Dominando MRO: Aumente a Rentabilidade Otimizando Manutenção, Reparo e Operações

As funções de manutenção, reparo e operações (MRO) são essenciais para qualquer departamento de compras ou operação. Embora esses itens representem uma porção relativamente pequena do orçamento total de compras, ainda podem ter um impacto significativo na rentabilidade. Isso é especialmente verdadeiro se os custos aumentarem sem um sistema adequado para identificar e fazer melhorias.

Neste artigo, discutiremos a definição de MRO e como esses itens podem ser gerenciados. Reduzir despesas de MRO pode impactar positivamente a rentabilidade de longo prazo de uma operação. Além das práticas tradicionais de gestão de ativos e manutenção, como rastrear ativos com etiquetas de equipamentos, tags de gestão de ativos de facilities, tags de utilities e outras soluções de rótulos de código de barras para simplificar processos de manutenção e reparo, uma estratégia de MRO pode trazer uma camada adicional de eficiência.

A Definição de MRO

Conforme observado acima, MRO é um acrônimo para manutenção, reparo e operações. Inclui as operações, processos e atividades associados à manutenção de uma planta ou instalação, como manutenção de infraestrutura física, equipamentos e seus processos operacionais associados, e materiais e suprimentos usados para manter infraestrutura e equipamentos ou na produção de um produto ou serviço. No entanto, esses materiais não são classificados da mesma forma que matérias-primas que fazem parte de um produto final (como metais usados para fabricar ferramentas ou tinta usada para finalizar um produto de madeira), que seriam considerados custos diretos. Em vez disso, materiais e suprimentos que se enquadram em MRO são usados na produção, mas não fazem parte do produto final, como suprimentos usados para limpeza e manutenção de equipamentos.

A melhor maneira de definir o escopo da designação MRO é explorar as quatro categorias principais de itens normalmente incluídos nas avaliações. Cada empresa deve gerenciar seus ativos de forma a otimizar o desempenho em toda a operação. Organizar itens MRO em categorias distintas simplifica o rastreamento e facilita a revisão de métricas financeiras para classes de ativos específicas.

Reparo e Manutenção de Infraestrutura

Esta categoria refere-se a equipamentos e materiais relacionados usados para manter uma instalação comercial inteira em funcionamento, tais como:

• Equipamentos HVAC (aquecimento, ventilação e ar condicionado)
• Equipamentos de segurança
• Móveis
• Equipamentos de informática

Reparo e Manutenção de Equipamentos de Produção

Itens MRO relacionados à produção são categorizados como todos os equipamentos e atividades necessários para manter sistemas de produção. Esta categoria MRO inclui equipamentos como:

• Compressores e motores
• Correias transportadoras
• Máquinas CNC

Manutenção de Equipamentos de Movimentação de Materiais

Itens de movimentação de materiais ajudam a mover matérias-primas e outros ativos relacionados para os locais certos para que possam ser usados para fins de produção. A manutenção de equipamentos de movimentação de materiais inclui suprimentos como:

• Válvulas e tubulações
• Roupas de trabalho e máscaras faciais
• Equipamentos de Proteção Individual (EPI), como luvas

Ferramentas e Consumíveis

Todas as outras ferramentas pequenas e peças consumíveis usadas nas operações diárias são capturadas nesta categoria MRO, tais como:

• Suprimentos de escritório
• Juntas, parafusos e pregos
• Produtos químicos
• Lubrificantes
• Baterias
• Ferramentas manuais

Mesmo uma operação relativamente pequena pode ter milhares de itens individuais que se enquadram nestas categorias MRO. Por isso, cada empresa deve manter uma biblioteca de ativos organizada. Além dessas categorias amplas, a gestão eficaz de MRO envolve a classificação adequada de ativos de forma mais granular. Existem várias taxonomias de classificação MRO, sendo o Código Padrão de Produtos e Serviços das Nações Unidas® (UNSPSC®) a mais amplamente utilizada. Outras taxonomias incluem eCl@ss, frequentemente usada na Europa, ETIM, o Sistema de Classificação Industrial Padrão (SIC) e Códigos do Sistema Harmonizado (HSC). Também existem taxonomias específicas da indústria frequentemente usadas para gestão de MRO.

Por que a Gestão de MRO é Importante?

O MRO pode representar quase metade (até 47%) dos custos de compras de uma organização típica. Muitos desses custos estão relacionados a processos, e muitas empresas poderiam se beneficiar de uma revisão completa de sua eficiência de compras. Melhorar estratégias de compras pode levar a economias de custos que impactam diretamente a rentabilidade do negócio.

