Economizando 306.000 Horas: Como Nossos Robôs Revolucionaram Nossas Operações

Como uma empresa de automação se automatiza?

Ouvimos essa pergunta frequentemente. E com razão! Se encorajamos você a se tornar uma fully automated enterprise™, é razoável que sejamos uma também.

Ontem, reportamos nosso primeiro trimestre como empresa pública. A partir de hoje, a cada trimestre após nossos resultados, anunciaremos as estatísticas mais recentes do nosso próprio programa de automação em toda a empresa, liderado pelo nosso Centro de Excelência (CoE) de automação. Hoje, automatizamos mais de 306.000 horas de trabalho internamente, tudo enquanto expandimos nossa força de trabalho para mais de 3.000 funcionários da UiPath ao redor do globo.

306.000 horas de criação de capacidade equivalem a pular 12.500 dias no futuro* até agosto de 2055. Ou talvez mais praticamente, é como se cada funcionário da UiPath contribuísse com 54 semanas de trabalho em um ano (não 52). Nossos robôs são um componente chave para o crescimento sustentável.

*E isso baseado em dias de 24 horas. Se contarmos oito horas por dia (um dia de trabalho típico em muitos países), os membros da equipe recuperam quase 40.000 dias de trabalho graças aos seus robôs.

Nossa experiência contradiz a narrativa popular de que a automação impacta negativamente os empregos. Para nós, e muitos de nossos clientes, usar robôs de software permite uma experiência melhor de cliente e funcionário, maior alavancagem operacional e uma oportunidade de abordar o paradoxo da produtividade (décadas de progresso tecnológico, mas a taxa de produtividade da sociedade está declinando).

Esperamos que as lições que aprendemos possam ajudar sua própria jornada para se tornar uma fully automated enterprise. Uma fully automated enterprise:

1. Atribui todo trabalho automatizável a robôs com um CoE escalado
2. Libera funcionários para focar em trabalho gratificante, valioso e estratégico
3. Democratiza a automação e constrói um exército de desenvolvedores cidadãos
4. Infunde inteligência artificial (IA) em todas as facetas do trabalho

Lição 1: Atribua todo trabalho automatizável a robôs com um CoE escalado

Naturalmente, funcionários da UiPath assumiram projetos de automação desde o início da empresa. Mas em 2019, fizemos um esforço concertado para escalar nosso CoE de automação global.

Precisávamos de um CoE de automação dedicado para identificar os melhores processos para automação dentro de cada departamento, avaliar e construir ideias de robôs crowdsourced, e rastrear o impacto do nosso programa.

Nosso CoE vislumbra um mundo onde:

• Cada cliente beneficia-se da nossa experiência usando nossa própria tecnologia
• Cada funcionário tem acesso fácil a tecnologias de automação
• Tornamos 'um robô para cada pessoa™' uma realidade todos os dias

O UiPath Automation Hub tem sido crítico na implementação da nossa estratégia de automação em toda a empresa. Ele nos permite identificar, gerenciar e priorizar nosso pipeline e ideias de automação em um local central, em vez de depender do processo frustrante de reconciliar planilhas separadas, notas Post-it® com ideias de automação e e-mails.

Para alcançar automação em escala, precisávamos estimular e cultivar entusiasmo em toda a empresa em torno da automação. Tradicionalmente, quando se trata de estrutura de CoE, as organizações têm duas opções: centralizada ou federada.

• Um modelo de CoE centralizado une a transformação digital em uma equipe central que possui a estratégia organizacional.
• Uma estrutura de CoE federado delega a estratégia de automação a unidades de negócio individuais, que identificam suas próprias metas.

Nós combinamos as duas abordagens. A maior parte do nosso CoE trabalha na Romênia, mas eles são complementados por campeões de automação internos e desenvolvedores cidadãos dentro de cada equipe ao redor do globo.

Através de solicitações via campeões de automação, o CoE então ajuda cada departamento a atribuir todo trabalho automatizável a robôs.

Por exemplo:

• Finanças simplificou o processo order-to-cash, conectando diversos sistemas como Salesforce, NetSuite e mais
• Marketing alavanca robôs para consolidar informações relevantes para e-mails semanais à nossa equipe de Vendas
• Compras une informações do nosso sistema de procurement, Coupa, a outras aplicações downstream, agilizando o processamento de pedidos
• Jurídico garante conformidade com GDPR em todos os bancos de dados da empresa
• People Ops construiu um robô 'Avokudos' que incentiva funcionários a compartilhar feedback positivo no Slack

Também temos uma série de automações unattended que rodam em segundo plano. Nossa equipe de Finanças automatizou o processo order-to-cash com numerosas automações unattended que economizam tempo.

Veja o infográfico completo para ver todas as formas como a equipe de Finanças da UiPath usa robôs.

