Explicação do gerenciamento de ativos de TI:objetivo, benefícios e práticas recomendadas

Gerente de Mercado de Ativos Fixos

Índice

• O que é gerenciamento de ativos de TI?
• Tipos de ativos de TI
• Por que o gerenciamento de ativos de TI é importante?
• 8 práticas recomendadas de gerenciamento de ativos de TI
• A chave para o sucesso do ITAM? Etiquetas duráveis
• Perguntas frequentes

Principais conclusões

Gerenciamento de ativos de TI é uma ferramenta que as organizações usam para gerenciar seus ativos de TI, desde a aquisição até o descarte. O objetivo é maximizar o valor desses ativos e, ao mesmo tempo, gerenciá-los de forma alinhada aos objetivos organizacionais, como eficiência operacional e conformidade.
A tecnologia sustenta quase todos os aspectos de uma organização moderna. Quer se trate de um software digital ou de um ativo físico como computadores desktop, sua organização depende de ativos de TI para se manter produtiva e eficiente.

No entanto, gerenciar seus ativos tecnológicos pode ser complexo, especialmente para organizações maiores.

Para acompanhar a escala crescente desta tecnologia, mais empresas estão investindo emgestão de ativos de TI (ITAM) soluções. Essa tecnologia rastreia e gerencia todos os ativos de TI digitais e físicos em um só lugar, dando aos líderes uma visibilidade incomparável sobre suas métricas de uso, custos, conformidade e muito mais.

A abordagem e a configuração do software da sua organização têm um impacto tremendo no sucesso da sua abordagem geral de gerenciamento de ativos de TI. Neste guia, explicaremos como o gerenciamento de ativos de TI beneficia as organizações e compartilharemos as melhores práticas para mobilizar a tecnologia ITAM.

Imagem de Jonathan Borba de Pexels

O gerenciamento de ativos de TI (ITAM) é uma estratégia para rastrear todos os ativos de TI físicos e digitais em um único lugar. O ITAM ajuda as organizações a obter um cálculo preciso dos custos do ciclo de vida dos ativos tecnológicos para maximizar o valor dos seus investimentos em hardware e software de TI.

Em vez de gerenciar hardware em planilhas ou registros de check-in/check-out em papel, o software ITAM facilita o rastreamento de todos os ativos em um só lugar e o monitoramento de seus dados de uso.

O ITAM não rastreia apenas ativos. Também suporta:

• Aquisição de tecnologia
• Redução de risco
• Licenciamento
• Gerenciamento do ciclo de vida
• Manutenção e atualizações

A gestão de custos é definitivamente uma vantagem, mas o objetivo final do ITAM é ajudar as organizações a aproveitarem os seus ativos de TI de forma eficaz, legal e eficiente. Com a configuração certa, o ITAM reduz o tempo de inatividade e aumenta a produtividade organizacional.

Confira o vídeo abaixo para saber mais sobre o ITAM:

Quer uma lista de verificação GRATUITA para marcação e rastreamento de ativos?

Clique no botão abaixo para receber um PDF gratuito da nossa lista de verificação de gerenciamento de ativos, que contém as perguntas críticas a serem respondidas em qualquer projeto de etiquetagem, bem como dicas importantes de etiquetagem, permitindo que você coloque seu sistema de gerenciamento de ativos em funcionamento com mais rapidez.

Obtenha a lista de verificação ›

Tipos de ativos de TI

O software de gerenciamento de ativos de TI geralmente divide os ativos em duas categorias:digitais e físicos. Você precisa de ambos para se manter produtivo, mas a forma como você monitora esses ativos em uma solução ITAM será diferente.

