Alcançando Sucesso com CMMS: Como Garantir Adesão da Equipe de Manutenção

Implementação bem-sucedida de CMMS não é só colocar software para rodar. Bom provedor de software CMMS faz isso o tempo todo com fluxos de trabalho cuidadosamente desenhados e claramente estabelecidos. Em vez disso, sucesso frequentemente se resume à sua habilidade de obter adesão (buy-in) de toda organização, especialmente equipe de manutenção. Precisa deles investidos na vitória.

Mas se nunca teve que construir adesão, por onde começar?

Perguntando aos especialistas. Então, vamos ver o que os treinadores mais bem-sucedidos do mundo dizem sobre levar times à vitória. Se grande parte de implementação CMMS depende de adesão, vale olhar o que treinadores famosos dizem sobre organizar time vencedor.

Vamos começar com básico: entender papel de todos no processo. Porque antes de fazer time trabalhar junto, precisa de noção da posição de todos, especialmente a sua.

Pense nas pessoas e suas posições para construir adesão ao software CMMS

"Acho que a coisa mais importante sobre treinar é que você tem que ter confiança no que está fazendo. Tem que ser vendedor, e tem que fazer seus jogadores, particularmente seus líderes, acreditarem no que você tenta realizar na quadra de basquete."

– Phil Jackson, Basquete

Se você é o vendedor, seu trabalho é vender todos nos benefícios do software CMMS. Qual a melhor forma de vender para todos? Não venda. Nunca tente vender todos da mesma forma na mesma ideia. Em vez disso, pense em stakeholders e então crie discurso personalizado para cada um.

Imagine seu time de beisebol recreativo acabou de ganhar campeonato da liga, e vocês vão jantar para comemorar.

Todos no time são stakeholders porque todos afetados pela decisão. Ao mesmo tempo, cada um tem nível diferente de influência e interesse. Por quê?

Um concordou em pagar para todos, então tem muito a dizer em onde vão. Também está com vontade de comida chinesa. Outro é alérgico a peixe, o que dá influência extra para escolher onde não ir. O companheiro tranquilo acha qualquer coisa bem. Na verdade, tem sobras na geladeira que podia esquentar e comer sozinho na frente da TV. O que escolheu da última vez que time saiu para jantar agora tem quase zero voz, mas ama pizza e espera que todos queiram ir lá.

Oficialmente existem quatro tipos de stakeholders:

• Baixa influência, alto interesse
• Baixa influência, baixo interesse
• Alta influência, baixo interesse
• Alta influência, alto interesse

Toda organização será um pouco diferente em quem joga qual papel, mas ainda provavelmente vai lidar com todos quatro tipos.

Seu CEO pode ser alta influência mas baixo interesse. Basicamente, ficam hands-off mas matam projeto fácil se não gostam do que veem. Então podem não sentar nas demos do software, mas revisam recursos e custos antes da decisão final. E frequentemente igual com equipe de TI interna. Plataforma CMMS moderna é serviço de assinatura baseado em nuvem. Provedor faz todo trabalho pesado de TI, incluindo configurar banco de dados, rodar servidores, e atualizar software. Significa que seu departamento de TI geralmente não se envolve no processo de seleção até perto do fim quando podem ter perguntas sobre segurança de dados e senhas.

E baixa influência, baixo interesse? Cara em compras que confere números do orçamento de estoque pode não ligar como você consegue seus números, só que entrega no prazo.

Olhando chances de sua implementação ser sucesso com altas taxas de adoção contínuas, equipe de manutenção é alta influência e alto interesse. São diretamente afetados pelo novo CMMS. E precisam aprender a usar e consistentemente usá-lo antes que veja ROI real.

Então como fazer pitch bem-sucedido para equipe de manutenção sobre novo CMMS?

Fale com técnicos de manutenção de formas que importam para sucesso do CMMS

"Se você tem algo crítico para dizer a um jogador, comece dizendo algo positivo. Dessa forma, quando chegar na crítica, pelo menos sabe que ele vai estar ouvindo."

