Domine a Gestão de Manutenção: Aumente a Eficiência e Reduza Custos

Muitos gestores de facilities buscaram novas práticas de gestão de manutenção nos últimos anos para reduzir custos operacionais. Estimativas do setor mostram que custos de manutenção podem representar 15-40% dos custos totais de produção. Isso faz sentido, dado que equipamentos frequentemente operam continuamente ou por intervalos extremamente longos para maximizar a produtividade. Empresas que não conseguem maximizar a vida útil dos equipamentos podem achar desafiador operar de forma lucrativa.

Neste guia, exploraremos o tema de gestão de manutenção em detalhes. Como uma função cada vez mais importante, a manutenção é uma prioridade de negócios abrangente com um número significativo de considerações. Este artigo focará no que é gestão de manutenção, por que é importante e como uma empresa pode desenvolver papéis, responsabilidades e práticas para otimizar o desempenho dos ativos.

Você aprenderá:

• O que é Gestão de Manutenção?
• Por que a Gestão de Manutenção é Importante?
• O Papel da Gestão de Manutenção
• Tipos de Gestão de Manutenção
• Qualidades de um Bom Gestor de Manutenção
• Recursos Adicionais de Gestão de Manutenção

O que é Gestão de Manutenção?

Gestão de manutenção é uma disciplina que adiciona estrutura a todas as atividades envolvidas no planejamento, agendamento, execução e rastreamento do trabalho de manutenção. O escopo vai muito além de simplesmente trabalhar com equipamentos e requer a criação de um conjunto abrangente de processos e controles. Para rastrear adequadamente ordens de serviço de manutenção e atividades relacionadas, é necessário implementar uma combinação de ferramentas de hardware e software.

O uso de códigos de barras de ativos combinados com leitores pode melhorar drasticamente a eficiência de um armazém, facility ou ambiente de escritório. Para simplificar sua abordagem geral, muitas empresas investem em um Sistema Computadorizado de Gestão de Manutenção (CMMS) para centralizar toda a operação. Um tipo similar de software, conhecido como plataformas de Gestão de Ativos Empresariais (EAM), frequentemente possui recursos semelhantes para rastrear atividades de manutenção.

Por que a Gestão de Manutenção é Importante?

Quando implementada corretamente, um programa de gestão de manutenção pode fornecer vários benefícios a uma operação. Dado que muitos locais de negócios incluem centenas ou até milhares de ativos, é crucial que qualquer sistema de gestão de manutenção permaneça organizado e atualizado. A seguir estão apenas algumas das muitas maneiras pelas quais a gestão de manutenção agrega valor.

• Eficiência Ótima. Demonstrar controle sobre a manutenção de equipamentos facilita uma abordagem proativa ao trabalho de manutenção, em vez de focar apenas em reparos e emergências. A gestão de manutenção fornece à equipe visibilidade completa sobre toda a operação a partir de uma plataforma de software centralizada. Isso não apenas economiza tempo, mas torna muito mais fácil identificar problemas rapidamente e fazer as melhorias necessárias.
• Redução de Tempo de Inatividade. Como a gestão de ativos, a gestão de manutenção também deve considerar todo o ciclo de vida do produto de um ativo. Entender como a idade de um ativo ou componente pode impactar o desempenho facilita decisões informadas sobre atualizações de sistemas. Além disso, usar uma combinação de diferentes técnicas de manutenção também pode melhorar a disponibilidade dos equipamentos, identificando uma configuração ideal para cada ferramenta.
• Custos Controlados. Reparos inesperados podem custar tempo significativo e resultar em atrasos de produção e outras interrupções. Gerenciar atividades de manutenção de forma organizada facilita o controle de custos, incluindo horas extras, peças de reposição e mão de obra. O planejamento aprimorado também pode otimizar níveis de estoque e maximizar o espaço de armazenagem.
• Segurança Aprimorada. Além das diretrizes para práticas de trabalho aceitáveis definidas pela OSHA (Administração de Segurança e Saúde Ocupacional dos EUA), a maioria das empresas também deve estar atenta a várias outras regulamentações estaduais e federais. A gestão de manutenção ajuda centralizando informações de garantia e serviço que podem ser necessárias durante auditorias e outras revisões regulatórias. Equipamentos devidamente mantidos também ajudam a garantir a segurança dos operadores.
• Melhor Tomada de Decisão. Falhar em tomar decisões adequadas sobre manutenção e conservação de equipamentos pode levar a falhas e incidentes de segurança. Equipamentos industriais de grande porte e sistemas complexos apresentam desafio particular no planejamento do ciclo de vida dos ativos. Um dos grandes benefícios que sistemas de gestão de manutenção fornecem é um conjunto abrangente de ferramentas de relatórios. Acesso a dados de qualidade pode melhorar significativamente o processo de tomada de decisão para gestão de ativos e manutenção.

