As 10 maiores armadilhas para evitar quando você fala

O executivo se levanta para falar. Todos precisam ouvir o que eles têm a dizer sobre a empresa, mas em 10 minutos, eles estão desesperadamente confusos ou caindo no sono. O que ele está fazendo de errado?

Sempre que você abre a boca, seja o seu público uma pessoa ou mil, você deseja transmitir uma mensagem específica. Talvez você queira que suas opiniões sejam ouvidas em reuniões, ou talvez esteja fazendo uma apresentação formal, interna ou externamente. Possivelmente, sua equipe precisa melhorar a comunicação com o cliente, ou você está em uma posição para ajudar seu CEO a elaborar um discurso importante.

Qualquer pessoa que se propõe a apresentar, persuadir e impulsionar com a palavra falada enfrenta dez grandes armadilhas.

1) Pensamento pouco claro: Se você não consegue descrever o que está falando em uma frase, pode ser culpado de foco confuso ou de tentar cobrir muitos tópicos. Seus ouvintes provavelmente também ficarão confusos e sua atenção logo irá se dispersar. Esteja você aprimorando suas próprias habilidades ou ajudando alguém a criar uma apresentação, o maior (e mais difícil) desafio é começar com uma premissa ou objetivo de uma frase.

2) Sem estrutura clara: Faça com que seja fácil para as pessoas seguirem o que você está dizendo. Eles se lembrarão melhor - e você também, ao entregar suas informações e ideias. Se você tagarelar, divagar ou nunca chegar ao ponto, seus ouvintes se desligarão. Comece com uma forte abertura relacionada à sua premissa; declare sua premissa; Liste os fundamentos ou “pontos de sabedoria” que apóiam sua premissa, apoiando cada um com exemplos:histórias, estatísticas, metáforas e histórias de caso. Revise o que você cobriu, tire as dúvidas se apropriado e use um fechamento forte.

3) Sem histórias memoráveis: As pessoas raramente se lembram de suas palavras exatas. Em vez disso, eles se lembram das imagens mentais que suas palavras inspiram. Apoie seus pontos-chave com histórias vivas e relevantes. Ajude seus ouvintes a “fazerem o filme” em suas cabeças usando personagens memoráveis, situações envolventes, diálogo, suspense, drama e humor. Na verdade, se você pode abrir com uma imagem altamente visual, dramática ou divertida (mas não uma piada!), Que apóia sua premissa, você os fisgou. Em seguida, amarre seu fechamento de volta à sua cena de abertura. Eles nunca vão esquecer.

4) Sem conexão emocional: A comunicação mais poderosa combina conexões intelectuais e emocionais. Intelectual significa apelar para interesses próprios educados com dados e argumentos fundamentados. Emocional vem de envolver a imaginação dos ouvintes, envolvendo-os em suas histórias ilustrativas, usando frequentemente a palavra "você" e respondendo à sua pergunta não dita, "O que isso significa para mim?" Use o que eu chamo de “alta relação eu / você”. Por exemplo:não "Vou falar com você sobre telecomunicações", mas "Você vai aprender as últimas tendências em telecomunicações". Não, “Eu quero lhe falar sobre Bobby Lewis”, mas “Venha comigo para Oklahoma City. Deixe-me apresentá-lo ao meu amigo, o orgulhoso pai Bobby Lewis. ” Você puxou o ouvinte para a história.

5) Nível de abstração errado: Você está fornecendo o panorama geral e generalidades, uma espécie de conversa estimulante, quando seus ouvintes estão famintos por detalhes, fatos e instruções específicas? Ou você os está afogando em dados quando precisam se posicionar com uma visão geral e descobrir por que devem se importar? Fique na mesma sintonia com seus ouvintes. Meu amigo Dr. David Palmer, um especialista em negociações do Vale do Silício, refere-se a palavras e frases "gordas" e "magras". Palavras gordas descrevem o quadro geral, objetivos, ideais e resultados. Palavras magras são detalhes minuciosos e específicos quem, o quê, quando e como. Em geral, a alta administração precisa de palavras gordas. A gestão média requer palavras médias. A equipe técnica e os usuários da linha direta do consumidor estão ávidos por palavrões. Alimente todos de acordo com seus apetites.

