Compreendendo as auditorias ISO:tipos, finalidade e benefícios

Normalmente, existem dois tipos de auditorias da Organização Internacional de Padronização (ISO):internas e externas. Alguns profissionais acrescentam outra auditoria, a auditoria de fornecedores, à lista. O objetivo básico das auditorias e da certificação ISO é melhorar o negócio por meio de padronização e processos controlados. Uma empresa pode conduzir cada tipo de auditoria de maneira diferente, mas o objetivo resultante é melhorar o negócio. Geralmente, as empresas recorrem a fontes externas, como consultores, software especializado ou outros meios de comunicação, para orientá-las através do complicado processo de auditoria ISO.

Existem vários tipos de certificações ISO, e os administradores geralmente personalizam as auditorias para ajudar uma empresa a obter uma certificação específica. Além disso, existem auditorias especializadas. Um exemplo de auditoria especializada é a ISO 15489, que se concentra na gestão de registros de uma empresa. Esta auditoria normalmente fornece uma agenda para configurar e executar um sistema de gerenciamento de registros.

O principal objetivo da auditoria interna ISO é preparar-se para a auditoria externa. Os auditores ISO locais geralmente conduzem as auditorias ISO internas, enquanto uma empresa independente conduz a auditoria externa. Fornecedores ou clientes da empresa realizam auditorias de fornecedores. Muitas empresas preferem fazer negócios com empresas certificadas pela ISO e, ao auditar seus fornecedores ou clientes, têm a certeza de que a outra empresa está mantendo os padrões adequados. Uma auditoria interna dentro de uma empresa pode evidenciar problemas que podem colocar em risco a certificação ou registro ISO.

Algumas auditorias revelam práticas intencionais antiéticas ou inseguras, mas geralmente as violações resultam de simples erro humano. A maioria das empresas descobre essas pequenas não conformidades durante as auditorias internas e as corrige antes da auditoria externa. Este é um dos valores da auditoria interna. Outra vantagem de realizar auditorias internas é que ajuda a empresa a desenvolver um bom sistema de auditoria.

Existem muitos recursos para uma empresa estabelecer um bom sistema de auditoria. Vários especialistas em negócios escreveram livros e outras fontes de mídia sobre o desenvolvimento de sistemas de auditoria ISO. Muitos deles oferecem seminários ou workshops, seja em um local externo ou nas instalações comerciais. Outras fontes são empresas de consultoria e programas de software. Algumas das ferramentas que essas fontes oferecem incluem listas de verificação e programas de treinamento para funcionários.

Alguns especialistas acreditam que o processo de auditoria ISO tem quatro etapas. Ressaltam que é importante completar as fases básicas de preparação antes de realizar a auditoria, seja ela interna ou externa. Essas etapas incluem pesquisar os requisitos para a certificação ISO e avaliar o escopo do projeto; preparação, incluindo a criação de documentos de auditoria como listas de verificação; e redigir os relatórios necessários para a certificação ISO e outras obrigações, como requisitos de fornecedores ou clientes.

A ISO é uma associação global e uma empresa precisa realizar auditorias em cada instalação, independentemente de sua localização. Por exemplo, uma empresa nos Estados Unidos que possui instalações satélites na Argentina, na Índia e na Ucrânia precisa ter um sistema de auditoria ISO instalado em cada instalação. A organização ISO certifica auditores que realizam auditorias externas em empresas de diversos países. A organização também pode certificar auditores em áreas específicas, como auditores de equipamentos alimentícios, instalações de água engarrafada e fabricantes de dispositivos para água potável.

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