Guia de Sobrevivência ao Trabalho Remoto: Aumente Produtividade e Equilíbrio – Parte 1

OK, a menos que tenha vivido completamente off-grid nos últimos meses, estará ciente de que é altamente provável que venha a trabalhar a partir de casa num futuro previsível. No entanto, a sua experiência de trabalho a partir de casa também é altamente provável que tenha resultados mistos, dependendo das ferramentas de colaboração e infraestrutura corporativa fornecidas. Este post é um de uma série sobre como pode tirar o máximo proveito desta situação, o que esperamos ajudar a pavimentar o caminho para uma forma de trabalho mais flexível, uma vez que a situação atual tenha passado.

Se a sua empresa já mudou para uma solução totalmente baseada na nuvem, como Teams e Office365, então está safado. Aqui tudo, ficheiros, programas, dados, ferramentas e tudo o mais que precisará estão na nuvem. Desde que tenha uma conexão à internet, seja em casa, no comboio, no café, pode iniciar sessão e trabalhar como normalmente faz, o que significa que é business as usual.

Um dos requisitos chave para qualquer solução baseada na nuvem é a conectividade. A maioria de nós estará em casa, a usar a nossa ligação de banda larga doméstica ou hotspot do telemóvel. Na maioria dos casos, o trabalho remoto não terá os mesmos desafios de trabalhar sobre a rede corporativa interna baseada em MPLS. Ao trabalhar a partir de casa, a sua conexão é direta via internet, evitando firewalls corporativos, servidores DNS, ponto de breakout e qualquer latência relacionada com a geografia do inquilino. Ter uma conexão direta significa que pode realmente experienciar melhor desempenho em casa (a menos que a sua conexão doméstica seja super lenta) do que aquela a que está habituado no escritório.

No entanto, pode descobrir que, mesmo estando a executar uma ferramenta de colaboração baseada na nuvem, alguns dos seus dados e programas chave ainda podem estar armazenados em servidores de ficheiros ou partilhas de ficheiros internas. O acesso a estes pode ser apenas via conexão VPN e precisará de um token (token físico que parece um chaveiro ou token suave, uma app no seu smartphone) para ajudar a autenticar durante o login. Embora seguro, isto pode ser incómodo, mas pode contornar. A forma mais simples é mover os seus ficheiros chave para o OneDrive (outra solução de armazenamento na nuvem recomendada pela empresa) usando o seu gestor de ficheiros ou email da empresa. Dependendo de quanto tempo for obrigado a trabalhar fora do escritório, pode descobrir que cada vez mais dos seus ficheiros e dados estão armazenados na nuvem.

Alguns de vocês perceberão que o seu ambiente de escritório ainda é executado internamente pelo departamento de TI em centros de dados on-premise pertencentes à empresa. Esta é a situação menos preferida. Será obrigado a aceder via VPN e a sua experiência de trabalho será tolerável, mas não a mais produtiva.

Felizmente, nem tudo está perdido. Se se encontrar nesta situação, a maioria dos fornecedores de ferramentas de colaboração baseadas na nuvem estão a oferecer acesso por tempo limitado aos seus produtos. Microsoft e Google são os mais recentes a oferecer isto. O pior cenário é inscrever-se como indivíduo e, em alguns casos, descarregar uma App ou Browser Applet. Isto significa que ainda pode colaborar, no entanto, a experiência não será tão perfeita como executar uma solução totalmente baseada na nuvem, pois a partilha de dados da empresa pode não ser tão fácil, suportada ou permitida. Mas é melhor do que a alternativa.

O próximo desafio depende do quão bem-sucedido foi o programa de adoção da ferramenta de colaboração (frequentemente referido como rollout). A maioria dos utilizadores com quem falei diz-me que poderiam ser mais produtivos se soubessem usar melhor as ferramentas. Assumindo que isto é verdade para si, clique no guia "Começar" (Teams ou Google). Após se familiarizar com a visão geral, deve fazer par com um colega e experimentar algumas das funcionalidades para ganhar confiança a operar a ferramenta, configurar reuniões, partilhar o ecrã ou programa pretendido, testar gravações, etc. Isto poupa tempo e embaraço (e talvez perda de reputação) ao fazer pela primeira vez com um cliente valioso, oportunidade de venda importante ou audiência maior.

A maioria destas ferramentas tem funcionalidades específicas que irão melhorar ou minimizar distrações. Estas podem incluir desfocagem de fundo (útil se deixou roupa pendurada no trilho do quadro ou tem crianças pequenas soltas) e gravação para que outros colegas possam acompanhar reuniões a que não puderam assistir. Deve também configurar uma Equipa ou Google Hangout para partilhar dicas e truques, bem como fornecer uma rede de suporte informal. É boa prática ter uma secção "Perguntas Frequentes" (FAQ), uma secção "Precisa de Saber" (N2K) para fixar informações importantes, uma secção "Notícias" para informações atualizadas e de última hora, como quando podemos voltar ao escritório, bem como outras áreas específicas como aplicação, cliente ou informações de interesse específico, ex: Reuniões, Partilha de Dados, etc. Isto significa que todos têm acesso à mesma informação, em vez de tentarem descobrir por si mesmos.

Um dos desafios de trabalhar remotamente é perder as interações informais, piadas, histórias e conversa fiada que suportam o verdadeiro ambiente de escritório. Não quer perder isto, mas ao mesmo tempo não quer que esta conversa informal entupa as áreas de trabalho. Então por que não criar um canal, equipa ou hangout chamado "WaterCooler" onde tal comunicação informal pode ocorrer. Poderia até configurar uma videoconferência a cada hora de almoço e organizar uma sala de almoço virtual.

Bem, isso deve ser suficiente para o ocupar e começar a trabalhar, mas lembre-se que o seu teclado e telemóvel provavelmente têm mais bactérias do que a sua sanita, então lembre-se de os limpar regularmente também. No meu próximo post, partilharei algumas ideias sobre como tornar o trabalho remoto mais produtivo e espero que se torne tão engenhoso e eficaz como o Kevin, em vez dos outros dois!

Contacte Mark Sweeney (Diretor de Serviços Profissionais)