Ativos físicos de TI são itens tangíveis que você pode tocar. Esses ativos fazem parte da sua infraestrutura tecnológica e incluem ativos como:

• Hardware: Isso inclui computadores, servidores, equipamentos de rede e dispositivos de armazenamento de dados, como discos rígidos externos.
• Dispositivos periféricos: Esses dispositivos complementares complementam seu hardware principal, como impressoras, scanners e monitores.
• Dispositivos móveis: Mais funcionários estão trabalhando em trânsito, especialmente em setores como construção e armazenamento. Itens móveis podem desaparecer facilmente, por isso mais organizações estão rastreando smartphones, tablets e scanners portáteis com software ITAM.
• Equipamento de data center: Isso inclui racks de servidores, sistemas de resfriamento e fornecedores de energia de backup.

A maioria das organizações precisa de uma solução para rastrear ativos físicos porque é fácil quebrá-los ou desaparecê-los. No entanto, é igualmente importante usar o ITAM para rastrear seus ativos digitais, o que geralmente inclui:

• Software: Esta ampla categoria inclui sistemas operacionais, aplicativos e pacotes de software.
• Licenças: A maioria dos softwares corporativos requer licenças para operar. Os sistemas ITAM rastreiam todas as licenças e assinaturas de vários produtos de software e serviços baseados em nuvem. Como muitas organizações pagam acidentalmente por licenças que não utilizam mais, rastrear essas informações é uma ótima maneira de identificar desperdícios e economizar dinheiro.
• Mídia digital: Documentos, imagens e vídeos digitais são qualificados como ativos digitais, especialmente se você trabalha em um departamento de marketing ou em uma área criativa.

Idealmente, a solução ITAM da sua organização deve rastrear todos os ativos de TI. Rastrear um tipo e não outros pode criar pontos cegos que custarão mais no longo prazo.

Por que o gerenciamento de ativos de TI é importante?

Imagem de Christina de Unsplash

O gerenciamento de ativos de TI é fundamental para todas as organizações, quer você administre uma pequena startup ou uma empresa multinacional.

Economia de custos

Você só pode gerenciar o que mede, o que acontece com o ITAM. Em vez de investir em ativos de TI sem supervisão, uma solução ITAM rastreia e gerencia com precisão os ativos de TI.

Algumas plataformas ITAM modernas farão todo o gerenciamento para você por meio de recursos práticos, como aprendizado de máquina e inteligência artificial.

Com o ITAM, você pode evitar a compra excessiva ou subutilização de equipamentos e software. Ele identifica ativos redundantes ou subutilizados que você pode realocar ou retirar para economizar dinheiro. O ITAM também torna muito mais fácil prever despesas futuras de TI, permitindo orçamentos e planejamento financeiro mais precisos.

Melhor conformidade e gerenciamento de riscos

Quando se trata de gerenciar dados confidenciais que contêm ativos de TI, a rastreabilidade completa e a adesão às regulamentações de conformidade são fundamentais. Siga esta abordagem de 10 etapas ao planejar o descomissionamento de hardware do data center para garantir a conformidade ponta a ponta:https://t.co/Sk1hovRa1Q#itad pic.twitter.com/TZwGKAFBMY
— Michelle Medeiros (@MMLMedeiros) 1º de dezembro de 2023
A conformidade é essencial para todas as empresas, mas é crucial para indústrias altamente regulamentadas, como a indústria química e a farmacêutica. O ITAM rastreia todas as licenças de software, garantias e requisitos regulatórios relacionados para você, mantendo um inventário preciso de todos os ativos de TI que podem ajudá-lo a evitar problemas relacionados ao licenciamento de software.

O gerenciamento eficaz de ativos também melhora a postura de segurança da sua empresa. Quando você sabe onde estão todos os seus ativos, é muito mais fácil protegê-los contra roubo ou perda, o que pode levar a violações de segurança dispendiosas.

O ITAM também garante que todo o hardware e software estejam atualizados e mantidos adequadamente, protegendo você contra ameaças de segurança cibernética em evolução.

