Gestão Integrada de Instalações (IFM):Definição, Benefícios e Melhores Práticas

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Atualizado em 9 de janeiro de 2025

Índice

• O que é gerenciamento integrado de instalações (IFM)?
• Benefícios do gerenciamento integrado de instalações
• Tecnologia e sistemas integrados de gerenciamento de instalações
• 9 principais KPIs e métricas de desempenho do IFM
• Práticas recomendadas de gerenciamento integrado de instalações
• 3 dicas de implementação para IFM
• Gerenciamento integrado de instalações bem feito
• Perguntas frequentes

Principais conclusões

O Gerenciamento Integrado de Instalações (IFM) centraliza todos os aspectos das operações das instalações em uma plataforma de software unificada, facilitando o gerenciamento da manutenção, relações com fornecedores, conformidade e eficiência de custos. O IFM melhora a comunicação, apoia decisões baseadas em dados e é dimensionado de forma eficaz, oferecendo às organizações uma abordagem simplificada, produtiva e compatível para o gerenciamento de instalações.
Há muitas partes móveis no gerenciamento de uma instalação, desde a higiene até o gerenciamento de fornecedores e o uso de energia. As organizações mais pequenas podem sobreviver com sistemas fragmentados, mas a expansão requer uma abordagem mais holística que reúna todas as atividades das instalações numa única visão.

É aí que entra o gerenciamento integrado de instalações (IFM). Esta versão mais integrada do gerenciamento de instalações reúne todos os aspectos de uma instalação em uma solução de software simplificada. O software IFM ajuda as organizações a reduzir custos, manter um ambiente seguro e até mesmo aumentar a produtividade.

Quer você seja um gerente de instalações, um líder empresarial ou simplesmente esteja curioso sobre como otimizar a eficiência organizacional, compreender o IFM pode oferecer insights valiosos para a criação de locais de trabalho mais inteligentes e conectados. Neste guia, explicaremos o que é IFM, por que é benéfico e como maximizar o IFM para sua organização.

O que é gerenciamento integrado de instalações (IFM)?

Foto de Rene Terp via Pexels
O gerenciamento integrado de instalações reúne todas as instalações e serviços relacionados de uma empresa em um único sistema. Em vez de gerenciar processos díspares individualmente, o IFM reúne tudo em uma estrutura unificada, resultando em uma abordagem mais simplificada que reduz custos, falhas de comunicação e retrabalho.

Essa abordagem torna muito mais fácil para organizações com múltiplas instalações fornecerem qualidade consistente em todos os locais.

O gerenciamento de instalações tradicional (FM) permite que os gerentes de instalações obtenham mais controle sobre manutenção, segurança, limpeza e gerenciamento de espaço. No entanto, esta abordagem nem sempre reúne estes serviços numa única visão, o que pode causar falhas de comunicação, erros e custos mais elevados.

Tanto o FM quanto o IFM são geralmente conduzidos internamente com alguns fornecedores terceirizados, enquanto o gerenciamento total de instalações (TFM) envolve a terceirização de todo o gerenciamento de instalações para um único fornecedor externo. Esta opção é mais cara, mas oferece uma solução pronta para uso para organizações sem um gerente de instalações interno.

9 Componentes do MFI

A gestão integrada de instalações abrange todas as atividades que mantêm um edifício em excelentes condições. Isso inclui vários componentes, como:

1. Rotulagem e tags
2. Gerenciamento de manutenção
3. Gerenciamento de ativos
4. Planejamento do espaço
5. Uso de energia e sustentabilidade
6. Conformidade com a segurança
7. Segurança
8. Limpeza
9. Tecnologia

No IFM, um gerente de instalações supervisiona tudo, desde a manutenção de computadores desktop até câmeras de segurança. Seria impossível rastrear tudo manualmente, mesmo em uma instalação pequena.

O software de gerenciamento de instalações é essencial para manter o controle das inúmeras tarefas necessárias para manter uma instalação funcionando. O software não apenas simplifica os fluxos de trabalho das instalações, mas também mede a eficácia da equipe das instalações e ajuda os líderes a identificar áreas que precisam ser melhoradas.

