Licenciamento de nuvem e SaaS 101

Em um ambiente alimentado principalmente por aplicativos SaaS e serviços em nuvem, o diabo está nos detalhes. O licenciamento de nuvem e SaaS é um detalhe que muitas vezes atormenta as equipes de TI. Veja como funciona e como tornar o gerenciamento de licenças mais fácil.

Como funcionam as licenças SaaS e em nuvem?

Nos velhos tempos da TI, o licenciamento de software fazia parte da compra do software em si, pago como uma despesa de capital inicial. Agora, como esse software é hospedado externamente, geralmente é licenciado por usuário e o custo faz parte das despesas operacionais, pagas mensalmente ou anualmente. Existem benefícios neste novo tipo de modelo de licenciamento:ele pode ser mais flexível e baseado nas necessidades de negócios em tempo real. Se você precisar adicionar ou descartar um grupo de usuários, geralmente pode fazer isso no ciclo de faturamento do próximo mês, em vez de esperar um ano (dependendo da embalagem do fornecedor).

Existem dois tipos comuns de licenciamento:

• Licenciamento por usuário
• Licenciamento baseado em uso

O licenciamento por usuário considera o número de usuários de um aplicativo pelo valor de face - portanto, os 10 funcionários do setor financeiro obtêm 10 licenças, uma para cada um deles usar. Muitos fornecedores criarão pacotes de usuários que se adaptam a grandes empresas, custando menos por usuário para grupos maiores de usuários. Algumas licenças também permitem várias instalações por licença para dar aos clientes a opção de colocar o software em um computador doméstico e de trabalho (típico de software de criação de conteúdo).

O escalonamento para usar o licenciamento é bom para a infraestrutura, como a AWS, porque você pode pagar apenas pelo que precisa. A desvantagem é que você paga pela inconsistência - portanto, você pode não precisar de todas as instâncias da nuvem todos os meses, mas ainda paga por elas, a menos que tenha o escalonamento automático em vigor. Os modelos baseados no uso podem permitir que as empresas reajam melhor às mudanças no tamanho ou na necessidade de sua empresa.

Como não desperdiçar dinheiro com o licenciamento SaaS

Quando se trata de licenciamento SaaS, o pior cenário é que você está pagando por licenças que não está realmente usando. Acontece muito facilmente. Por exemplo, se um departamento inteiro muda para um novo aplicativo, ou uma empresa corta alguns funcionários, suas licenças podem facilmente ser deixadas sem uso e esquecidas. Lembre-se dessas dicas para evitar desperdício de dinheiro com licenças SaaS.

• Leia as letras pequenas. As letras miúdas também são importantes. O ideal é que as licenças de usuário sejam claras sobre como os usuários podem ser adicionados ou excluídos e o que cada usuário pode fazer com a licença que possui. Embora seja muito mais fácil para a TI quando se trata de SaaS e nuvem, há um novo elemento de gerenciamento que é importante lidar. Pense no SaaS como um utilitário, em que você paga apenas por quanto usa mensalmente. Há casos em que um pouco de excesso é importante, de modo que a ampliação não exige uma chamada para o fornecedor de SaaS.
• Colabore. O sucesso do licenciamento de SaaS também pode depender de outros departamentos, como finanças, compras e RH. Ajudará no planejamento geral de TI se você souber quando os funcionários são contratados ou saem da empresa e a quais aplicativos eles estão associados.
• Leia seu contrato de licença com atenção e negocie. Quer você seja ou não o departamento que lida com contratos, você precisará saber os detalhes de todos os acordos de nível de serviço (SLAs) que foram assinados. Ao entrar em contato com o suporte, você pode precisar saber o nível de suporte que você tem ou quaisquer outros detalhes que possam ajudar a resolver um problema.

Finalmente, peça ao seu representante de vendas para explicar o licenciamento em detalhes. Se não puderem, é provavelmente mais complicado do que você espera.