Lição 2: Liberte funcionários para focar em trabalho gratificante e valioso

Nossa jornada para 306.000 horas economizadas não teria sido possível sem o UiPath Assistant.

Carregado diretamente no desktop de cada funcionário, o UiPath Assistant dá às pessoas acesso a uma biblioteca de automações e apps pré-construídos alimentados por automações que eles podem acessar com um clique do mouse.

Através do UiPath Assistant, usuários podem implantar rapidamente robôs em seus computadores. Essas automações nos permitem fazer de tudo, desde extrair texto de qualquer imagem com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) até controlar uma apresentação com nossas vozes para criar cotações de vendas.

Ao usar uma biblioteca de robôs pré-construídos, cada funcionário pode redirecionar sua atenção para construir relacionamentos com clientes em vez de preencher formulários tediosos.

Lição 3: Democratize a automação e comunique-se frequentemente

Compartilhamos como pensamos que a estrela surpresa da TI é o desenvolvedor cidadão.

Desenvolvedores cidadãos têm sido essenciais para nossos próprios esforços de automação. Naturalmente, há centenas de desenvolvedores profissionais entre nosso CoE, Pré-vendas, Sucesso do Cliente e equipes de Produto. E embora eles certamente impulsionem uma tremenda quantidade de valor e horas economizadas, desenvolvedores cidadãos de áreas surpreendentes como Marketing, Vendas e Compras também estão emergindo.

Fornecer aos desenvolvedores cidadãos as ferramentas de que precisam para ter sucesso é um dever vital do CoE. Cada funcionário tem acesso não apenas ao Assistant e Automation Hub mencionados acima, mas também:

• UiPath StudioX para construir suas próprias automações com um canvas low-code simples
• UiPath Apps para criar interfaces personalizadas para suas automações
• UiPath Automation Ops facilita para nosso CoE governar o acesso a essas ferramentas e dar aos desenvolvedores cidadãos as guardrails necessárias

O CoE também patrocina um programa formal de desenvolvedor cidadão através do qual quase 100 funcionários foram designados como desenvolvedores cidadãos formais. Eles aumentam o CoE assumindo projetos de automação simples surgidos no Automation Hub.

A DevCon da próxima semana tem uma sessão inteira sobre como impulsionar automação liderada por cidadãos. O evento virtual gratuito é aberto ao público e ideal para sua equipe de CoE:

Também descobrimos que a comunicação é fundamental no desenvolvimento de desenvolvedores cidadãos.

Todas as iniciativas de automação empresarial precisam de comunicação transparente e constante. Sem ela, as equipes operam em silos e podem perder oportunidades de automação cross-funcionais. Com ela, os membros da equipe se sentem capacitados e investidos em alavancar a nova tecnologia de maneiras inovadoras e empolgantes.

Nosso CoE comunica através de três canais principais:

1. Automation Hub. Este é nosso melhor ativo para compartilhar e explorar ideias de automação
2. Slack. Adicionamos todos os funcionários a um canal específico do CoE (com um robô, naturalmente) onde postamos anúncios regulares
3. Uma página intranet do CoE. Criamos uma página inicial interna dedicada ao CoE, onde funcionários podem ver os resultados da automação, revisar nosso scorecard mensal, conferir depoimentos e enviar ideias ao Automation Hub

Esta abordagem cria comunicação bidirecional entre o CoE e o resto da UiPath. Através desses três canais, as pessoas podem ver o trabalho em tempo real que os robôs fazem dentro da empresa, se inspirar para enviar suas próprias ideias e receber atualizações sobre suas automações em andamento.

Lição 4: Infunda IA em todas as facetas do trabalho

Capacidades de IA são oferecidas em toda a Plataforma UiPath, desde nossa solução de Task Mining que ajuda a identificar candidatos de automação até a IA Computer Vision que permite que robôs vejam telas de computador como nós.

Como o 'cliente zero' que testa novos produtos, o CoE tem assento na primeira fila para alavancar automações habilitadas por IA. No último ano, usamos IA para descobrir processos de negócios, acelerar processamento de faturas e otimizar nossos serviços de help desk de TI.

Quer trilhar seu próprio caminho para 306.000 horas economizadas (e além) com ferramentas infundidas por IA?

Explore UiPath.com/CoE para aprender:

• Como usamos Task Mining para identificar candidatos ideais de automação
• Algumas das automações favoritas da nossa C-suite
• Como um chatbot que conta piadas está transformando nosso Service Desk de TI

Adicione UiPath.com/CoE aos favoritos para mais lições aprendidas no nosso caminho para a fully automated enterprise.

Ansiosos para compartilhar o progresso no nosso próprio desempenho de automação interna a cada trimestre.