O Papel da Gestão de Manutenção

Quando muitas pessoas pensam na palavra "manutenção", imaginam trabalhar com equipamentos e realizar atividades de serviço. Esse tipo de trabalho é, sem dúvida, uma função central da gestão de manutenção, mas várias outras atividades devem ser integradas para criar um sistema verdadeiramente eficaz. Como mencionado anteriormente, plataformas de software CMMS e EAM são uma excelente maneira de conectar vários fluxos de trabalho diferentes em uma única solução. Ao definir o papel da gestão de manutenção em uma organização, as seguintes áreas-chave devem ser incluídas.

• Gestão de Ativos. Uma área central de sobreposição entre plataformas CMMS e EAM é a funcionalidade de gestão de ativos. Antes que o trabalho possa ser agendado adequadamente, é necessário ter um banco de dados preciso de ativos devidamente etiquetados e rastreados. Para algumas empresas, simplesmente fazer uma avaliação completa de seus ativos pode levar a várias melhorias de custo, identificando equipamentos antigos ou subutilizados para remoção.
• Gestão de Estoque. O estoque pode ser gerenciado para matérias-primas, produtos acabados, embalagens, equipamentos e peças. A maioria das empresas que trabalha com produtos deve manter um armazém organizado e alcançar contagens de ciclo de estoque precisas. Essas ferramentas são benéficas para a gestão de manutenção no controle de inventários de peças de reposição e outros ativos necessários para realizar trabalho de manutenção.
• Gestão de Ordens de Serviço de Manutenção. Uma das funções centrais do software de gestão de manutenção é organizar o processamento de ordens de serviço. Isso é especialmente importante para empresas com grandes equipes de serviço de campo que trabalham com equipamentos em locais remotos. Ter um sistema centralizado para agendar, atribuir e concluir tarefas de manutenção mantém toda a equipe alinhada e reduz erros e tempo de inatividade.
• Gestão de Facilities. Edifícios de todos os tipos requerem grande quantidade de manutenção para garantir que o ambiente seja adequado para funcionários e visitantes. Equipamentos como unidades HVAC, chillers e data centers devem ser frequentemente servidos e verificados para garantir condições operacionais adequadas. A gestão de manutenção é um recurso essencial para gestores de facilities verificarem se planos de serviço e manutenção agendados se alinham bem com o uso esperado.
• Métricas e Relatórios. Gestores experientes entendem a importância de revisar dados de qualidade para melhorar o processo de tomada de decisão. Isso não é exceção quando se trata de gestão de ativos e manutenção. Revisar dados de manutenção pode ajudar a alcançar um orçamento mais equilibrado e aumentar a transparência entre departamentos. Melhores dados de equipamentos também tornam projeções de custos mais precisas e dão à empresa a capacidade de revisar muitos aspectos de uma operação simultaneamente. Custos associados a overhead de fábrica, custos de facilities e recursos de manutenção são apenas alguns dos muitos pontos de dados que podem ser considerados.

