Entendendo CMMS: A Chave para Gestão de Manutenção Inteligente

Na busca implacável por obter máximo valor de ativos, organizações continuam pressionando departamentos de manutenção a fazer mais com menos. Mas a solução é trabalhar de forma mais inteligente, não mais dura. E começa com software CMMS.

O que é CMMS?

Como pode usar para atingir diferentes objetivos, existem diferentes formas de descrever software de gestão de manutenção computadorizado. Em um nível, é software sofisticado que captura e aproveita milhares de pontos de dados para entregar desde visão geral ampla da operação de uma instalação até insights abrangentes em equipamentos individuais. Em termos de funcionalidade, software CMMS oferece às empresas capacidade de monitorar níveis de estoque, gerenciar ordens de serviço, configurar e agendar programas de manutenção preventiva, e gerar relatórios precisos rapidamente.

Mas em outro nível, é simplesmente a solução que gerentes de manutenção precisam. Automatizar processos e simplificar fluxos de trabalho torna sua vida menos estressante tornando seu dia de trabalho mais previsível.

Como CMMS funciona?

Forma mais fácil de entender como funciona é primeiro olhar dois métodos antigos de gestão de manutenção: papel e planilhas.

Com papel, sempre corre risco de perder dados ou corrompê-los. Toda vez que rabiscou nova ordem de serviço, boa chance de incluir erros. E mesmo se copiar tudo perfeitamente, então boa chance de alguém perder aquele papel, sua única cópia daqueles dados críticos.

Com planilhas, é problema oposto. Chances de copiar e colar dados ruins ainda existem, mas agora frequentemente tem muitas cópias dos mesmos dados. Por que isso é problema? Porque assim que alguém atualiza informação em uma cópia, todas outras cópias desconectadas ficam fora de sincronia. No fim, todos na equipe trabalham com sua própria versão da verdade. Todos estão fora do loop — mas ninguém percebe.

Soluções CMMS modernas resolvem ambos problemas tornando fácil capturar dados e mantê-los seguros, protegidos e pesquisáveis. Pode pensar no CMMS como tendo duas partes intimamente conectadas, um banco de dados e uma interface que o departamento de manutenção usa para interagir com o banco. Como todos dados em um só lugar, todos trabalham com mesma informação. E qualquer hora que alguém na equipe adiciona ou atualiza dados, todos veem alterações em tempo real. Finalmente, todos mantidos de perto no loop.

Diferença entre modelo SaaS e "on-prem"

Aspecto importante de software moderno de gestão de manutenção é como é vendido; basicamente, você não compra. Em vez disso, provedores CMMS usam modelo de negócio SaaS (software as a service) onde paga taxa de assinatura para acessar software. É quase igual a Netflix.

Você não compra filmes individuais da Netflix. Em vez disso, paga acesso ao catálogo rotativo. Significa que não precisa máquinas especiais em casa. Só precisa acesso à Internet. Cabe à Netflix cuidar de todos servidores e software. Para você, nada para cuidar e nada para atualizar. E Netflix continua adicionando filmes e recursos. Enquanto sua assinatura ativa, assiste quantos filmes quiser, mas quando acaba, perde acesso.

Aqui está a parte diferente. Com provedor CMMS, você adiciona muitos seus próprios dados no sistema. Se decidir acabar assinatura, aqueles dados ainda são seus. Pode levar com você.

Sistemas antigos eram on-prem, ou no local, o que significava que você era responsável por configurar e rodar infraestrutura de TI necessária. Voltando à analogia Netflix, sistemas antigos eram como quando comprava DVDs. Era por sua conta conseguir o player, e se quebrasse, por sua conta consertar ou substituir. Desvantagem óbvia era que única forma de atualizar era gastando mais em mais tecnologia. Quando indústria decidiu mover para Blu-Ray, era por sua conta comprar máquina nova.

Quais as diferenças entre CMMS e EAM?