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Benefícios do gerenciamento integrado de instalações

A gestão integrada de instalações pode parecer esmagadora, mas esta abordagem holística reduz a carga da gestão de instalações. Há muitos benefícios em consolidar vários processos de instalações em um sistema centralizado.

Reduzir custos

As ineficiências ocultas custam milhares de dólares às organizações todos os anos. Quanto mais integrados os dados da sua instalação, maiores serão suas chances de detectar e resolver ineficiências.

Processos de instalação mais simplificados equivalem a menos desperdício de materiais, horas de trabalho e espaço. Além disso, a integração de serviços pode reduzir os custos associados à terceirização para vários fornecedores.

Melhorar a comunicação

Com o IFM, existe um único ponto de contato para todas as necessidades de gerenciamento de instalações. Existe uma única fonte de verdade para cada aspecto da instalação, o que reduz informações duplicadas e falhas de comunicação.

Esse benefício é especialmente importante para organizações grandes ou com vários locais porque garante qualidade consistente em todos os locais.

Tome decisões baseadas em dados

As plataformas IFM coletam dados em todas as operações das instalações, portanto, em vez de verificar vários sistemas, você tem uma única fonte de verdade que fornece insights acionáveis sobre o desempenho das instalações.

Na verdade, algumas plataformas agora usam inteligência artificial (IA) para gerar automaticamente esses insights em menos tempo, ajudando você a tomar melhores decisões.

Amplie seu negócio

Alguns líderes temem a expansão devido à dificuldade de gerir múltiplas instalações ou uma instalação maior. Seguir os princípios do gerenciamento integrado de instalações torna muito mais fácil aprimorar suas instalações, o que, por sua vez, pode permitir que você responda rapidamente às necessidades em constante mudança do seu negócio – independentemente do tamanho.

Melhorar a conformidade

Quer se trate de códigos de saúde locais ou de regras de conformidade rigorosas para o seu setor, a sua empresa tem de cumprir uma série de regulamentos. Gerenciar a conformidade pode ser difícil, especialmente em vários sistemas e processos.

O IFM reduz as dores de cabeça da conformidade, reunindo todos os sistemas em uma única visualização. Na verdade, algumas plataformas IFM vêm com listas de verificação integradas de saúde, segurança e padrões regulatórios para reduzir o risco.

Simplifique o gerenciamento de fornecedores

O IFM reúne todos os contratos de fornecedores em um único sistema. Não apenas isso, mas também pode rastrear despesas, documentar comunicações e monitorar acordos de nível de serviço (SLAs).

Esses dados permitem que os gerentes de instalações maximizem o valor dos fornecedores e até mesmo negociem melhores condições contratuais.

Tecnologia e sistemas integrados de gerenciamento de instalações

Foto de Tima Miroshnichenko via Pexels
Gerenciar instalações manualmente não é realista, e os gerentes de instalações de organizações de todos os tamanhos dependem de soluções de software para entender as dezenas de sistemas díspares em suas organizações.

O software IFM geralmente inclui as seguintes tecnologias principais.

Software de gerenciamento de instalações auxiliado por computador (CAFM)

O CAFM ajuda os gerentes de instalações a otimizar o espaço existente por meio do planejamento e da utilização do espaço. Esses sistemas podem gerar renderizações 3D de uma instalação, tornando muito mais fácil para os gerentes de instalações testarem novas configurações.

Sistemas Integrados de Gestão do Local de Trabalho (IWMS)

Os sistemas IWMS concentram-se principalmente nas instalações físicas. Essas soluções ajudam os gerentes de instalações a gerenciar o espaço, rastrear ativos, registrar o uso de energia e atuar como um repositório centralizado de todos os ativos das instalações.

O IWMS parece semelhante ao CAFM, mas lida com uma gama mais ampla de atividades, tornando-o uma opção melhor para negócios corporativos ou com vários locais.

Sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS)

Todas as instalações necessitam de manutenção e o CMMS rastreia todas as atividades de manutenção, desde a limpeza de caldeiras até a troca de lâmpadas. O sistema registra todas as atividades de manutenção e fornece ordens de serviço, programa manutenção preventiva e rastreia peças de reposição.

Sistemas de Automação Predial (BAS)

Os edifícios inteligentes são o futuro e o BAS torna possível automatizar o HVAC, a iluminação e a segurança, ajudando as organizações a reduzir custos e ao mesmo tempo aumentar o desempenho e a segurança.

A implementação do BAS em uma plataforma IFM torna possível centralizar, controlar e monitorar todas as automações sem alternar entre plataformas.

9 principais KPIs e métricas de desempenho do IFM

Foto de fauxels via Pexels
Soluções integradas de gerenciamento de instalações rastreiam muitos dados. O monitoramento dos principais indicadores de desempenho (KPIs) e métricas informa se suas instalações estão funcionando de maneira ideal ou se você precisa repensar sua abordagem.

Mas quais pontos de dados são realmente úteis? Estes KPIs principais irão ajudá-lo a medir e melhorar a eficácia do IFM:

1. Custo operacional por metro quadrado: Este KPI divide os custos totais pela metragem quadrada da instalação. Ele ajuda você a entender a eficiência de custos, especialmente ao comparar várias instalações entre si.
2. Tempo de resposta da manutenção: Quanto tempo os funcionários ou clientes esperam para receber notícias da manutenção? Tempos de resposta mais rápidos melhoram a experiência dos ocupantes e, em muitos casos, podem evitar maiores danos às suas instalações.
3. Consumo de energia: O alto uso de energia prejudica o meio ambiente e os resultados financeiros da sua organização. Este KPI monitora o uso de energia, identifica padrões e rastreia melhorias para ajudar na economia de custos.
4. Proporção de manutenção planejada versus manutenção reativa: A manutenção proativa e planejada tende a ser mais barata do que a manutenção reativa, o que muitas vezes causa interrupções dispendiosas. Uma proporção maior de manutenção planejada ajuda a evitar quebras dispendiosas.
5. Taxa de utilização do espaço: Este KPI mede a eficácia com que uma instalação utiliza o seu espaço, comparando os níveis de ocupação com a capacidade disponível. Otimizar o uso do espaço ajuda na alocação de recursos, o que pode levar à redução de custos.
6. Índice de condições das instalações (FCI): Esta métrica compara o custo dos reparos ao valor de reposição de uma instalação. Quanto menor for o seu FCI, melhor será a saúde das suas instalações.
7. Tempo de inatividade dos recursos: Acompanhe quanto tempo os ativos ficam fora de serviço. Essa métrica analisa o tempo, mas algumas organizações também quantificam o tempo de inatividade em termos de dólares perdidos devido à interrupção.
8. Giro de estoque: Esta métrica examina a rapidez com que suas equipes de manutenção realizam o ciclo de peças de reposição e outros inventários de manutenção essenciais. Altas taxas de rotatividade sugerem gerenciamento ineficiente de estoque, roubo ou perda ou reparos incorretos.
9. Taxa de conformidade com SLA: Quão bem os fornecedores estão cumprindo suas promessas? Observe a conformidade com o SLA para acompanhar até que ponto os provedores de serviços atendem aos seus níveis de serviço. Esses dados responsabilizarão os fornecedores e ajudarão você a tomar decisões informadas sobre os contratos dos fornecedores.

Práticas recomendadas de gerenciamento integrado de instalações

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O gerenciamento integrado de instalações é um divisor de águas para instalações com vários locais. No entanto, os gerentes de instalações devem seguir os processos corretos para ver o valor do IFM. Siga estas práticas recomendadas para maximizar o valor do IFM em sua organização.

Adote o software IFM

O software certo irá automatizar e agilizar o IFM. Use sistemas integrados de gerenciamento de local de trabalho (IWMS), software de gerenciamento de instalações auxiliado por computador (CAFM), sistemas de automação predial (BAS) e dispositivos IoT para reunir todos os dados de suas instalações em uma única visão coesa.

