Por que você precisa de um gerenciamento sistemático do processo de mudança?

Os dados de apoio revelam que até 22 por cento dos problemas de confiabilidade enfrentados na fabricação são causados ​​por mudanças não controladas (1). Isso inclui mudanças de configuração de processos e equipamentos, como alterações, modificações e novas instalações. A evidência dessa correlação era aparente já na década de 1960, o que levou ao que era então conhecido como Gerenciamento da Configuração. O foco inicial desta metodologia de gerenciamento foi em mudanças na configuração de ativos e como os componentes interagem juntos como um sistema. Nas últimas décadas, mais ênfase foi colocada não apenas no controle das mudanças de equipamento, mas na compreensão mais holística das necessidades de controle de mudanças, o que, entre outras coisas, incluiu mudanças nos procedimentos, etapas do processo e administração. Isso é o que conhecemos hoje como gestão da mudança (MOC).

Nenhum processo sistemático estaria completo sem os 3 Ps (Princípio, Política e Prática) de tal processo enraizado na cultura do negócio. Um processo de MOC não é exceção, e integrá-lo totalmente a um negócio pode ser um grande empreendimento, mas não de forma proibitiva. Portanto, é lógico que um gerente de negócios, considerando o valor desse processo, deva receber alguns bons argumentos de apoio. Existem pelo menos quatro boas razões que posso citar para a implementação de um processo sistemático de MOC:1) Previne acidentes; 2) aumenta / mantém a confiabilidade dos ativos; 3) garante a rastreabilidade das mudanças; e 4) garante a avaliação adequada das alternativas.

Um processo MOC evita acidentes
Com a crescente preocupação global com a segurança pessoal e o meio ambiente, a crescente regulamentação enfatizou a necessidade dos fabricantes resolverem e prevenirem as raízes dos acidentes. Como afirmado anteriormente, um grande subconjunto dos problemas latentes que levam a tais incidentes tem a ver com várias formas de mudanças não controladas. Organizações sem processos sistemáticos de MOC muitas vezes acabam com sistemas de gestão de risco subotimizados que não reconhecem os perigos de forma proativa e dificultam o acompanhamento dos perigos identificados anteriormente. Muito simplesmente, a menos que as mudanças sejam devidamente avaliadas, não será possível compreender totalmente a melhor forma de tratar os riscos associados.

Um processo MOC aumenta a confiabilidade do ativo
Devo expandir ainda mais esta categoria de razão para incluir a qualidade e confiabilidade do produto, que muitas vezes são afetadas pela confiabilidade dos ativos de manufatura. Sem o MOC, as mudanças não controladas costumam levar a:

• A operação inadequada de ativos, que é uma das principais causas de falhas.
• Procedimentos operacionais e de manutenção inadequados / desatualizados, que encurtam o ciclo de vida dos componentes dos ativos, bem como aumentam a exposição a riscos de negócios desconhecidos.
• Falta de treinamento de habilidades e envolvimento insuficiente dos funcionários, o que suprime o senso de propriedade necessário para melhorar continuamente a confiabilidade dos ativos e do processo de fabricação.

Um processo MOC garante a rastreabilidade das alterações
Um número crescente de padrões aplicáveis ​​a todas as principais indústrias hoje exige que as mudanças sejam transparentes e rastreáveis. A OSHA 1910.119 (2), por exemplo, sanciona claramente a implementação do MOC como um meio de avaliar e rastrear mudanças. “A OSHA acredita que as mudanças contempladas em um processo devem ser avaliadas minuciosamente para avaliar totalmente seu impacto na segurança e saúde dos funcionários e para determinar as mudanças necessárias nos procedimentos operacionais.”

À medida que cada proposta é avaliada, as modificações feitas e as mudanças encomendadas, um registro cuidadoso resiste a todo escrutínio e possível reversão ao antigo status quo. As mudanças tendem a ser de natureza muito cíclica, o que dá alguma credibilidade ao ditado "quanto mais as coisas mudam, mais permanecem as mesmas". As empresas sem um MOC adequado e sistemático tendem a ser vítimas do desperdício de tempo e recursos valiosos reformando o mesmo terreno em todas as principais áreas de (má) gestão de mudanças:identificação, avaliação, aprovação, execução e auditoria.

Um processo MOC garante a avaliação de alternativas
Na minha experiência, nunca foi difícil encontrar alguém que testemunhou ou se viu no seguinte cenário. É segunda-feira de manhã e você descobriu que um motor principal foi modificado em resposta a uma solicitação urgente de mais rendimento no fim de semana em uma área da instalação. Nenhum impacto negativo é imediatamente aparente, então essa nova configuração é adotada como norma. Pouco tempo depois, entretanto, são observadas falhas inexplicáveis ​​em equipamentos críticos a jusante em outra área. Muitas vezes, com a melhor das intenções, são feitas mudanças que afetam negativamente os negócios. Um processo sistemático de MOC será acionado sempre que tais alterações forem propostas para que as avaliações adequadas das soluções ocorram. Se nada mais, isso às vezes irá desacelerar ou parar a execução de mudanças desnecessárias e garantir um planejamento cuidadoso do trabalho necessário. A pergunta mais importante que você pode fazer é “devo fazer alguma alteração?”

Nos ambientes de processo e manufatura, o processo MOC será usado para controlar todos os tipos de alterações (forma, ajuste ou função) para ativos físicos e processos, SOPs, desenhos, BOMs, etc., para que possam ser gerenciados de forma eficaz. Em geral, todas as mudanças de processo e planta, exceto substituições em espécie, devem ser associadas ao processo de MOC, embora alguma latitude possa ser exercida em relação às metodologias específicas e ao nível de revisões necessárias.

Ao que tudo indica o que o futuro na governança da manufatura está se delineando, haverá uma necessidade cada vez maior de gerenciamento adequado das mudanças. Portanto, é absolutamente crítico que programas sistemáticos de MOC sejam adotados por organizações que buscam obter excelência em manufatura de classe mundial.

Referências

1. Moore, R. Making Common Sense Common Practice (terceira edição), Elsevier Butterworth-Heinemann; (21 de maio de 2004).
2. OSHA 3132, Gestão de Segurança de Processo, Departamento de Trabalho, Administração de Segurança e Saúde Ocupacional dos EUA.
3. OSHA 1910.119, Gestão de Segurança de Processo de Produtos Químicos Altamente Perigosos, Departamento de Trabalho dos Estados Unidos, Administração de Segurança e Saúde Ocupacional.

Este artigo apareceu na edição de julho do boletim informativo da Life Cycle Engineering, RxToday.

Sobre o autor:
Carl March possui vasta experiência nas áreas de manutenção, engenharia de confiabilidade, modelagem e projeto de sistemas. Carl é graduado em engenharia mecânica e pós-graduado em engenharia de sistemas automotivos. Como um especialista no assunto de confiabilidade na Life Cycle Engineering, sua paixão e foco está na transferência de conhecimento em Manutenção Centrada em Confiabilidade, Manutenção Produtiva Total, análise de causa raiz e Excelência em Confiabilidade para clientes em todo o mundo que buscam obter distinção na fabricação. Carl atingiu um nível significativo de reconhecimento profissional como Engenheiro Profissional licenciado (PE), Engenheiro de Confiabilidade Certificado (CRE) pela Sociedade Americana de Qualidade e como Profissional Certificado de Manutenção e Confiabilidade (CMRP) pela Sociedade de Manutenção e Confiabilidade Profissionais. Você pode entrar em contato com Carl em [email protected].