Compra Inteligente de Equipamentos para Fabricantes: Guia Completo de Pré-Compra

Uma pesquisa de 2014 descobriu que pequenos e médios fabricantes não gostam de comprometer qualidade quando se trata de dispositivos de comunicação, veículos ou chá (sim, chá — os respondentes da pesquisa provavelmente eram britânicos), mas eram mais propensos a economizar quando se tratava de coisas como equipamentos de manufatura¹. Seja um novo computador para o escritório ou uma estação de solda para o chão de fábrica, comprar novo equipamento é uma decisão sobre risco. Uma decisão de compra ruim pode resultar em desperdício de recursos e possivelmente um incidente de segurança ou cibersegurança.

Antes de comprar ou de outra forma adquirir um equipamento, seja uma máquina CNC ou um celular, há muitas coisas a considerar: Como será financiado? Quais preocupações especiais de segurança ou cibersegurança vêm com ele? Como será a manutenção? Quanto tempo espera-se que dure?

Pode ser fácil negligenciar algum aspecto de risco envolvido em uma decisão de compra quando sobrecarregado com opções. Pode ser especialmente difícil saber o que comprar ao comparar três produtos diferentes que parecem muito semelhantes.

O NIST MEP criou um guia de pré-compra que pode ajudar.

As perguntas abaixo destinam-se a ajudá-lo a tomar uma decisão bem-informada sobre sua compra e entender quais riscos de segurança, cibersegurança e outros podem impactar a custo-efetividade de longo prazo da sua compra — reduzindo as chances de ter arrependimento de comprador depois.
A sequência das perguntas está em termos de ciclo de vida do equipamento, cobrindo financiamento, instalação, uso, manutenção e descarte do equipamento. Pode haver perguntas adicionais específicas às suas circunstâncias que você desejará incluir em sua tomada de decisão. Sinta-se à vontade para adicioná-las — este questionário visa ajudar, não restringir, seu processo de tomada de decisão.
Esteja atento a algumas das perguntas que você pode não conseguir responder. Neste caso, o que você não sabe PODE te machucar. Seu Centro MEP local pode ajudar se você estiver incerto sobre quais perguntas adicionais fazer.

Você pode baixar um pdf do guia de pré-compra de equipamentos para referência mais fácil.

1. Você vai alugar ou comprar?

Alugar está se tornando cada vez mais popular para equipamentos de alta tecnologia pois fornece proteção contra obsolescência, mas pode ser mais caro a longo prazo, e clientes podem perder controle sobre atualizações e upgrades. Qualquer opção que você escolha, verifique contratos por cláusulas que protejam clientes de problemas de segurança, qualidade e compatibilidade que possam surgir e como esses problemas serão abordados (veja pergunta 7).

2. Onde será localizado?

Documentação do equipamento pode fornecer grande parte desta informação, mas outra informação depende do negócio, como proteção contra nozes em uma planta de processamento de alimentos.

• Onde é a localização mais eficiente?
• Quais são os requisitos de segurança?
• Quais são os requisitos de segurança?
• Quais são os requisitos de utilidades?

3. Requer equipamento auxiliar?

Às vezes uma compra pode levar a várias outras. Muitos add-ons são incluídos para proteger pessoas do equipamento ou proteger o equipamento do ambiente.

• Requer equipamento de segurança especial para instalar, operar ou manter? Exemplos incluem sensores de segurança, telas de luz, supressão de incêndio, equipamento de proteção individual (EPI) e proteções contra eletricidade estática.
• Requer proteção do ambiente? Isso pode incluir proteção contra flutuação de energia, ou proteção contra limites de operação de umidade ou humidade.

4. Quais conexões ele tem?

Toda vez que um equipamento "conversa" eletronicamente com algo mais, seja um sensor ou a internet, esse canal de comunicação representa um risco de cibersegurança que deve ser protegido. Quanto mais conectado um equipamento é, maior o risco de cibersegurança.

