Riscos de Procedimentos Baseados em Papel para Técnicos Industriais: Por que a Digitalização Importa

Mesmo que, como veremos mais adiante, o objetivo de zero papel na indústria ainda esteja longe de ser alcançado, a desmaterialização está bem e verdadeiramente em andamento. As empresas estão se conscientizando dos benefícios da digitalização de documentos, incluindo procedimentos, bem como dos riscos associados à preservação de suportes em papel. Técnicos industriais, que precisam de ferramentas eficientes e confiáveis para fazer seu trabalho, beneficiam-se desta transição imposta pelas exigências da Indústria 4.0, uma indústria digital e conectada.

Digitalizar documentos para atender às exigências do negócio moderno

Enquanto os avanços tecnológicos afetam dramaticamente o mundo industrial e a concorrência é cada vez mais acirrada, as empresas não podem se dar ao luxo de permanecer à margem destas evoluções. As exigências de desempenho e adaptação ao progresso concernem, em particular, ao desenvolvimento e gestão da documentação, e mais particularmente dos procedimentos.

No Capítulo 445, a ISO 14001 exige o estabelecimento de um sistema de controle de documentação. Este incluirá a revisão e atualização da documentação, garantindo a disponibilidade das versões relevantes dos documentos, assegurando sua legibilidade e identificação, e prevenindo o uso não intencional de documentação obsoleta. Todos pontos que são facilitados por ferramentas digitais.

O ambiente de trabalho sem papel: onde estamos hoje?

Embora as empresas estejam cientes das vantagens da desmaterialização de procedimentos e outros documentos, elas ainda lutam para alcançar o objetivo de processos sem papel hoje. Segundo um estudo da Association for Information and Image Management (AIIM) publicado em 2015, apenas 31% dos líderes empresariais admitem que seus escritórios ainda estão cheios de documentos em papel (fonte: infoDSI.com). Segundo a AIIM, apenas 17% dos colaboradores trabalham em um ambiente sem papel.

Por que a mudança para zero papel é tão difícil?

Mais da metade dos líderes empresariais (56%) responde que é porque ainda precisam de documentos importantes em formato de papel: contratos, pedidos de compra assinados, etc. Outros mencionaram a relutância expressa por alguns colaboradores em abrir mão de documentos escritos e mudar para a tecnologia digital.

Uma representação menos precisa do ambiente de trabalho real

Não faltam riscos associados à manutenção de documentação em papel. Entre estes documentos, os procedimentos se beneficiariam muito de serem digitalizados. De fato, para treinar um novo colaborador ou apresentar um técnico a diferentes postos de trabalho ou ferramentas, é muito mais eficiente usar, por exemplo, um suporte de vídeo do que um documento em papel. Em geral, procedimentos visuais (imagens, vídeos) promovem a compreensão e a execução. Procedimentos em papel não podem mostrar o ambiente de trabalho real (ambiente, movimento...) com a mesma precisão que outros meios.

O custo dos documentos em papel

O custo de gerenciar, manusear e armazenar documentos em papel também é uma de suas desvantagens. A documentação tradicional pode representar grandes volumes, exigindo espaço significativo para seu armazenamento e recursos não menos consideráveis para seu arquivamento, armazenamento e uso. 2 ou 3 CDs são suficientes para conter um volume de informação equivalente a cerca de vinte mil páginas por m2. Isso mostra a economia de espaço que pode ser alcançada.

Documentos em papel também são uma barreira à produtividade, pois estima-se que um colaborador gaste, em média, 50% de seu tempo procurando informações entre todos os documentos, depois 15% lendo-os. Ao serem informatizados, esses documentos tornam-se mais facilmente e rapidamente acessíveis, reduzindo o tempo desperdiçado em sua pesquisa e alocando mais tempo para operações reais, aquelas que realmente produzem.

Menos rastreabilidade e segurança

Para técnicos industriais, ter documentação digital reduz o risco de destruição ou perda de informações. A possibilidade de acessá-las a partir de diferentes terminais em rede e transportá-las usando vários meios (pen drives, discos rígidos externos, servidores, Cloud...) também facilita muito seu uso diário. Além disso, documentos em papel têm um déficit real em termos de rastreabilidade e monitoramento. É muito mais complicado conhecer o histórico da informação, seu progresso e as alterações feitas nela do que se ela for desmaterializada e convertida para formato digital. Isso também se refere ao risco de acabar com documentação obsoleta.

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