O desafio com muitos processos de MRO é que o trabalho pode ser reativo e mais difícil de prever ou projetar em longo prazo. O que pode ser controlado, no entanto, é a forma como o trabalho é realizado. Sistemas de gestão de dados, automação e outras tecnologias emergentes podem ajudar a simplificar essas atividades e produzir melhorias de eficiência. A gestão de peças de produtos, matérias-primas e conscientização sobre segurança pode impactar diretamente custos relacionados a MRO.

Como Gerenciar Itens de MRO

A alocação e controle de despesas de MRO devem ter propriedade clara atribuída dentro do departamento de compras. Esclarecer essas responsabilidades é um passo importante na criação de uma estratégia abrangente de MRO que ajude a identificar e controlar os riscos associados a essas áreas. Alguns exemplos de riscos relacionados a MRO incluem:

• Custos excessivos de envio
• Baixa produtividade do trabalho de manutenção
• Paradas de produção inesperadas
• Backlogs de estoque

Empresas que fabricam bens ou fornecem serviços relacionados são especialmente propensas a esses tipos de problemas. Ter uma estratégia de MRO em vigor cria maior visibilidade para práticas de gestão de fornecedores e estoque. Também ajuda a alinhar sua equipe de liderança em torno dessas prioridades-chave de compras.

Implemente Sistemas de Rastreamento de Ativos para Otimizar a Gestão de MRO

Empresas podem obter melhor visibilidade sobre o uso e manutenção de ativos MRO implementando sistemas de rastreamento de ativos para simplificar processos de manutenção e reparo e gerenciar o ciclo de vida completo do ativo. Os dados obtidos através de um sistema eficiente de rastreamento de ativos permitem que líderes de negócios tomem decisões baseadas em dados, como quando é mais custo-eficiente substituir um ativo em vez de repará-lo.

Além disso, soluções de rastreamento de ativos permitem gestão eficiente de manutenção preventiva, permitindo que organizações otimizem o desempenho dos equipamentos e maximizem a vida útil dos ativos para reduzir custos de manutenção e compras. Etiquetas de ativos podem ser impressas com códigos de barras que permanecem legíveis durante toda a vida útil do ativo e sincronizadas com software de gestão de ativos para permitir classificação precisa de ativos e automatizar identificação e documentação.

Com uma variedade de etiquetas de ativos disponíveis para várias aplicações, como tags de ativos de utilities, tags de gestão de facilities, etiquetas work-in-process, rótulos resistentes a produtos químicos, rótulos de código de barras para alta temperatura, etiquetas de equipamentos, etiquetas de cabos e mais, organizações podem rastrear eficientemente equipamentos, ativos e estoque para simplificar a documentação e melhorar a gestão de MRO.

Desenvolva e Acompanhe Indicadores-Chave de Desempenho

Outra sugestão é desenvolver indicadores-chave de desempenho (KPIs) que definam claramente as áreas que você pretende controlar. As seguintes métricas têm mostrado alinhar bem com a maioria dos planos de melhoria de MRO.

• Gasto com MRO. O valor direcionado à categoria MRO deve representar 10% ou menos do orçamento total de compras. Essas métricas financeiras simples são uma excelente base para reduzir custos e melhorar a eficiência do MRO.
• Rupturas de Estoque (Stock Outs). Uma operação que rotineiramente experimenta rupturas de estoque provavelmente está enfrentando um ou mais problemas maiores de processo relacionados a produção, compras ou fulfillment. Rastrear o número de rupturas pode ser usado como indicador atrasado de problemas sistêmicos.
• Estoque MRO em Mão versus Giro. Uma boa regra prática para estoque MRO em mão é visar um giro de 30 dias. Estoque excessivo pode adicionar custos desnecessários.
• Proporção de Pedidos Urgentes para Reposição. Uma operação deve experimentar um baixo número de pedidos urgentes versus pedidos de reposição padrão. Uma boa regra é que não mais que 8-10% de todos os pedidos sejam urgentes.

Rastrear despesas de MRO e reduzir custos pode ser um desafio significativo para equipes de compras. Dedicando tempo para desenvolver uma estratégia de MRO, você pode alinhar todos os envolvidos e fornecer benchmarks claros para melhoria. Em última análise, controlar esses custos pode levar a melhorias significativas em eficiência e rentabilidade.