Aumentar a Produtividade a Trabalhar a Partir de Casa: Estratégias e Dicas (Parte 2)

Está a ficar mais próximo. Alguns de vocês já receberam o email a confirmar que podem trabalhar a partir de casa. A Parte 1 cobriu o que precisa, esta parte aborda algumas ideias sobre como tornar o seu tempo produtivo.

Serão sempre as coisas que não espera que o apanham. Por exemplo, um projeto em que trabalhei tinha uma chamada diária de alinhamento às 8h. Estava no local terça a quinta e trabalhava a partir de casa segunda (dia de viagem) e sexta. Quinta à noite, viajei para casa. Nada de invulgar, exceto que o projeto era na Europa e eu chegava a casa depois da meia-noite. Gostaria de dizer que era sempre pontual para a chamada de alinhamento de sexta de manhã. Não era. No entanto, havia um lado positivo. Ficava sempre calado a meio da tarde.

Mas essa é a vantagem chave de trabalhar a partir de casa – flexibilidade, poder ajustar o seu trabalho a si, em vez do contrário. No entanto, ter essa flexibilidade é também o maior desafio. Uma armadilha comum é sermos demasiado flexíveis durante o dia, acabando a trabalhar até muito tarde à noite. Isso significa que nos levantamos mais tarde, não fazemos tanto quanto pensávamos, então acabamos a trabalhar mais tarde novamente. Deslocámos o tempo, mas não de uma boa forma. Pior, substituímos o risco e os desafios de trabalhar no escritório por outro, auto-infligido. A chave é ser o mais proativo possível, em vez de reativo, e, acredite, durante este período haverá muito a que reagir!!!

Quando trabalha a partir de casa, tem de ser realista sobre o que pode alcançar. Todos ouvimos as anedotas sobre ser muito mais produtivo longe das distrações do escritório. A maioria de nós não tem um super-ninja ultra-produtivo interior à espera de saltar assim que libertado das amarras do escritório. Em casa, também temos distrações. Por exemplo, sabia quantas pessoas batem à sua porta da frente? Se normalmente demora duas horas a escrever aquele relatório no escritório, provavelmente ainda demorará duas horas quando o escrever em casa. Relacionado com isto está o impulso de provar que está realmente a trabalhar. Uma das percepções comuns é que o trabalho remoto consiste em TV diurna e redes sociais. Sim, pode conseguir apanhar o Arquivos da Tarde em vez da edição da noite, mas durante este tempo ninguém o julgará, então faça apenas o que faria normalmente. Portanto, a primeira coisa é ser realista sobre o que pode alcançar. Caso contrário, cairá facilmente na armadilha do deslocamento temporal.

Em segundo lugar, precisamos de estrutura. Note que estrutura não significa microgestão remota. Estrutura significa algo a que nos ancoramos. O trabalho remoto pode ser uma experiência bastante solitária e isoladora. Podemos superar isto com algumas técnicas ágeis. Por exemplo, ter uma chamada diária de alinhamento regular, digamos por volta das 9h30 ou 9h45, para permitir que quaisquer atividades matinais – levar filhos à escola, consultas médicas, etc. – sejam concluídas a tempo. Não só a reunião diária de alinhamento mantém todos na mesma página – sim, já é quarta-feira – mas é útil para manter a progressão de projetos críticos em andamento.

O alinhamento não deve durar mais de 15 minutos, dividido em:

1) Os primeiros cinco minutos em ronda para cobrir o que foi alcançado ontem (maratonas de séries e eletrodomésticos não contam).

2) Segundos cinco minutos para cobrir o que planeia fazer hoje.

3) Últimos cinco minutos para cobrir desafios ou problemas.

O objetivo não é resolver desafios e problemas na chamada, mas atribuir quem está melhor posicionado para os resolver e depois dar-lhes a ação separadamente.

Isto leva ao terceiro aspeto chave: não tenha medo de pedir ajuda (se sobrecarregado) ou de intervir (se achar que pode ajudar). Quando trabalha remotamente, continua a fazer parte de uma equipa, e tal como quando está no escritório, a equipa é mais eficaz quando puxa toda na mesma direção. Então, se precisar de ajuda, peça. Se achar que pode ajudar, diga-o.

Quarto, partilhe (mas não partilhe demais). Se há um familiar ou vizinho que precisa da sua ajuda ou algo mais surgiu com que precise de lidar, diga à equipa. "Pessoal, preciso de me ausentar por umas horas" está bem. Não tem de entrar em detalhes. Isso ajuda os outros membros da equipa a definir as suas expectativas e, se necessário, permite que as atividades sejam reagendadas proativamente em vez de ter de ser reativo.

Quinto, lembre-se de fazer pausas, seja para chá, almoço ou apenas para separar tarefas. Além disso, mantenha-se ativo. Ambos são fáceis de ignorar, especialmente quando se procura demonstrar o quão arduamente está a trabalhar. A propósito, ninguém fica impressionado ou fará algo com esses emails enviados tarde da noite ou cedo de manhã. Faça a coisa sensata e use a funcionalidade de envio diferido para que saiam no início do dia seguinte.

Sexto, não há problema em faltar a reuniões, como os alinhamentos diários. Durante este tempo, todos teremos outras prioridades mais críticas. Estas podem surgir sem aviso prévio. É um tempo invulgar, no entanto, devemos usar as ferramentas que agora temos para minimizar qualquer impacto adverso. Lembre-se de gravar reuniões e/ou chamadas de conferência. Faça anotações dos pontos-chave e partilhe usando a sua ferramenta de colaboração, Mensagens Instantâneas ou no armazenamento partilhado da equipa.

Finalmente, use as ferramentas de colaboração para manter contacto regular com os membros da sua equipa. Crie um "bebedouro" virtual para conversa informal e bate-papo. Alternativamente, use videoconferência e convide os membros da equipa para uma sala de almoço virtual.

Sim, haverá uma terceira parte, mas entretanto divirta-se com as partes 1 e 2. Esperemos que nós e os nossos empregadores vejamos os benefícios do trabalho remoto, tanto que o queiram continuar muito depois de a cobertura da Covid-19 ter sido relegada para o History Channel.

Contacte Mark Sweeney (Diretor de Serviços Profissionais)