Produtividade e eficiência aprimoradas

O gerenciamento de ativos de TI oferece uma visão clara dos ativos disponíveis para melhorar a alocação de recursos e fornecer aos funcionários as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho. Desta forma, o ITAM reduz o tempo de inatividade e melhora os tempos de resposta, especialmente para questões relacionadas com TI.

Além disso, ativos de TI bem gerenciados tendem a ter vida útil mais longa, reduzindo o tempo de inatividade causado por quebras inesperadas e pedidos de substituição.

Vantagens a longo prazo

ITAM prepara seu negócio para o sucesso no longo prazo. Ele fornece dados valiosos sobre o uso de ativos de TI, que você pode usar para tomar decisões estratégicas sobre investimentos e atualizações em tecnologia.

O ITAM também facilita o alinhamento dos seus ativos de TI com a missão e os objetivos de longo prazo da sua organização, ajudando você a permanecer fiel à sua missão.

8 práticas recomendadas de gerenciamento de ativos de TI

Foto de Fernando Arcos via Pexels

O gerenciamento de ativos de TI traz muitos benefícios, desde que você siga um processo estruturado para maximizar seus ativos. Se você já possui um processo ITAM ou deseja criar o seu próprio do zero, siga estas práticas recomendadas para gerenciamento de ativos de TI.

1. Escolha um software que monitore tudo

A maioria das soluções modernas de gerenciamento de ativos de TI rastreia ativos digitais e físicos, mas nem sempre é esse o caso. Algumas plataformas rastreiam apenas ativos digitais como licenças, assinaturas e mídia digital.

Rastrear um tipo de ativo é útil, mas sua organização ainda precisa de hardware como computadores, servidores e equipamentos de rede para acessar esses ativos digitais, então opte por uma solução ITAM que rastreie todos os tipos de ativos.

2. Simplifique o gerenciamento de estoque com tecnologia

O gerenciamento e o rastreamento eficazes de estoque são essenciais para o ITAM. Em vez de inserir ativos manualmente no sistema, use etiquetas de código de barras ou etiquetas RFID para aumentar a precisão e simplificar todo o processo de rastreamento de ativos.

Essa configuração garante que você contabiliza todos os ativos, atualiza seus status quase em tempo real e os localiza em menos tempo. Os rótulos inteligentes também facilitam a identificação de perdas e a tomada de decisões informadas sobre a utilização de ativos.

3. Conta para ciclos de vida de dispositivos

Nenhum hardware ou dispositivo de TI sobreviverá para sempre e todos os equipamentos da sua organização precisarão ser descartados em algum momento. As soluções de gerenciamento de ativos de TI rastreiam o estágio e o uso do ciclo de vida de cada ativo, adotando uma abordagem mais personalizada ao gerenciamento de ativos.

Em vez de simplesmente desativar os dispositivos em uma data arbitrária, sua solução ITAM oferecerá sugestões personalizadas de manutenção e eventual descarte com base nos dados reais de uso. Esses insights tornam muito mais fácil tomar decisões baseadas em dados sobre quando atualizar ou descontinuar ativos, otimizando seu valor e utilidade a longo prazo.

4. Faça backup do ITAM com políticas oficiais

O software de gerenciamento do ciclo de vida de TI fará grande parte do trabalho pesado para você. Ainda assim, é fundamental ter suas próprias políticas de gerenciamento de ativos de TI fazendo backup do software. Dessa forma, você cria políticas que funcionam para a organização, em vez de simplesmente seguir as regras que acompanham o software ITAM.

Cada organização é diferente, portanto, criar políticas e moldar o software ITAM para adequá-las proporcionará melhores resultados.

Crie políticas claras para manutenção, atualização e descarte de ativos de TI. Por exemplo, talvez você vá além do mínimo necessário para o descarte de lixo eletrônico e crie políticas de descarte ecologicamente corretas para apoiar as metas de sustentabilidade da sua organização.

