Escolhendo o Software de Gestão de Instalações Certo: IWMS, CMMS, CAFM e EAM Explicados

Se está lendo este blog, diferenças entre CAFM e CMMS não são apenas acadêmicas; você precisa saber para decidir qual pegar. Então, vamos começar mudando título para Qual é o Certo para Mim, Software de Gestão de Instalações Assistida por Computador ou Software de Gestão de Manutenção Computadorizado?

Sim, novo título é longo, mas tem vantagem de ser mais preciso. E a melhor forma de achar resposta é caminhar até ela. Vamos começar com básicos.

CAFM e CMMS não são basicamente a mesma coisa?

Não, não realmente. Mas fácil ver por que pessoas pensam que são. Em traços gerais, realizam mesmas tarefas. Ambas soluções de software ajudam rastrear, gerenciar e relatar suas operações. E realizam estas tarefas aproveitando algumas das mesmas tecnologias. Versões modernas tendem a usar banco de dados central baseado em nuvem, simplificando processo de coleta de dados e garantindo tudo mantido atualizado em tempo real e acessível de qualquer desktop ou dispositivo móvel conectado à Internet através de app dedicado.

Para ver além dessas semelhanças às diferenças, ajuda fazer mesma pergunta mas trocar CAFM e CMMS. Por exemplo, podemos perguntar: Tesla e carrinho de golfe não são basicamente a mesma coisa? Em traços gerais, realizam mesma tarefa. Ambos movem pessoas e coisas de A a B. E realizam esta tarefa usando mesma tecnologia, motor elétrico. Mas assim que leva Tesla para campo de golfe, sente diferenças na hora.

Então mesmo que ambas soluções compartilhem alguns recursos e tecnologias, são diferentes. Resumido a uma linha, diferença é que CAFM foca mais em maximizar uso do espaço enquanto CMMS foca mais em maximizar tempo de atividade de ativos.

Então, não são iguais. E a diferença é foco. Neste ponto, vale elaborar definições básicas de outras plataformas relacionadas para evitar confusão. Na verdade, podemos olhar quatro plataformas diferentes-mas-relacionadas.

O que é IWMS?

Sistema integrado de gestão do local de trabalho

Com recursos para tudo, desde gestão de portfólio imobiliário a criação de plantas, este é seu canivete suíço para gestão de instalações.

O que é CAFM?

Gestão de instalações assistida por computador

Ajuda focar no local de trabalho físico com recursos para criar plantas e maximizar utilização do espaço.

O que é EAM?

Gestão de ativos empresarial

Pense gestão de ativos do berço ao túmulo, incluindo tudo desde processo de planejamento até manutenção e então descarte e substituição final. EAM puxa dados de toda organização para mostrar verdadeiro custo total de propriedade, importante para inteligência de negócio e decisões difíceis de reparar-ou-substituir.

O que é CMMS?

Sistema de gestão de manutenção computadorizado.

Guardamos o melhor para último. CMMS é mais focado em organizar departamento de manutenção com gestão de ordens de serviço e agendamento e rastreamento de manutenção preventiva.

Como se comparam?

Agora que temos definições, pode ajudar comparar algumas para entender melhor como são um pouco similares mas diferentes. Basicamente, precisa garantir que pega o mais adequado para atender suas necessidades específicas.

É igual a comprar carro. Digamos que precisa veículo para andar pela cidade. Nem tudo funciona para você. Dois lugares perfeito se só vocês dois, mas melhor com van se precisa transportar família de cinco.

EAM vs. CMMS

Dentro de todo EAM há um CMMS, então se tivesse que desenhar relação, teria EAM como círculo gigante e CMMS como círculo menor interno. Provavelmente nem faz sentido usar "versus" aqui; não é realmente relação ou-ou. Em vez disso, pense neles como "mais" e "um pouco menos."

IWMS vs. CMMS

CMMS é mais focado em manutenção, e pode pensar como algo que departamento de manutenção usa para simplificar e fortalecer fluxos de trabalho de ordens de serviço. IWMS provavelmente melhor como solução que vive um passo acima (mas não melhor) no processo. Então, gerente de instalações usa para organizar solicitações de toda organização, algumas das quais passa para departamento de manutenção.

IWMS vs. CAFM

Depende quem você pergunta, mas distinção comum é simplesmente escala. Depois que cresce além de certo tamanho e precisa supervisão adicional, IWMS faz mais sentido.

OK, não são exatamente iguais, mas há muita sobreposição, então se pego CAFM ou CMMS, basicamente pego o que preciso?

Infelizmente, não. Em vez disso, acaba pegando tanto não o suficiente do que precisa quanto demais do que não precisa.

Não o suficiente do que precisa: Se o que precisa é conjunto de recursos que simplifica e fortalece seu programa de manutenção preventiva, CAFM deixa a desejar. E se precisa gerenciar contratos complexos de aluguel imobiliário em múltiplas instalações, CMMS luta para entregar.

Demais do que não precisa: Lembre-se, provedores modernos tanto de CAFM quanto CMMS usam modelo software as a service (SaaS), o que significa que em vez de comprar software você assina assinatura. Há muitas vantagens neste sistema para você, incluindo fato de provedor investido no seu sucesso contínuo tanto quanto você. Precisam que você fique feliz com software para renovar assinatura. Mas SaaS também significa que se escolhe CAFM quando precisa CMMS, há custos contínuos para recursos que não usa.

Quais casos de uso e recursos do CAFM?

