Gestão de Mudança Sustentável: Treinando Equipes para Incorporar Novos Processos

Por J.R. McGee
Master Black Belt, Fundador e CEO, X-Stream Leadership Group

A maioria de nós hoje está confortável em entender e usar ferramentas Lean e Six Sigma para desenvolver novos processos e ganhar controle de nossos dados. Temos a oportunidade de praticá-los diariamente e, na maior parte, não é realmente tão difícil usar as ferramentas! O que é difícil é implementar e sustentar os novos processos e mudanças que nossas equipes criam durante seus eventos e projetos a longo prazo!

Agora liderei, facilitei e/ou treinei mais de 750 projetos de melhoria ao redor do mundo como Master Black Belt Sensei. Treinei e certifiquei 73 Master Black Belts, com mais três em uma onda de treinamento atual. Experimentei muitas das questões de sustentabilidade em primeira mão e lutei com elas assim como você! Por causa dessa experiência, aprendi que existem técnicas que você pode usar e uma estrutura que pode colocar em prática para ir de uma taxa de 60% a 80% de falha para novas ideias, para uma taxa de 70%+ de sucesso na sustentação de novas ideias e mudanças por 12 meses ou mais. A chave real para tudo isso é o que acontece depois do evento!

Modo de Falha 1: Acreditar que as coisas discutidas no Briefing de Encerramento do Projeto acontecerão apenas porque são boas ideias e todos “gostaram”

Este é o modo de falha mais comum e o mais fácil de superar. O principal problema é que as pessoas acreditam que podem “fazer as coisas acontecerem” além de o que já estão fazendo. Perdoe-me, mas muito poucas pessoas aparecem em nossos eventos “procurando algo para fazer”. Sem exceção, conseguir as pessoas necessárias é como arrancar dentes! Eles já estão tão ocupados com seus empregos regulares que muitas vezes têm problema em comparecer às reuniões do projeto. E pensamos que eles vão ter todo tipo de tempo para implementar as mudanças? Longe disso! Temos que adotar uma abordagem “em vez de” se quisermos ter qualquer chance de sucesso. Assim como quando essas pessoas entram de férias ou ficam doentes, alguém deve cobrir seu trabalho. Se não há ninguém, vergonha de você! Isso é simplesmente má gestão 101. Encontre ativamente alguém que possa cobrir sua agenda algumas horas por dia ou um bloco de 4 horas durante a semana para que você tenha tempo específico dedicado para trabalhar em seus Itens de Ação. Esperar até ter “tempo livre” é um plano para falhar!

Modo de Falha 2: Ter um Plano de Comunicação ineficaz (ou pior, nenhum)

Perdi a conta de quantas vezes um Líder de Equipe me disse “Vou apenas enviar um e-mail para avisar a todos o que estamos fazendo”. E-mail é ótimo para transmitir status, fornecer prova de que você fez ou disse algo (CYA de primeira magnitude) e para entrar em contato com amigos para fazer planos informais. No entanto, e-mail é péssimo para comunicar informações! Todos que vão usar ou ser afetados pelas novas mudanças no processo precisam obter informações em primeira mão sobre Quem, O Quê, Quando, Onde, Como e Com Que Frequência, para que não apenas saibam o que fazer quando a hora chegar, mas saibam quando fazer também. Não apenas leia bullets de PowerPoint “para” eles ou dê um folheto; torne sua comunicação pessoal e adapte-a a como cada pessoa prefere receber informações. Torne prática; deixe-os fazer uma simulação do novo processo. Percorra com eles e faça-os “trabalhar através” da nova maneira para que possam gerar perguntas e desenvolver uma consciência situacional sólida do que vai mudar, o que especificamente eles precisarão fazer diferente e quando essas mudanças realmente entram em vigor. Apenas dizer às pessoas que algo vai mudar é outro caminho dourado para o fracasso.

Modo de Falha 3: Ter pouca ou nenhuma responsabilização eficaz.

Isso é mais frequentemente refletido na identificação de quem é responsável por cada Item de Ação. Se mais de uma pessoa estiver listada, ou pior, “a equipe” estiver listada, você está verdadeiramente no caminho para falhar espetacularmente. Como o Almirante Hyman Rickover afirmou famosamente: “Se você não pode apontar o dedo no umbigo da pessoa responsável, NINGUÉM é responsável!” Ele estava precisamente correto. Quando a responsabilidade é compartilhada, a responsabilização desaparece. Mais de uma pessoa pode ser necessária para realizar um item ou ação. Mas não posso enfatizar o suficiente como é importante que cada Item de Ação tenha uma, e apenas uma pessoa responsável por responder pelo sucesso ou fracasso desse item!

Modo de Falha 4: Permitir que a “Tirania do Urgente” sobrecarregue a execução do importante!

Isso é mais frequentemente refletido em ter pouco ou nenhum acompanhamento ou follow-through eficaz. Vejo isso mais frequentemente quando o Facilitador ou o Líder da Equipe não realiza reuniões regulares e rotineiras para relatar status e discutir progresso e problemas. Lembre-se, as pessoas já têm muito o que fazer todos os dias! Acho que reunir a cada duas semanas por uma hora parece ser ideal para a maioria das situações. Reunir toda semana pode se tornar um fardo, e a cada três semanas ou mais tende a permitir que as coisas sejam esquecidas ou sobrecarregadas na luta do dia a dia. Além disso, codifique por cores o status de seus Itens de Ação. Azul pode representar 100% concluído, Verde diz que tudo está no caminho certo e no cronograma; Amarelo indica atraso ou resistência inesperada encontrada; e Vermelho indica uma falha maior ou incapacidade de implementar com recursos ou permissões atuais. Para sua reunião de uma hora, foque apenas nos Vermelhos, depois nos Amarelos se tiver tempo. É um sério desmotivador para seus membros de equipe sentar e ouvir os Verdes e Azuis, especialmente se não os afetam. Desperdiçar o tempo das pessoas não é uma boa maneira de fazê-las vir a futuras reuniões! Por fim, não gaste tempo deixando as pessoas “explicarem por que não vai funcionar”. Isso é um desperdício total do tempo de todos. Permita apenas que as pessoas discutam o que vão fazer para resolver o problema e como vão alcançar o resultado desejado!

Estes são apenas alguns dos passos que você pode tomar para melhorar significativamente seu sucesso na implementação real de grandes mudanças em sua organização. Agora vá lá e mude seu mundo!

Saiba mais sobre como podemos ajudar você com suas necessidades de Six Sigma e Melhoria Contínua, ou entre em contato conosco.