Como você pode ver, a gestão de manutenção requer que várias funções essenciais trabalhem juntas para formar um sistema coeso. Embora os papéis específicos possam ser atribuídos a diferentes departamentos com base na estrutura e metas de cada organização, os processos de trabalho são geralmente muito semelhantes. Para que um programa de gestão de manutenção seja eficaz, deve haver alinhamento e transparência entre todos os recursos envolvidos.

Tipos de Gestão de Manutenção

Atividades de manutenção assumem muitas formas, e empresas de todos os setores continuam inovando e encontrando novas maneiras de melhorar o desempenho dos equipamentos. Múltiplos tipos de manutenção podem ser usados simultaneamente para fornecer a quantidade ideal de serviço para uma ferramenta específica em muitos casos. Também vale notar que nem todos os equipamentos são adequados para cada tipo de manutenção. Vários fatores devem ser considerados, e os revisaremos nesta seção.

• Manutenção Reativa. Como o nome sugere, manutenção reativa refere-se à manutenção realizada quando há um indicador perceptível de que o serviço é necessário. Isso pode ser determinado a partir de uma inspeção visual ou outros indicadores diretos. Atividades de manutenção reativa são geralmente gerenciadas com um plano de inspeção ou auditoria periódica. Esta forma de manutenção pode ser especialmente útil ao reparar peças com vida útil difícil de prever com base no uso ou outros fatores conhecidos. Manutenção reativa também se refere a qualquer trabalho de emergência ou reparos necessários em caso de parada não planejada.
• Manutenção Proativa. Uma abordagem proativa à manutenção requer algum planejamento prévio para identificar potenciais pontos de falha. Isso pode ser feito usando vários fatores, como tempo ou horas de operação, que indicam que o serviço deve ser realizado. Embora a manutenção proativa possa parecer uma abordagem desejável, também é fácil supercompensar e realizar trabalho extra que não é realmente necessário para manter condições operacionais ideais. Portanto, ainda é imperativo inspecionar sistemas completamente e usar múltiplos pontos de dados para melhorar um plano de serviço ao longo do tempo. Tanto a manutenção preventiva quanto a preditiva são formas de manutenção proativa.
• Manutenção Preventiva (Baseada em Tempo). A manutenção preventiva envolve o uso de gatilhos baseados em tempo para agendar e realizar trabalho de serviço. O cronograma exato para cada equipamento é frequentemente determinado com base em vários fatores, como a quantidade esperada de uso e desgaste potencial do sistema. Monitorar a vida útil esperada de peças consumíveis também é muito importante com a manutenção preventiva. É desejável substituir peças antes que falhem, mas não tão rapidamente a ponto de perder tempo operacional adicional.
• Manutenção Preditiva (Baseada em Condição). Um dos tipos mais recentes de manutenção é chamado de manutenção preditiva, também conhecida como manutenção baseada em condição. Como um método desafiador de controle de operações de equipamentos, a manutenção preditiva requer o uso de sensores e outros dispositivos de monitoramento in-line para coletar dados em tempo real. Esses dados podem então ser usados para definir parâmetros operacionais que ditam quando as atividades de serviço devem ocorrer. Dado o investimento potencial em componentes de software e hardware necessários, a manutenção preditiva é mais adequada para equipamentos e sistemas caros, particularmente propensos a falhas altamente disruptivas.

Um dos benefícios significativos da gestão de manutenção e do uso de um CMMS é a capacidade de rastrear todas as atividades e manter um histórico detalhado de serviço para cada ativo. Isso não apenas facilita a seleção dos tipos apropriados de manutenção, mas também fornece uma plataforma para revisão e melhoria. Nenhum sistema ou abordagem é perfeito, e uma abordagem iterativa envolvendo melhoria contínua é sempre uma boa ideia quando se trata de manutenção.

Qualidades de um Bom Gestor de Manutenção

Um gestor de manutenção desempenha um papel vital entre um diretor de manutenção ou outro executivo de alto nível e os supervisores e técnicos que realizam a maior parte do trabalho de serviço. Este cargo requer uma mistura única de habilidades técnicas e visão de negócios para ver o panorama geral enquanto também aborda questões e necessidades do dia a dia. Para entender melhor esta posição essencial, vamos examinar os requisitos e habilidades desejadas de um bom gestor de manutenção.

