Coaching para Sustentabilidade:Implementando e Sustentando Novos Processos e Mudanças

Por J.R. McGee
Master Black Belt, Fundador e CEO, X-Stream Leadership Group

A maioria de nós hoje se sente confortável com a compreensão e o uso de ferramentas Lean e Seis Sigma para desenvolver novos processos e obter controle de nossos dados. Podemos praticá-los diariamente e, na maioria das vezes, não é tão difícil usar as ferramentas! O que é difícil é implementar e sustentar os novos processos e mudanças que nossas equipes vêm criando em seus eventos e projetos de longo prazo!

Eu agora liderei, facilitei e / ou orientei mais de 750 projetos de melhoria em todo o mundo como um Master Black Belt Sensei. Eu treinei e certifiquei 73 Master Black Belts, com mais três em uma onda de treinamento atual. Eu experimentei muitos dos problemas de sustentabilidade em primeira mão e lutei com eles assim como você! Por causa dessa experiência, aprendi que existem técnicas que você pode usar e uma estrutura que você pode colocar em prática para ir de uma taxa de falha de 60% a 80% para novas ideias, a uma taxa de sucesso de 70% + para sustentar novas ideias e mudanças por 12 meses ou mais. A verdadeira chave para tudo isso é o que acontece depois o evento!

Modo de falha 1:acreditar que as coisas discutidas no resumo do projeto acontecerão apenas porque são boas ideias e todos “gostaram”

Este é o modo de falha mais comum e o mais fácil de superar. O principal problema é que as pessoas acreditam que podem “fazer as coisas” além de o que eles já estão fazendo. Perdoe-me, mas muito poucas pessoas comparecem aos nossos eventos “procurando algo para fazer”. Sem exceção, conseguir as pessoas de que você precisa é como arrancar dentes! Eles já estão tão ocupados com seus empregos regulares que muitas vezes têm problemas para comparecer às reuniões do projeto. E achamos que eles terão todo o tipo de tempo para implementar as mudanças? Longe disso! Temos que adaptar um “ em vez de ”Abordagem se quisermos ter alguma chance de sucesso. Assim como quando essas pessoas saem de férias ou estão doentes, alguém deveria estar cobrindo seu trabalho. Se não houver ninguém, que vergonha! Isso é simplesmente má gestão 101. Encontre ativamente alguém que possa cobrir sua agenda algumas horas por dia ou um bloco de 4 horas durante a semana para que você tenha específico tempo dedicado para trabalhar em seus itens de ação. Esperar até ter “tempo livre” é um plano para o fracasso!

Modo de falha 2:Tendo um mau (ou pior, não ) plano de comunicação eficaz

Já perdi a conta de quantas vezes um líder de equipe me disse "Vou enviar um e-mail para que as pessoas saibam o que estamos fazendo." O e-mail é ótimo para transmitir status, fornecer provas de que você fez ou disse algo (CYA de primeira grandeza) e para entrar em contato com amigos para fazer planos informais. No entanto, o e-mail é horrível para comunicar informações! Todos os que usarão ou serão afetados pelas novas mudanças no processo precisam obter informações em primeira mão sobre quem, o quê, quando, onde, como e com que frequência, para que não saibam apenas o quê fazer quando chegar a hora, mas eles sabem quando para fazer isso também. Não leia apenas os marcadores do PowerPoint “para” eles ou dê-lhes uma apostila; torne suas comunicações pessoais e adapte-as de acordo com a forma como cada pessoa deseja receber informações. Torne-o prático; deixe-os fazer uma simulação do novo processo. Explique-os e peça-lhes que "trabalhem" no novo caminho para que possam gerar perguntas e desenvolver uma consciência situacional sólida do que vai mudar, o que especificamente vão precisar fazer de forma diferente e quando essas mudanças realmente acontecerão Lugar, colocar. Apenas dizer às pessoas que algo vai mudar é outro caminho banhado a ouro para o fracasso.

Modo de falha 3: Tendo pouca ou nenhuma responsabilidade efetiva.

Isso geralmente se reflete na identificação de quem é responsável por cada item de ação. Se mais de uma pessoa for listada, ou pior, “a equipe” estiver listada, você está realmente no caminho certo para falhar espetacularmente. Como o almirante Hyman Rickover declarou certa vez:“Se você não consegue colocar o dedo no umbigo da pessoa responsável, NINGUÉM é responsável!" Ele estava precisamente correto. Quando a responsabilidade é compartilhada, ela desaparece. Mais de uma pessoa pode ser necessária para realizar um item ou uma ação. Mas não posso enfatizar o suficiente o quão importante é que cada item de ação tenha um, e apenas uma pessoa responsável por responder pelo sucesso ou fracasso daquele item!

Modo de falha 4: Permitindo que a “Tirania do Urgente” oprima a execução do importante!

Isso geralmente se reflete em ter pouco ou nenhum acompanhamento ou acompanhamento efetivo. Vejo isso com mais frequência quando o Facilitador ou o Líder de Equipe não realiza reuniões regulares e de rotina para relatar o status e discutir o progresso e os problemas. Lembre-se de que as pessoas já têm muito o que fazer todos os dias! Acho que essa reunião a cada duas semanas durante uma hora parece ser ideal para a maioria das situações. Reunir-se toda semana pode se tornar um fardo, e a cada três semanas ou mais tende a permitir que as coisas sejam esquecidas ou sobrecarregadas na luta do dia-a-dia. Além disso, codifique com cores o status de seus itens de ação. O azul pode representar 100% concluído, Green diz que tudo está no caminho certo e dentro do cronograma; Amarelo indica atraso ou você encontrou resistência inesperada; e vermelho indica uma falha grave ou incapacidade de implementar com os recursos ou permissões atuais. Para sua reunião de uma hora, concentre-se apenas nos vermelhos e, em seguida, nos amarelos, se tiver tempo. É um sério desmotivador para os membros da sua equipe sentar e ouvir os verdes e os azuis, especialmente se eles não os afetam. Desperdiçar o tempo das pessoas não é uma boa maneira de levá-las a futuras reuniões! Por último, não perca tempo permitindo que as pessoas “expliquem por que não funciona”. Isso é uma completa perda de tempo de todos. Permita apenas que as pessoas discutam o que farão para resolver o problema e como alcançarão o resultado desejado!

Essas são apenas algumas das coisas que você pode fazer para melhorar significativamente seu sucesso na implementação de grandes mudanças em sua organização. Agora vá lá fora e mude o seu mundo!



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