5. Use rótulos de ativos duráveis e de alta qualidade

Imagem de Christina de Unsplash

Alguns rótulos de ativos de TI desaparecem, desaparecem ou caem com o tempo, prejudicando a precisão dos seus esforços de ITAM. Use rótulos duráveis ​​de ativos de TI desde o início para melhorar a precisão do ITAM e evitar as dores de cabeça de substituições frequentes.

As etiquetas de ativos duráveis e de segurança da Camcode são uma opção resiliente que protege contra o desgaste diário e fatores ambientais, como calor ou exposição a produtos químicos.

Para aproveitar ao máximo suas etiquetas Camcode, certifique-se de:

• Coloque rótulos em áreas visíveis e acessíveis
• Certifique-se de que as etiquetas estejam bem fixadas com adesivo durável
• Incorpore códigos de barras ou códigos QR para facilitar a leitura e o rastreamento

6. Automatize o que você puder

Poucos líderes têm tempo ou capacidade para gerir manualmente centenas ou mesmo milhares de ativos. Isso não apenas leva mais tempo, mas também expõe você a erros e responsabilidades.

Uma solução de software automatizada economizará tempo e melhorará a qualidade de seus esforços de rastreamento de ativos.

Automações simples baseadas em gatilhos farão grande parte do trabalho para você. Por exemplo, você pode configurar um gatilho em seu software ITAM para abrir automaticamente um ticket de suporte quando o departamento de TI verificar um ativo.

Nem todos os softwares ITAM aproveitam a IA, mas este é um recurso útil para analisar rapidamente os dados de uso e detectar tendências. É necessário coletar dados de vários meses para tirar conclusões estatisticamente significativas, mas o ITAM baseado em IA é uma solução que economiza tempo e muitas vezes supera os analistas humanos.

7. Audite regularmente os ativos

Às vezes, os dados do seu software ITAM não correspondem ao que realmente está acontecendo no local. Auditorias regulares garantem a precisão dos registros de inventário, identificam discrepâncias, melhoram a utilização dos ativos e verificam a condição dos ativos.

Auditorias frequentes também podem ajudar na conformidade e no gerenciamento de riscos se você estiver em uma área regulamentada.

8. Integre o ITAM com outros sistemas de negócios

Embora as soluções ITAM possam certamente simplificar o gerenciamento de ativos, elas ainda armazenam os dados de seus ativos em um só lugar. Integre o ITAM ao seu planejamento de recursos empresariais (ERP), gerenciamento de recursos humanos (HRM) e sistemas financeiros para obter uma visão mais completa do que está acontecendo em sua organização.

A integração lhe dará uma visão mais holística de seus recursos, ao mesmo tempo que facilita uma melhor coordenação entre os diferentes departamentos.

A chave para o sucesso do ITAM? Etiquetas duráveis

O gerenciamento de ativos de TI está se tornando ainda mais importante à medida que as organizações investem mais tempo e recursos em software e hardware. Um ITAM eficaz não é apenas uma necessidade para melhores operações, mas uma abordagem estratégica que torna a sua organização mais lucrativa e eficiente.

Seguindo as melhores práticas de ITAM, você pode obter economias significativas de custos, melhorar a conformidade e aumentar a produtividade.

O truque é preencher a lacuna entre os ativos físicos de TI e o software ITAM. As etiquetas de ativos duráveis ​​da Camcode são projetadas especificamente para acompanhar seus ativos, tornando as etiquetas uma ferramenta indispensável para aumentar a precisão e a eficiência do ITAM.

Com uma variedade de opções para atender às necessidades de suas aplicações, como etiquetas Foil Metalphoto® e soluções de rastreamento de ativos de TI que oferecem segurança adicional, como etiquetas de poliéster invioláveis, a Camcode oferece uma solução robusta e confiável para todas as suas necessidades de rastreamento de ativos de TI.

Veja as etiquetas Camcode em ação:solicite agora um kit de amostra de etiqueta Camcode grátis.

Perguntas frequentes