Descoberta contínua de processos:a chave para a resiliência empresarial à prova de futuro

O fato de a resiliência empresarial ser uma vantagem competitiva não é uma informação nova. Mas poucos líderes empresariais compreendem que manter a resiliência empresarial requer um foco constante nos resultados empresariais e na evolução dos processos empresariais. As práticas de melhoria de processos e as tecnologias de automação desempenham um papel fundamental na manutenção da resiliência e na obtenção de resultados de negócios, especialmente ao navegar em condições de mudança.

Mas, até hoje, apenas algumas organizações alcançaram resultados e resultados tangíveis. A UiPath viu isso em primeira mão nas organizações clientes com as quais trabalhamos.

As organizações que começaram a usar a automação para concluir parte de um processo estão em melhor situação, mas também estão lutando para obter maiores ganhos de eficiência. Perceber o valor total da automação requer expandir seu programa para mais processos departamentais (que os líderes de automação não controlam). E obter visibilidade total de um processo exige o uso de técnicas de melhoria de processos.

Quando se trata de transformação de processos, a maioria das organizações tem sido mais ambiciosa. Por que? Historicamente, os projetos de melhoria de processos envolviam abordagens isoladas, esforço manual significativo na preparação de dados e visões subjetivas. Normalmente, os projetos de melhoria de processos incluíam entrevistas com a equipe e acompanhamento, seguidos de relatórios detalhados que muitas vezes estavam desatualizados no momento em que os relatórios eram finalizados.

Ao atender o cliente precisa da resposta “o que devemos otimizar?” mal posso esperar por formas antiquadas de otimização de processos de negócios. E uma empresa moderna não pode se permitir os erros que acompanham processos manuais e ferramentas desatualizadas. O objetivo principal de cada organização é atender às necessidades de seus clientes, e isso deve ser alcançado pelo caminho mais eficiente. Estamos percebendo que as organizações que conseguem implementar programas de transformação de processos com impacto estão aproveitando o que chamamos de Descoberta Contínua. 

Com os avanços na automação robótica de processos (RPA), inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina (ML) e outras tecnologias de automação, um novo mundo é possível para a transformação de processos. Um ambiente onde todas as empresas possam adotar rapidamente essas tecnologias e, como resultado, possam alcançar melhores resultados de negócios, como resiliência e eficiência operacional. É um novo mundo onde as ferramentas esclarecem aspectos operacionais necessários de forma científica. E realmente permitir que as empresas acessem (e aproveitem) insights contínuos e em tempo real. É disso que se trata a Descoberta Contínua. E nesta postagem do blog estamos compartilhando as etapas necessárias para adotá-lo e agregar valor à sua organização. 

A Descoberta Contínua permite que as organizações atinjam os indicadores-chave de desempenho (KPIs) de processos e de negócios direcionados. Tecnologias de descoberta e automação são usadas para descobrir, compreender e agir em direção aos KPIs desejados. Entretanto, estas mesmas tecnologias permitem a monitorização contínua do desempenho organizacional global e iniciativas de transformação de processos para garantir que os processos são mantidos no seu estado mais otimizado. 

Por que a descoberta contínua é importante?    

Considere o método atual de trabalho na maioria das empresas atualmente. Funcionários de todos os níveis gastam mais tempo em ferramentas, sistemas e aplicativos do que nunca. A maior parte do tempo é focada na execução de tarefas, executando as etapas necessárias para agilizar a conclusão (assumindo que as ações estão no “caminho feliz” do processo). Mesmo que exista um procedimento prescrito a seguir, surgem novas condições que continuam a adicionar etapas aos processos.

Em comparação, diretores e especialistas no assunto gastam apenas uma fração do seu tempo em melhorias e otimização de processos.  

Mas as coisas poderiam ser feitas de forma diferente? Existem maneiras de trazer mais eficiência e valor para a organização?

A única maneira de responder a essas perguntas é ter um controle constante sobre cada ponto de contato do processo. A descoberta contínua exige – e permite – priorização rigorosa e otimização científica de processos. Isso é fundamental para construir resiliência organizacional, permitindo que você faça mudanças, descubra novas melhorias e monitore o impacto enquanto transforma seus processos.

A diferença entre as organizações de classe mundial e as demais é o grau em que elas adotam a automação e praticam conceitos como a descoberta contínua.

Isto é especialmente verdadeiro para aquelas empresas que têm o objetivo de se tornarem uma empresa totalmente automatizada™.

A automação é fundamental para qualquer modelo operacional de sua escolha. Para impulsionar programas de automação impactantes, uma organização deve encontrar oportunidades de melhoria de processos e selecionar aquelas que tenham o maior ROI.   