Geralmente, diferenças entre CMMS e EAM se resumem a escopo. Basicamente, EAM tem mais recursos e por isso, mais pessoas de mais departamentos usam.

Pode pensar em EAM como forma de gerenciar ativo do berço ao túmulo, desde planejamento inicial e estágios de design até quando organização descomissiona e descarta.

Software CMMS tem escopo mais focado, e departamentos de manutenção usam para organizar e rastrear todos aspectos de manutenção e reparos para ativos e equipamentos.

Para soluções EAM modernas, geralmente há CMMS completo dentro para que empresas gerenciem ativos durante estágio de vida útil.

Quais indústrias usam CMMS?

Ampla gama de organizações de vários tamanhos em diversas indústrias usam soluções CMMS, incluindo:

• Manufatura
• Alimentos e bebidas
• Gestão de instalações
• Saúde
• Hotéis e resorts
• Organizações sem fins lucrativos
• Varejo e restaurantes
• Educação
• Municípios
• Esportes e recreação
• Instituições religiosas
• Comunidades de aposentados

Não há limite de tamanho para implementar CMMS. Na verdade, donos de pequenos negócios que são operações de uma pessoa podem se beneficiar dos fluxos de trabalho simplificados que soluções CMMS entregam.

Quais os benefícios de um CMMS?

Há longa lista de benefícios, mas vale tentar resumir tudo em uma frase curta.

O benefício do software CMMS é que torna sua vida menos estressante tornando seu dia de trabalho mais previsível.

Como ajuda a atingir esse objetivo? Através de combinação de recursos inter-relacionados.

Reduza custos e estresse com manutenção preventiva

Para muitas organizações, módulo de manutenção preventiva em sistemas de software CMMS é principal atrativo.

Um programa de manutenção preventiva bem planejado garante condições ideais para todos ativos da empresa através de inspeções e tarefas de manutenção regularmente agendadas, estendendo vida útil dos equipamentos enquanto economiza tempo e dinheiro. Quando encontra e corrige pequenos problemas antes que virem grandes, evita falhas que reduzem produtividade e aumentam custos.

Você estabelece cronogramas de manutenção preventiva para todos ativos e equipamentos baseados em recomendações do fabricante, cronogramas de inspeção, e históricos de performance dos equipamentos. Melhor de tudo, agenda trabalho para quando funciona para você. Por exemplo, em fábrica, pode ter equipe fazer inspeções e tarefas de rotina quando linha já programada para ficar offline. E nunca precisa se preocupar em perder MPs porque software envia alertas relacionados a trabalho futuro.

Aumente tempo na chave de fenda com app móvel de manutenção

Tendência crescente é apps móveis de manutenção, permitindo equipe acessar dados e recursos de qualquer dispositivo conectado, de qualquer local. Técnicos verificam novas atribuições, acessam ordens de serviço abertas e MPs, capturam e fazem upload de dados críticos, incluindo imagens e notas de ordens de serviço e tarefas.

Em vez de ter que correr de volta ao escritório pegar e entregar papelada, técnicos acessam tudo ficando em movimento, tornando-os mais eficientes e autossuficientes.

Leve técnicos exatamente onde precisam com mapas de local e plantas

Software moderno de gestão de manutenção fornece diferentes formas de ver e entender seus dados. Em alguns casos, precisa ver custos de estoque em forma de lista. Em outros, mais fácil entender cronograma de MPs plotado em calendário.

Mapas de local e plantas são outra forma de visualizar ativos e operação.

Para técnicos novos, são recurso inestimável enquanto aprendem caminho pelas instalações. Em vez de ter que atribuí-los para acompanhar técnicos mais experientes, completam ordens de serviço independentemente. E para gerentes de manutenção, mapas de local e plantas ajudam agendar trabalho mais eficientemente. Por exemplo, se já sabe que técnico vai fazer MP em ativo ao lado da piscina na cobertura, pode também atribuir algumas inspeções e tarefas para o bar da piscina.