6) Sem pausas: Boa música e boa comunicação contêm mudanças de ritmo, pausas e pausas completas. É quando os ouvintes pensam sobre o que acabou de ser dito. Se você correr a toda velocidade para reunir o máximo de informações possível, é provável que tenha deixado seus ouvintes de volta à estação. Não há problema em falar rapidamente, mas faça uma pausa sempre que disser algo profundo ou proativo ou fizer uma pergunta retórica. Isso dá ao público a chance de pensar sobre o que você disse e internalizá-lo.

7) Não-palavras irritantes: Hmm-ah-er-você sabe o que quero dizer ... Um orador que ouvi começou cada novo pensamento com "Agora!" enquanto lia suas anotações para descobrir o que viria a seguir. Isso pode funcionar bem ocasionalmente, mas não a cada 30 segundos. Grave-se para verificar se há maus hábitos verbais semelhantes. Em seguida, continue gravando a si mesmo, entregando novamente o mesmo material até que os agravantes de audiência tenham desaparecido.

8) Seguindo seus palavrões: A palavra mais importante em uma frase é a palavra de soco. Normalmente, é a palavra final:"Leve minha esposa - POR FAVOR." Mas se você abaixar a voz e adicionar "Certo?" ou "Viu?", você matou o impacto de sua mensagem. (Para descobrir se você faz isso, use o teste de gravação em fita descrito acima.) Não sabote suas melhores fotos.

9) Uso indevido da tecnologia: Sem dúvida, o áudio / visual adicionou impacto showbiz às apresentações de palestrantes profissionais e empresariais. No entanto, só porque está disponível, não significa que tenhamos que usá-lo! Palestrantes tímidos que simplesmente narram imagens de flip chart, slides, vídeos, transparências ou gráficos de exibição raramente podem ser apaixonados e eficazes. Qualquer ajuda visual tira a atenção de você. Mesmo as melhores imagens do PowerPoint não irão conectá-lo emocionalmente. Use histórias fortes, se possível. Nunca repita o que está no visual. Se você fizer isso, um de vocês será redundante. Faça da tecnologia um suporte para sua mensagem, não uma muleta. A armadilha é que as informações apresentadas por meio da tecnologia tendem a ser sobre o palestrante e sua organização, enquanto a comunicação deve ser sobre o público. Um executivo que fui convidado a treinar tinha 60 slides em PowerPoint - 58 sobre sua empresa e dois sobre o cliente em potencial. Reduzimos o número pela metade e invertemos a proporção!

10) Não ter uma abertura e um fechamento fortes: Envolva seu público imediatamente com uma abertura poderosa e relevante que tem um alto fator I / You. Pode ser dramático, instigante ou mesmo divertido, mas nunca, nunca comece com uma piada (a menos que você seja um humorista com materiais originais). Deixe seus ouvintes fisgados imediatamente com uma amostra do que está por vir. E nunca feche fazendo perguntas. Sim, responda às perguntas, se apropriado, mas depois prossiga para fazer um fechamento dinâmico, de preferência uma que se relacione com o tema de abertura. As últimas palavras permanecem. Como em um grande musical, você quer que seu público saia e cantarole as melodias.

Quando você pode evitar essas 10 armadilhas comuns, fica livre para se concentrar em sua mensagem e em seu público, tornando-se um comunicador mais dinâmico, poderoso e persuasivo.

Sobre o autor:
Patricia Fripp é treinadora de discurso, treinadora de apresentações e palestrante principal. Ela trabalha com empresas de grande e pequeno porte, e indivíduos desde a C-Suite até o local de trabalho. Ela constrói líderes, transforma equipes de vendas e encanta o público. Para saber mais, visite www.fripp.com, ligue 415-753-6556 ou e-mail [email protected].