Dadas as complexidades das atividades de trabalho de manutenção que ocorrem em muitas empresas, as responsabilidades de um gestor de manutenção podem cobrir um escopo amplo. Algumas das áreas significativas de foco incluem:

• Gerenciar todo o trabalho relacionado à manutenção
• Coordenar trabalho de forma a atender diretrizes regulatórias
• Manter um estoque apropriado de peças de reposição
• Gerenciar técnicos de serviço e outros funcionários
• Implementar um programa abrangente de manutenção
• Reportar a eficácia das atividades de manutenção
• Identificar maneiras de melhorar a produtividade dos ativos
• Garantir treinamento adequado para a equipe

Um gestor de manutenção pode assumir muitos papéis, e existem semelhanças definidas com as responsabilidades de um gestor de facilities ou gestor de ativos. Como uma posição de liderança, muitas habilidades técnicas e interpessoais também são desejadas. Algumas das mais comuns são:

• Capacidade demonstrada de liderar outros
• Alta prioridade na gestão de tempo
• Capacidade de pivotar e adaptar
• Fortes habilidades de comunicação interpessoal
• Excelentes habilidades de resolução de problemas
• Forte compromisso com trabalho em equipe
• Conhecimento fundamental de equipamentos relevantes

Um gestor de manutenção deve racionalizar as metas de desempenho da empresa com as realidades das capacidades dos equipamentos. Em indústrias altamente especializadas que atendem a um grande número de clientes, como aeroespacial e saúde, as apostas são ainda maiores. Esta é a principal razão pela qual um bom equilíbrio entre soft skills e conhecimento técnico é necessário para ser um gestor de manutenção eficaz. Conforme descrito acima, é apenas com uma colaboração próxima entre muitos departamentos que as empresas podem criar um programa robusto de gestão de manutenção. O trabalho de manutenção nunca deve ocorrer no vácuo, e é vital que gestores solicitem feedback de técnicos, operadores e outros funcionários que interagem com equipamentos.

A gestão de manutenção tornou-se uma prioridade para muitas empresas como uma forma eficiente de integrar várias funções separadas em uma única estrutura de gestão de ativos e manutenção. Sistemas Computadorizados de Gestão de Manutenção criaram plataformas flexíveis que podem ser integradas com leitores e etiquetas de ativos para facilities management para criar processos automatizados de ordens de serviço de manutenção. O futuro da gestão de manutenção será impulsionado por avanços em tecnologia combinados com a capacidade de inovar e desenvolver novos e melhores processos de trabalho.

Leitura Adicional Sobre Gestão de Manutenção

Para mais informações sobre planejamento de gestão de manutenção, visite os seguintes recursos:

• Top 5 Diretrizes Para Gestão de Manutenção Que Você Deve Usar (MaintenanceCare)
• 4 Maneiras de Refinarias de Petróleo Reduzirem Custos de Overhead de Fabricação de Equipamentos Através da Gestão de Manutenção (Camcode)
• Guia Moderno de Gestão de Manutenção (Dude Solutions)
• Guia Rápido para CMMS (Real Asset Management)
• Top Sistemas de Software CMMS: Os 47 Melhores Programas para Simplificar, Centralizar e Gerenciar Rastreamento de Ativos e Atividades de Manutenção (Camcode)
• Guia Definitivo de Software de Gestão de Manutenção de Ativos (simPRO)
• Guia Definitivo de Compra de Etiquetas de Código de Barras (Camcode)
• Operações e Manutenção de Facilities – Uma Visão Geral (Whole Building Design Guide)
• A Importância da Gestão de Manutenção de Frota e Como Escolher a Solução Certa (Samsara)
• Guia do Gestor para Manutenção Preventiva de Edifícios (Taylor & Francis Group)