– Bud Grant, Futebol Americano

Se quer que pessoas ouçam, precisa falar diretamente aos interesses delas. Tem certeza que equipe de manutenção liga para quanto dinheiro departamento economiza com novo software de gestão de ordens de serviço? Acha que também se preocupam com dinheiro que departamento desperdiça em controle de estoque fraco?

Provavelmente não.

Mas o que pode ter certeza é que estão cansados de ter que correr ida e volta ao escritório de manutenção pegar nova papelada. E não gostam de quantas vezes têm que improvisar em ordem de serviço porque não têm acesso fácil a manuais e históricos de manutenção e reparo.

Você sabe que eles queriam que departamento fizesse mais manutenção preventiva em vez de correr apagando incêndios com ordens de serviço sob demanda infinitas e imprevisíveis. É natureza humana simples: não saber seu cronograma é estressante. Querem ver trabalho vindo de semanas de distância e saber que terão dados e peças que precisam na hora que precisam.

Então quando estiver fazendo pitch para equipe de manutenção sobre ideia de CMMS, é importante focar nas formas que beneficia eles diretamente.

E uma vez que time está empolgado com novo software e quer implementação bem-sucedida, precisa enfrentar medos que possam ter. Lembre-se, adesão é partes iguais empolgação e confiança. Time precisa querer o CMMS e sentir que consegue dominá-lo.

Agende tempo suficiente para prática de CMMS e vise prática perfeita

"Chave não é vontade de vencer. Todo mundo tem. É vontade de se preparar para vencer que é importante."

– Bobby Knight

Prática não faz perfeito. Só prática perfeita faz perfeito.

– Vince Lombardi

Uma vez que vendeu time nos benefícios que afetam eles diretamente, hora de começar a aumentar confiança com treinamento.

Pode aumentar significativamente chances de tudo dar certo escolhendo CMMS que seja tanto fácil de aprender quanto fácil de usar. Design UX cuidadoso vai longe. Menos complicado, mais rápido time mergulha e começa a usar. Também, certifique-se que provedor tem bom histórico com treinamento.

Certifique-se de perguntar:

• Oferecem opções presenciais e online?
• Que recursos têm para autoestudo?
• Conseguem trabalhar com diferentes tipos de aprendizes?
• Que opções há para reciclagem e treinamento em novos recursos?
• Têm experiência treinando tanto tech-savvy quanto tech-fóbicos?

Há mais uma metáfora esportiva para jogar aqui, e é ideia de "gamificação". Pode ajudar time a ficar empolgado com treinamento adicionando limites de tempo, pontos e prêmios.

Então, em vez de dizer ao time que têm que completar vídeos de treinamento até certa data, pode atribuir valor de pontos a cada marco de treinamento e dar prêmios para técnicos com mais pontos. Depois leva além do treinamento e estágios de implementação para ajudar garantir taxas de adoção mais altas. Por exemplo, cliente Hippo dá bônus a técnicos baseados em tempos de conclusão de recursos rastreados no CMMS.

Pode conquistar até os mais ferrenhos resistentes na equipe de manutenção com motivação certa.

Próximos passos

Pronto para aprender mais sobre construir adesão para implementação CMMS bem-sucedida? Ou, ainda está no início do processo e quer visão geral básica de suas opções, incluindo recursos e preços?

Independente de quão adiantado está no processo, Hippo está aqui para ajudar. Entre em contato e podemos responder suas perguntas, ajudar a agendar demonstração ao vivo do software, ou até configurar um teste gratuito.

Resumo rápido e completo deste post

Bom provedor já tem lado técnico dominado quando se trata de configurar seu CMMS. Mas para implementação bem-sucedida, precisa de mais que solução técnica certa. Também precisa cuidar do fator humano, construindo adesão de toda organização. Comece pensando pessoas em termos dos quatro tipos de stakeholders, e então certifique-se de falar com pessoas de formas que entendam facilmente, o que significa focar em interesses pessoais. CEO quer ouvir sobre economia de custos. Mas equipe de manutenção conquista-se falando sobre agendamento melhor que torna vida mais previsível, menos estressante. E certifique-se de organizar tempo suficiente para prática. Adesão é partes iguais empolgação e confiança. Tem que preparar seus jogadores para sucesso com treinamento certo.