Com o Continuous Discovery, os campeões da automação e líderes de negócios podem se unir e abordar a transformação digital de forma holística. Uma abordagem holística inclui pensar sobre seus negócios, seus processos e onde a automação se encaixa, entregando resultados de negócios ao alto escalão de forma sustentada.

Como funciona a descoberta contínua? 

A Continuous Discovery funciona aproveitando as pegadas digitais de fontes de dados estruturadas e não estruturadas em aplicativos de negócios, combinadas com a forma como as tarefas são executadas nos desktops das pessoas. São esses insights (mais as contribuições de crowdsourcing dos funcionários) que contam uma história geral sobre como o trabalho é realizado e como ele pode ser otimizado.

A descoberta contínua envolve o uso de ferramentas automatizadas e IA para descobrir fluxos de trabalho de processos existentes. Ele fornece aos tomadores de decisão uma base validada e orientada por dados para a melhoria de processos, para avaliar suas prioridades de automação e para tomar medidas em direção aos resultados de negócios desejados. Ele permite que as organizações: 

Identificar o estado atual dos processos de negócios de forma holística

Identificar o estado atual inclui mapear o processo de ponta a ponta (por mais complexo que seja), garantindo ao mesmo tempo a análise em múltiplas dimensões, incluindo por sistema, departamento, cliente ou usuário.

Entender constantemente como os KPIs de negócios são afetados

Através da descoberta contínua, os tomadores de decisão sabem:

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  O estado de um processo de negócios em um determinado momento
  
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  Como o processo pode ser melhorado
  
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  Onde a automação pode ter o maior impacto
  
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  Como manter os processos organizacionais em seu estado mais otimizado 
  

Aplique ativamente ações de otimização de processos

Praticar a descoberta contínua permite que as organizações reprojetem processos com base em dados e métodos científicos para melhorar pessoas, processos e tecnologia. Isso pode variar desde simples alertas de exceções ou lembretes até a promoção de etapas definidas como automações que aproveitam robôs RPA para otimizar KPIs.  

Monitore e mantenha os processos no estado mais otimizado

Por fim, a descoberta contínua permite que as organizações monitorem constantemente os processos de ponta a ponta para obter informações em tempo real sobre os estados evoluídos dos processos e seu contexto de mudança para alimentar a próxima decisão.  

Acreditamos que não há limite para a análise de dados se você se dedicar a descobrir a verdade e fazê-la funcionar para o crescimento dos negócios. Para cada fase de descoberta contínua (as fases são mostradas no gráfico anterior nesta postagem do blog), a plataforma UiPath oferece um conjunto de tecnologias de descoberta e automação:

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  UiPath Process Mining e UiPath Task Mining são ferramentas ideais para ajudar na fase de descoberta do ciclo de vida de um processo. Juntamente com as ideias de crowdsourcing no UiPath Automation Hub, essas ferramentas permitem que você descubra cientificamente o estado atual, incluindo todas as variações do “caminho feliz”.
  
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  Os recursos avançados de IA e ML disponíveis em toda a plataforma UiPath ajudam você a ver desvios de processos e fluxos de trabalho de tarefas, comparar e saber quais cenários de transformação de processos têm o maior ROI.  
  
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  À medida que as oportunidades de transformação de processos são analisadas, elas precisam ser coletadas, avaliadas e postas em prática. O Automation Hub consolida recomendações de transformação das ferramentas Process Mining e Task Mining (e ideias de automação de seus funcionários), fornecendo um local centralizado para coletar e priorizar quais ideias são mais impactantes. 
  
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  Repita o ciclo de descoberta para monitorar e manter melhorias no processo ou encontrar novas maneiras de otimizar novamente. Otimize ainda mais os resultados do seu negócio expandindo a Mineração de Processos e a Mineração de Tarefas em ainda mais processos organizacionais ou outras partes do negócio.
  

Nosso objetivo nesta postagem do blog é ajudar mais líderes empresariais a entender o que é necessário para um programa de transformação bem-sucedido e o valor a ser obtido ao alavancar a descoberta contínua.

Você se juntará a nós no FORWARD 5? Não perca nossa sessão, "Ponte de Divisão entre Estratégia, Automação e Otimização de Processos com Descoberta Contínua", no Keynote Theatre na tarde de quarta-feira (28 de setembro).

Também convidamos você a nos dar seu feedback sobre Process Mining pessoalmente durante nosso Grupo Focal de Process Mining na conferência. Você pode encontrar informações sobre a sessão e o grupo focal na agenda do FORWARD 5.

Na próxima postagem do blog Continuous Discovery, exploraremos como a plataforma UiPath capacita as organizações a superar a divisão entre estratégia, automação e execução em todos os processos de linha de negócios.