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Fazer a ponte entre o físico e o digital

O software IFM faz grande parte do trabalho pesado para as equipes de instalações, mas não pode fazer tudo. Por exemplo, cabe aos funcionários digitalizar ou registar informações no sistema IFM, e a fiabilidade de todo o sistema depende da qualidade dos dados recolhidos no terreno.

É por isso que mais organizações investem em rótulos e etiquetas, e códigos de barras e códigos QR digitalizáveis são essenciais para a implementação de processos e ferramentas IFM.

Por exemplo, as etiquetas e rótulos da Camcode simplificam o rastreamento de manutenção com etiquetas claras e duráveis que duram até mesmo nos ambientes mais adversos. Quer sejam etiquetas de código de barras para o seu armazém ou QRs de manutenção em máquinas pesadas, as etiquetas resistentes mostram a realidade física das suas instalações no seu software IFM.

Treinar funcionários

O software não pode fazer tudo, e as equipes de instalações precisam entender os processos das instalações e como aproveitar o software IFM para agilizar seus fluxos de trabalho.

Isso requer treinamento inicial e contínuo para se manter atualizado com os mais recentes padrões, tecnologias e requisitos legais. Almoçar e aprender, treinamento anual em sala de aula ou plataformas digitais de microaprendizagem são formas eficazes de capacitar as equipes das instalações.

3 dicas de implementação para IFM

Foto de ThisIsEngineering via Pexels
As melhores práticas levarão você longe, mas, em última análise, a implementação eficaz é a chave para o sucesso do gerenciamento integrado de instalações. Siga estas dicas práticas para uma implementação de IFM mais tranquila.

Conduza uma avaliação de necessidades

O que você precisa que seus processos e software IFM façam? Cada organização é única, por isso é melhor começar com uma avaliação de necessidades para delinear os itens essenciais. Essa abordagem o ajudará a escolher as tecnologias e soluções certas para suas necessidades.

Identifique o que seu sistema está fazendo bem agora e quaisquer áreas que precisam ser melhoradas. Se você planeja terceirizar para fornecedores, também é uma boa ideia definir o escopo do serviço necessário.

Pode parecer um passo extra, mas uma avaliação de necessidades garante que você pague apenas pelo que usar e aproveite ao máximo seus recursos.

Use planos de implementação de fornecedores

O gerenciamento integrado de instalações simplesmente não é possível sem o software certo, mas todo software exige uma curva de aprendizado. Felizmente, você pode minimizar o retrabalho e a confusão pedindo ajuda ao fornecedor de software IFM com a implementação.

Isso pode incluir treinamento de funcionários, assistência no local ou suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. Aproveitar a experiência do fornecedor ajudará você a obter valor mais rápido e minimizar a confusão dos funcionários.

Configurar painéis em tempo real

Os dados são a força vital de um IFM eficaz, e o benefício de uma solução integrada é a capacidade de monitorar todos os sistemas e processos das instalações em tempo real.

Alguns softwares IFM oferecem painéis prontos para uso, mas criar um painel personalizado com as métricas de seu interesse é sempre melhor. Esses painéis personalizados em tempo real alertam você sobre possíveis problemas o mais rápido possível, ajudando a reduzir o tempo de inatividade inesperado e os danos causados ​​por problemas urgentes, como vazamentos de encanamento.

Gerenciamento integrado de instalações bem feito

Foto de Marius Masalar via Unsplash
O gerenciamento integrado de instalações é uma estratégia poderosa para agilizar as operações das instalações e reduzir custos. Libere o poder do ambiente de trabalho da sua organização e alinhe melhor o gerenciamento de instalações com seus objetivos de negócios mais amplos, seguindo os princípios do IFM.

Ferramentas inovadoras são essenciais para o sucesso do MIF. É por isso que as organizações confiam nas etiquetas e rótulos duráveis ​​da Camcode. Rastreie ativos, gerencie inventário e mantenha a conformidade com nossos rótulos de alta qualidade classificados para durar até 20 anos.

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Perguntas frequentes