• Tem porta USB, drive de disco, adaptador de rede ou outro ponto de conexão (seja usado ou não)?
  • Como os pontos de conexão, e canais de comunicação associados se usados, serão protegidos?
• Se o equipamento precisar de dados (como arquivo de design ou atualizações) para operar, como ele recebe, armazena, verifica e protege esses dados?

5. Quem vai usá-lo?

Pessoas frequentemente representam o risco mais significativo de segurança e proteção.

• Treinamento/reciclagem será necessário para poder usar o equipamento com segurança?
  • Quem fornecerá o treinamento?
• Que tipo de salvaguardas serão incluídas para que apenas aqueles autorizados a usar o equipamento tenham acesso a ele (para uso regular e para manutenção ou para alterar configurações)? Por favor, note para garantir que quaisquer processos de login/autenticação sigam melhores práticas como autenticação dupla enquanto não colocam tensão indevida sobre funcionários como não usar single sign-on.

6. Com que frequência será usado?

Se o equipamento for usado menos frequentemente que o antecipado em cronogramas de manutenção usuais ou menos frequentemente que atualizações de segurança regulares são disponibilizadas, isso pode resultar em ambos risco de cibersegurança aumentado e confiabilidade diminuída.

7. Quais são as expectativas de manutenção?

Manutenção pode ser um empreendimento caro, fazendo ou quebrando a utilidade de um equipamento. Também é um momento quando problemas inesperados podem surgir como questões de compatibilidade e preocupações de cibersegurança levando a despesas não antecipadas de longo prazo.

• Com que frequência espera-se que o equipamento precise de manutenção?
  • Qual é o mean-time-to-failure esperado?
  • Qual é o tempo de inatividade antecipado?
• Como alguém saberá que o equipamento não está funcionando corretamente? Por exemplo, há luzes indicadoras? Haverá verificações de controle de qualidade?
• Existe uma opção de backup caso o equipamento falhe inesperadamente?
• O que é coberto por garantia e/ou contrato de serviço?
• Se quebrar de uma forma que cause um problema de segurança ou proteção, como isso será tratado?
  • Quem será responsabilizado?
• Que tipos de manutenção podem ser feitos internamente vs. externamente?
• Pode ser substituído ou atualizado peça por peça ao longo do tempo? Um modelo de reparo modular pode causar problemas de compatibilidade mas é menos um ônus financeiro imediato do que substituir tudo de uma vez.
• Como soluções de manutenção serão verificadas como eficazes? Por exemplo, uma mudança resultou em qualidade reduzida? Quando possível, teste soluções de manutenção ou revise experiências de outros com uma solução antes de implementar.
• Se precisar de muito mais manutenção que o esperado ou a manutenção for ineficaz, quais são as opções? Uma substituição ou reembolso seria fornecido?

8. Como é o fim de vida do equipamento?

Alguns equipamentos são projetados para durar décadas, enquanto outros duram poucos anos no máximo. Entender e planejar o que acontecerá quando o equipamento morrer evitará interrupções de produção e algumas preocupações de cibersegurança.

• Se a vida útil esperada do equipamento for menor que o período de uso esperado, haverá risco aumentado de cibersegurança e confiabilidade quando o equipamento se tornar obsoleto.
• Existem materiais perigosos ou armazenamento de dados sensíveis que precisam ser considerados ao descartar qualquer parte do equipamento?

Próximos Passos

Uma vez que você respondeu estas perguntas, é hora de tomar a decisão de comprar o equipamento ou não. Se comprar o equipamento, use a informação que reuniu para garantir que ele seja instalado e configurado de uma forma que atenda seus requisitos de eficiência, segurança e proteção.

Seu Centro MEP local terá recursos para ajudá-lo a tomar as melhores decisões possíveis para seu negócio e pode ajudá-lo a entender a segurança, proteção, qualidade e eficiência do equipamento que você comprar ou alugar.

O conteúdo neste artigo destina-se a ser usado para ajudar a informar avaliação e seleção de equipamentos. No entanto, quaisquer decisões de equipamento resultantes por parte do leitor são de responsabilidade exclusiva do leitor. O NIST MEP não é responsável por quaisquer resultados ou ramificações de tais decisões.