Acesse dados instantaneamente com escaneamento de código de barras

Com app móvel do software CMMS, técnicos usam câmera integrada do dispositivo para escanear códigos de barras em ativos para acessar instantaneamente informação crítica, de números de série a MPs abertas e ordens de serviço.

Em muitas indústrias, técnicos precisam trabalhar em ativos que parecem todos iguais. Pense nas unidades AC no telhado de prédio de apartamentos ou esteiras transportadoras em fábrica. Também camas em instalação de saúde, lavadoras de alta pressão em lava-rápido, e TVs e projetores em salas de aula de escola.

Em todo caso, pode ser difícil para técnico saber qual ativo trabalhar. Escaneada rápida diz exatamente o que fazer e onde fazer.

Ajuste processos e prove conformidade com relatórios automatizados

Banco de dados central facilita capturar dados, mantendo todos atualizados e no loop.

Mas pode fazer mais com seus novos dados confiáveis, incluindo usar CMMS para transformá-los em tomada de decisão acionável baseada em dados. Com módulo de relatórios, gera relatórios automatizados repletos de gráficos fáceis de ler e métricas e KPIs de manutenção perspicazes. Uma vez que vê claramente para onde orçamento vai, pode pivotar corretamente para achar novas eficiências. Também, conseguir realmente ver e entender panorama geral de manutenção ajuda tomar decisões certas em ativos e equipamentos específicos, incluindo quando faz mais sentido substituir que reparar.

E relatórios têm mais que usos internos. Quando se trata de conformidade, sempre duas partes: estar em conformidade e provar que está. Com registros de fácil acesso de todas atividades de manutenção, incluindo log de atividade para cada ordem de serviço, pode provar conformidade com regulamentos governamentais, diretrizes e melhores práticas de associações da indústria, rápida e completamente. Obtém instalação mais segura e evita multas caras.

Existe guia de compra de CMMS, ou como achar CMMS certo para mim?

Processo de todos é um pouco diferente, mas há passos que pode seguir ao escolher CMMS.

Primeiro, pense nos desafios que enfrenta atualmente. O que nos seus processos de manutenção você quer mudar? O que te dá mais dor de cabeça? Para muitos departamentos de manutenção, problema principal é dependência de manutenção reativa, onde equipe só conserta ativos e equipamentos depois que falham. Para outros departamentos, problemas podem ser mais relacionados a rastreamento ineficiente de recursos e estoque.

Uma vez que tem lista de dores de cabeça, procura remédios específicos. Pesquisa online rápida dá noção dos principais recursos CMMS e como cada um cura seus problemas específicos. Daí, hora de entrar em contato com provedores para entendimento mais completo.

Lembre-se, porém, que há mais em CMMS que lista básica de recursos. Precisa também olhar experiência completa do usuário, que é muito mais ampla que muitos assumem. Na verdade, experiência do usuário cobre todas suas interações com provedor CMMS. Precisa pensar nas pessoas e processos que oferecem para ajudar implementar sistema e treinar seus técnicos. Depois, uma vez CMMS rodando, que tipos de suporte estão disponíveis.

Próximos passos

Melhor forma de decidir é conversar com alguém da indústria. Tudo que precisa fazer é achar provedor certo.

Hippo tem muitas formas de ajudar. Podemos responder suas perguntas, ajudar a agendar demonstração ao vivo do software, ou até configurar teste gratuito.

Resumo para CEO

Soluções de software CMMS ajudam departamentos de manutenção a manter ativos críticos online por menos dinheiro simplificando processos e capturando e aproveitando dados confiáveis. Ao contrário de sistemas de gestão antigos, CMMS moderno vive na nuvem, garantindo que todos tenham acesso a dados atualizados. Organizações em diversas indústrias veem benefícios concretos dos sistemas, incluindo mais tempo de atividade e menos tempo e dinheiro desperdiçados. Ao escolher CMMS, importante considerar não só recursos mas também experiência completa do usuário, incluindo implementação, treinamento e suporte contínuo.