Sistema de Gestão da Qualidade . O desempenho e a eficiência deste último dependem, portanto, dele, daí a necessidade de atualizá-lo. O manual da qualidade e outros documentos fundamentais do sistema da qualidade devem ser constantemente atualizados para que seja um suporte confiável, atento aos desenvolvimentos e capaz de evitar erros que possam afetar a qualidade.

A importância de atualizar a documentação de qualidade

A atualização da documentação de qualidade é crucial em mais de um aspecto. Em primeiro lugar, é uma garantia de que o know-how e o conhecimento criado e adquirido pela empresa não serão perdidos. Para atingir os objetivos traçados pela empresa, prossegue uma política de gestão do conhecimento, assegurando a identificação, análise, organização, memorização e partilha do conhecimento. A actualização sistemática da documentação permite, assim, capitalizar este know-how e transmiti-lo aos colaboradores, quer sejam recém-chegados à empresa, quer sejam colaboradores existentes que sejam responsáveis ​​pela substituição de outros em caso de indisponibilidade (daí maior versatilidade). . Os novos contratados e substitutos internos podem assim consultar documentos válidos, orientando-os eficazmente no desempenho das suas tarefas e reduzindo o risco de erro.

Além disso, a atualização dos documentos de qualidade garante que as ações de melhoria estejam sempre na direção certa, que não sejam afetadas por nenhuma falha e que não nos obriguem a voltar atrás.

Por fim, a atualização dos documentos de qualidade tem necessariamente um impacto positivo nas condições de trabalho dos colaboradores e na imagem da empresa. QHSE (Qualidade, Saúde, Segurança, Meio Ambiente) A abordagem – que garante a segurança e saúde dos colaboradores, a sua formação na prevenção, o cumprimento das normas e a fiabilidade das instalações – é constantemente atualizada para proporcionar as melhores condições de produção e melhorar a perceção do cliente sobre a empresa. Uma política de SMS visa reduzir os acidentes de trabalho e os problemas de saúde, bem como afirmar o compromisso social da empresa, nomeadamente no que diz respeito às questões ambientais.

As diferentes fontes da atualização de qualidade

Os atores envolvidos na atualização da documentação da qualidade, incluindo o gerente da qualidade, é claro, contam com diferentes fontes para garantir essa abordagem.
Primeiro, a atualização dos documentos da qualidade é realizada levando em consideração o feedback do cliente. Quaisquer comentários feitos por este último após o uso do produto devem ser levados em consideração. Elas podem levar a mudanças mais ou menos significativas nos procedimentos para melhorar a qualidade do produto e, portanto, a satisfação do cliente.
Em segundo lugar, as auditorias também permitem atualizar os documentos de qualidade com base nas observações feitas durante essas operações, sejam internas ou externas.
O mesmo se aplica às diversas ações corretivas e preventivas realizadas; essas ações devem ser integradas aos documentos existentes para que os repositórios estejam realmente em suas versões mais recentes e possam ser usados ​​pelas partes interessadas, sem o risco de cometer erros . Além disso, quando uma correção é feita na sequência de um determinado evento, o fato de redigir a alteração exige reflexão e a implementação de uma estrutura escrita lógica e compreensível.

Finalmente, revisões e revisões também estão entre as fontes de elementos a serem incluídos nos documentos de qualidade quando forem atualizados. A revisão da gestão, por exemplo, pode levar a uma mudança na orientação da política da empresa (em direção a considerações mais ecológicas, por exemplo), o que leva a mudanças nos procedimentos, daí a necessidade de atualização.

A atualização, portanto, corresponde a um processo reativo, dinâmico, que é desencadeado e determinado pelos diversos eventos que afetam a vida da empresa. Permite, entre outras coisas, ter documentos que refletem a realidade e evitar erros que possam afetar a qualidade.

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