O Papel do Diretor de Manutenção: Responsabilidades e Impacto

Frequentemente, o primeiro passo para manutenção de ativos é saber quais são as peças e como elas precisam trabalhar juntas. E é o mesmo com um departamento de manutenção: quanto mais você sabe sobre como e onde os cargos se encaixam, mais fácil é fazer tudo funcionar suavemente.

Então, quais são as funções e responsabilidades do diretor de manutenção, e como eles trabalham com o resto do departamento para manter tudo funcionando?

O que é um diretor de manutenção?

O diretor de manutenção ocupa a posição mais alta dentro do departamento de manutenção. Dependendo do organograma para o resto da empresa, eles podem reportar ao proprietário, presidente ou um dos VPs.

Esse é quem está acima deles. Abaixo está o gerente de manutenção, supervisores de manutenção e então os técnicos de manutenção. Aqui também, dependendo do tamanho e estrutura da empresa, pode haver um ou vários gerentes de manutenção abaixo deles. Se você tem múltiplos sites, muitas vezes faz mais sentido ter múltiplos gerentes.

O que faz um diretor de manutenção?

Para responder essa pergunta, ajuda revisar a diferença entre estratégias e táticas. Uma maneira fácil de pensar na diferença é lembrar o ditado "Pense estrategicamente, aja taticamente". Basicamente, suas estratégias são seus objetivos de grande visão, enquanto suas táticas são os passos menores e mais específicos para chegar lá.

Você quer viver mais. Sua estratégia é entrar em melhor forma. Suas táticas são ir à academia e evitar comidas gordurosas.

Então, o que significa pensar estrategicamente para um departamento de manutenção? O diretor de manutenção define objetivos gerais, define políticas e procedimentos, e implementa programas para ajudar o departamento a atender requisitos da OSHA. Eles estão no comando do pensamento de grande visão para o departamento, mas também têm que prestar atenção aos detalhes, incluindo como o trabalho é atribuído e rastreado. Como parte de olhar o rastreamento, eles também configuram os indicadores-chave de desempenho para todos os outros no departamento, criando os padrões que o departamento usa para avaliar o quão bem as pessoas estão fazendo seus trabalhos.

Isso tudo é muito geral, então vale olhar as responsabilidades específicas mais de perto.

Quais são as responsabilidades de um diretor de manutenção?

Um diretor de manutenção faz muito, incluindo:

• Estima orçamentos anuais de manutenção
• Analisa propostas de fornecedores
• Supervisiona projetos de capital
• Planeja uso de recursos
• Ajuda a desenvolver programas de manutenção
• Controla níveis de pessoal do departamento

Eles também reportam à liderança organizacional, que às vezes precisa de ajuda para ver o departamento de manutenção como crítico para o sucesso geral da organização. Tradicionalmente, a liderança viu a manutenção como um centro de custo, que pode ser apenas outra forma de dizer "mal necessário". É trabalho do diretor de manutenção atuar como defensor de seu departamento, garantindo que profissionais de manutenção obtenham o respeito, reconhecimento e recursos que merecem.

Quais são os diferentes tipos de diretores de manutenção?

Como diferentes indústrias precisam de diferentes tipos de manutenção, nem todos os diretores de manutenção desempenham as mesmas funções. Na verdade, as funções e responsabilidades podem variar tanto que existem variações no título para cada um, incluindo:

• Diretor de manutenção de facilities
• Diretor de manutenção de planta
• Diretor de manutenção de edifícios
• Diretor de manutenção de obras públicas

Independentemente dos diferentes títulos, sempre há muita sobreposição. Por exemplo, trabalhar com orçamentos, definir políticas e procedimentos, desenvolver e implementar novos programas, e rastrear e reportar KPIs críticos.

Em muitas organizações menores, não há diretor de manutenção, e não há título especial para isso. Como as demandas de manutenção são menores, o gerente cuida de tudo, incluindo reportar para as pessoas acima deles.

Como um CMMS facilita a vida para diretores de manutenção?

Lembre-se, um diretor de manutenção faz muito, então qualquer coisa que suavize fluxos de trabalho e gerencie dados ajuda.

E isso significa que soluções CMMS modernas, que simplificam fluxos de trabalho tornando mais fácil capturar, compartilhar e acessar dados, podem ajudar muito.

Quando você está tentando gerenciar tudo com papel e planilhas, há muitas chances de coisas darem errado. E mesmo quando dão certo, o processo inteiro é dolorosamente lento. Com papel, você está copiando tudo à mão, o que significa que você pode ter ordens de serviço curtas ou com pelo menos alguns erros. Levar as ordens de serviço de papel para os técnicos leva muito tempo, porque eles têm que ou voltar ao escritório para pegá-las ou você tem que correr pelas facilities tentando rastreá-los. Toda vez que algo muda, uma nova tarefa agora tem prioridade sobre uma ordem de serviço mais antiga, o processo começa tudo de novo.