Boa pergunta. E como termo virou guarda-chuva para vários tipos diferentes de software de gestão de instalações, podemos quase perguntar: O que não é recurso de CAFM? Vamos estreitar lista para dois realmente importantes.

CAFM e planejamento de espaço

Começa com plantas detalhadas do espaço do escritório, incluindo mesas, ativos e equipamentos. Gerentes de instalações garantem espaço usado eficientemente e trabalhadores devidamente acomodados. Por exemplo, se há nova contratação no departamento de engenharia, gerente garante espaço para nova mesa. Também usam software para facilitar mover mesa do armazenamento para escritório. Para trabalhadores existentes, planejamento de espaço cobre gestão e rastreamento de espaços flexíveis, como salas de reunião e breakout. Software coleta dados valiosos sobre quem usa o quê, o que é aproveitado efetivamente e o que vai para desperdício.

CAFM e distanciamento físico

Gerentes de instalações agora enfrentam desafios relacionados a combater propagação da COVID-19, e uma forma é garantir distanciamento social entre funcionários no local de trabalho. Como software já tem dados sobre layouts do escritório e onde pessoas sentam, gerentes usam para garantir distâncias seguras reatribuindo mesas instantaneamente. Gerentes também controlam acesso com gestão de visitantes e escalonam horários de chegada. Também criam e gerenciam checagens de bem-estar e coletam dados para rastreamento de contatos.

Quais casos de uso e recursos do CMMS?

Voltando a traços gerais. Líderes de manutenção usam CMMS para assumir controle de seus programas de manutenção, incluindo:

• Aumentar tempo de atividade
• Cortar custos de manutenção
• Controlar estoque
• Aumentar visibilidade e responsabilidade
• Estender ciclos de vida de ativos e equipamentos

Vejamos como fazem isso com módulos específicos em solução CMMS.

CMMS e gestão de ordens de serviço

No núcleo de qualquer bom CMMS está gestão abrangente de ordens de serviço. Começa com portal online aberto, onde pessoas enviam solicitações de manutenção sem ter que caçar números de telefone ou e-mails do departamento. Vantagem para departamento de manutenção é que não têm que lidar com mensagens aleatórias que faltam detalhes para gerar e priorizar tarefas de manutenção corretamente.

No caso de tarefa sob demanda, equipe de manutenção gera rapidamente ordem de serviço repleta de toda informação que técnicos precisam para trabalhar eficientemente e fechar rápido, incluindo:

• Dados e históricos completos de ativos e equipamentos
• Instruções passo a passo
• Listas de verificação personalizáveis
• Peças e materiais associados
• Imagens digitais, manuais O&M, e garantias associadas
• Mapas de local e plantas interativos

Comunicação roda nos dois sentidos, com técnicos podendo fazer upload de comentários tanto para ordens de serviço quanto tarefas. Também fazem upload de imagens, permitindo solicitar inspeções visuais remotas antes de fechar.

CMMS e manutenção preventiva

Departamentos de manutenção usam variedade de estratégias de manutenção em ativos, e manutenção preventiva é uma das mais populares. Em vez de esperar ativos e equipamentos rodarem até falha, técnicos usam combinação de inspeções e tarefas de manutenção preventiva para achar e corrigir pequenos problemas antes que virem maiores.

Software CMMS facilita configurar, agendar e rastrear programa de manutenção preventiva. Uma vez tarefas carregadas no software, MPs baseadas em calendário e medidor são autogeradas e atribuídas. Métricas de manutenção associadas e indicadores-chave de performance (KPIs) também rastreados automaticamente, e software gera relatórios repletos de dados para melhor visibilidade e responsabilidade. Por exemplo, líder de manutenção vê exatamente quantas MPs perdidas em determinado período.

Olhando dados de ordens de serviço e MPs de ativos ajuda departamento ajustar programa. Por exemplo, tem empilhadeira quebrando cerca de uma vez a cada dois meses. Em vez de manter cronograma atual de inspeções e tarefas de manutenção preventiva a cada três meses, pode aumentar frequência para a cada seis semanas.

Qual é certo para mim, CAFM ou CMMS?

Resposta para quase toda pergunta interessante na vida é a mesma: Depende. Como cada sistema endereça conjunto diferente de desafios, precisa escolher o que melhor atende suas necessidades específicas.

Comece olhando problemas que precisa resolver. É igual quando vai ao médico, e primeira pergunta é "Qual parece ser o problema?" Se não sabe o que está errado, escolher remédio certo é quase impossível.

Uma vez que tem lista de problemas para resolver, decide qual é certo para você,

Próximos passos

Melhor forma de decidir é conversar com alguém da indústria. Tudo que precisa fazer é achar provedor certo.

Hippo tem muitas formas de ajudar. Podemos responder suas perguntas, ajudar você a agendar demonstração ao vivo do software, ou até configurar você com um teste gratuito.

Resumo do CEO

Escolher plataforma certa para rastrear, gerenciar e relatar operações de instalações se resume a achar a que melhor atende seus desafios atuais. Para CMMS e CAFM, há sobreposição, mas dois são diferentes o suficiente que precisa garantir que pega o certo. Então, qual escolher? Sistemas CMMS são melhores para gestão de ordens de serviço e configurar, agendar e rastrear programas de manutenção preventiva. Sistemas CAFM frequentemente melhores para gestão de espaço, incluindo planejamento de espaço e garantir distanciamento físico. Então, CMMS ajuda garantir que ar condicionado funciona no escritório, enquanto CAFM ajuda garantir que mesas estão suficientemente afastadas.