Com planilhas, você está apenas trocando um conjunto de problemas por outro. Agora, em vez de ter dificuldade em obter dados, é difícil manter dados atualizados. Você pode enviar uma ordem de serviço por email para um técnico, mas assim que eles atualizam a cópia deles, ela está fora de sincronia com a original. Logo, você tem muitas cópias de dados diferentes.

Software CMMS moderno ajuda você a resolver todos esses problemas com um banco de dados central onde todos os seus dados vivem. Uma vez que você tem uma única fonte de verdade, pode confiar que todos estão trabalhando com os mesmos dados, trabalhando para os mesmos objetivos.

Além disso, há um monte de recursos que ajudam diretores de manutenção a atingir seus objetivos. Aqui está parte da lista da seção de funções e responsabilidades:

• Ajuda a desenvolver programas de manutenção
• Analisa propostas de fornecedores
• Estima orçamentos anuais de manutenção

E aqui estão os recursos que ajudam diretores de manutenção diretamente.

Manutenção preventiva

Para muitas organizações, o objetivo é fazer a transição da manutenção sob demanda para manutenção preventiva, onde o departamento pode planejar tudo com antecedência, garantindo que completem inspeções e tarefas críticas antes de falhas. É muito mais rápido, barato e fácil lidar com pequenos problemas cedo, antes que tenham chance de se desenvolver em grandes problemas.

Software CMMS moderno pode tornar todo o processo de configurar, executar e rastrear MPs mais fácil. O diretor de manutenção pode trabalhar com gerentes para garantir que o trabalho certo seja feito nos momentos certos. A partir daí, eles podem rastrear quantas MPs a equipe fecha por mês, o que ajuda a alocar recursos.

Controle de estoque

Uma vez que você definiu seus níveis de par no software, você recebe um aviso assim que caem muito baixo. Como o software sabe quando avisar? Porque não só tem níveis de par, também tem contagens em tempo real de todo seu estoque crítico. Quando você associa peças e materiais a uma ordem de serviço, o software ajusta automaticamente as contagens de estoque quando o técnico fecha.

Isso é uma grande ajuda para os técnicos e gerente de manutenção porque ajuda a garantir que eles tenham o estoque MRO que precisam, quando precisam.

Mas também é uma grande ajuda para o diretor de manutenção, que precisa analisar propostas de fornecedores. Em vez de procurar as melhores ofertas baseadas em compras por volume, eles podem comprar baseados em insights sobre o que e com que frequência o departamento de manutenção precisa.

Relatórios automatizados

Ser capaz de estimar o que vai acontecer no futuro requer um entendimento sólido do que já aconteceu no passado. É por isso que história é matéria escolar.

Para o diretor de manutenção, fazer bons planos começa com ter os dados certos. Plataformas CMMS tornam mais fácil capturar e manter dados. Mas também ajudam a processar esses números em insights acionáveis.

Usando os recursos de relatórios automatizados, diretores de manutenção podem ver quais ativos estão custando mais para manter funcionando, o que é crítico para decisões de reparar ou substituir. Eles também podem ver métricas de manutenção e KPIs no agendamento de MPs, permitindo que afinem o que a equipe faz e com que frequência fazem.

Próximos passos

A Hippo está aqui para ajudar você a obter a solução que funciona melhor para você, desde responder suas perguntas sobre tudo relacionado à manutenção até ajudá-lo a agendar uma demonstração de software ao vivo.

Resumo

O diretor de manutenção é a posição de manutenção mais alta em uma organização, reportando diretamente ao proprietário, presidente ou um dos VPs. Abaixo deles estão gerentes de manutenção, supervisores e técnicos. Seu trabalho é pensar estrategicamente e ver o grande quadro. Ao mesmo tempo, supervisionam a configuração de muitos procedimentos e políticas específicos no departamento. Isso pode incluir implementar novas estratégias de manutenção para confirmar que o departamento está seguindo regulamentos da OSHA. O título específico pode mudar dependendo da indústria porque as funções e responsabilidades podem ser diferentes, mas também há muita sobreposição. Se a organização for pequena o suficiente, pode não ter diretor; o gerente de manutenção cuida de tudo. Independentemente de quem está no comando, software CMMS moderno os torna mais eficientes. Por exemplo, diretores de manutenção podem usar uma plataforma de manutenção para configurar um cronograma de manutenção preventiva, rastrear e controlar estoque, e gerar relatórios para insights críticos em suas operações. Diretores de manutenção são os pensadores de "grande quadro" do departamento, e o CMMS certo captura, mantém e processa dados para pintar um quadro preciso.