Prós e contras do software CMMS baseado em nuvem e local

Existem centenas de opções para o software CMMS, mas todos podem ser separados em dois grupos:CMMS baseado em nuvem e CMMS local.

Ambas as categorias ajudam a gerenciar a manutenção, mas é aí que as semelhanças terminam. Cada opção é muito diferente, desde a forma como o CMMS é implementado até a forma como é usado para concluir tarefas. Saber os prós e os contras do software baseado em nuvem e local ajudará você a evitar perda de tempo e dinheiro em um ajuste inadequado e permitirá que sua equipe de manutenção comece a trabalhar.

Índice

1. O que é software CMMS baseado em nuvem?
2. O que é o software CMMS local?
3. Prós e contras da nuvem e do software CMMS local
4. Decidindo qual software CMMS é melhor para sua instalação

O que é software CMMS baseado em nuvem?

Simplificando, o software em nuvem oferece a capacidade de armazenar e acessar informações na Internet. Se você usou o Netflix para assistir a um filme ou o Zoom para uma reunião, você usou um software em nuvem.

Pense na nuvem como um banco. Seu dinheiro não está vinculado a um único local físico. Você pode depositar dinheiro em uma agência e sacar esse dinheiro em qualquer outra agência. Você pode sacar em um caixa eletrônico ou tocar em seu cartão de crédito para fazer uma transação. O software em nuvem funciona da mesma maneira - basta substituir dinheiro por informações. Você pode inserir informações em um dispositivo e acessá-las em qualquer outro dispositivo, desde que ele esteja conectado à internet.

Agora, vamos explorar o que a nuvem significa para gerenciar a manutenção. Um CMMS baseado em nuvem tem alguns ingredientes principais:

• Requisitos de software e hardware :Todo o software e hardware é desenvolvido, instalado, executado, gerenciado e mantido por um provedor terceirizado. É necessária uma conexão com a Internet para usar o software.
• Instalação e manutenção :Os provedores hospedam o software em seus próprios servidores, o que significa que eles cuidam de toda a instalação, gerenciamento, segurança de dados e atualizações.
• Acesso ao sistema :Os recursos do software CMMS baseado em nuvem podem ser acessados ​​em qualquer lugar, a qualquer hora, em diferentes sites através da Internet. Alguns sistemas podem até ser usados ​​se você perder a conexão com a Internet por uma ou duas horas.
• Recursos móveis :Muitos sistemas baseados em nuvem têm seus próprios aplicativos CMMS móveis e podem ser acessados ​​por meio de dispositivos móveis.
• Estrutura de pagamento :A maioria do software CMMS baseado em nuvem é adquirido em um modelo de assinatura com pouco ou nenhum custo inicial. O preço é por usuário, por mês e inclui taxas de suporte.

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O que é software CMMS local?

Software local é aquele que precisa ser instalado em um computador ou rede. O software e todas as informações criadas com ele estão vinculados aos dispositivos físicos onde está instalado. Um dos exemplos mais populares de software local é o Microsoft Word.

Como o software local se traduz em gerenciamento de manutenção? Aqui estão algumas características básicas do software CMMS local:

• Requisitos de software e hardware :Todo o hardware necessário, como servidores, está alojado no local. O software normalmente requer configurações personalizadas extensas por um fornecedor, empreiteiro ou pessoal interno.
• Instalação e manutenção :A configuração do software e hardware geralmente é feita internamente com suporte externo limitado ou por um fornecedor por um custo alto. Sua empresa é responsável pela segurança e armazenamento dos dados, bem como por quaisquer atualizações do software.
• Acesso ao sistema :O acesso ao software local exige que os usuários estejam no local e conectados à mesma rede do CMMS.
• Recursos móveis :O software CMMS local oferece capacidade móvel muito limitada e a maioria não tem nenhum.
• Estrutura de pagamento :As empresas geralmente pagam um custo inicial único para usar o software.

CMMS baseado em nuvem CMMS local Requisitos de software e hardware Desenvolvido, executado e mantido por um fornecedor terceirizado Desenvolvido por especialistas internos, fornecedores terceirizados ou um consultor. Instalado no local Instalação e manutençãoTodos os softwares e hardwares são fornecidos e mantidos por um provedor de software. Configuração e manutenção do CMMS concluída por pessoal interno ou por um consultorAcesso ao sistema Acessível por meio de qualquer conexão de Internet O acesso exige que os usuários estejam no local e conectados ao CMMS RedeCapacidades móveisAplicativos móveis nativos são o normCapacidades móveis limitadasEstrutura de custos Poucos custos iniciais, com base em um modelo de assinatura e com preços por usuário, por mêsCustos iniciais superiores, muito poucos custos recorrentes

Prós e contras da nuvem versus software CMMS local

Não há certo ou errado quando se trata de escolher entre um CMMS baseado em nuvem e no local. Cada instalação tem seus próprios objetivos, experiência e orçamento. Considerar cada tipo de software de todos os ângulos é a única maneira de fazer a escolha certa para o seu negócio.

Custo

O custo é um grande fator ao escolher um CMMS. Existem três tipos de custos a serem observados ao avaliar suas opções:

• • Custos iniciais :Os custos iniciais incluem taxas de licença, personalização, instalação e integração.
  • Custos recorrentes :Os custos recorrentes incluem taxas de assinatura, serviços de suporte e manutenção do sistema (ou seja, atualizações e upgrades).
  • Custos adicionais :Os custos adicionais incluem treinamento, migração de dados, pessoal de TI e hardware (como servidores).

CMMS local

Os custos iniciais do software local parecem atraentes. Você morde a bala, paga o dinheiro e nunca mais pensa nisso. Mas há mais custos contínuos do que parece.

Como todo o hardware é gerenciado pela empresa, você está pagando a alguém (ou várias pessoas) para manter esse hardware. Se algo quebra, você tem que consertar, o que custa dinheiro e tempo.

As perspectivas para o software local pioram alguns anos depois. Como qualquer equipamento, o desempenho do software local se degrada com o tempo, o que significa substituí-lo a cada poucos anos, o que é caro e causa interrupções.

CMMS baseado em nuvem

A maioria dos sistemas baseados em nuvem exige que você pague uma taxa de assinatura mensal ou anual para cada usuário, reduzindo os custos iniciais. A diferença é ampliada se você estiver migrando dados para seu novo CMMS, o que é mais fácil e menos caro em um CMMS baseado em nuvem.

Um CMMS baseado em nuvem é atualizado pelo fornecedor. As atualizações são adicionadas automaticamente ao software sem custos adicionais para que você não gaste dinheiro mantendo o hardware do sistema. Suas taxas de assinatura podem aumentar ligeiramente a cada ano para cobrir melhorias, mas o aumento é pequeno ($ 10 a $ 20) porque o custo é compartilhado por centenas ou milhares de outras pessoas.

O resultado final

O software de manutenção local custará mais à sua empresa a curto e longo prazo devido às altas taxas de licenciamento, ao custo contínuo de manutenção do sistema e à necessidade de substituir ou atualizar todo o CMMS em intervalos de alguns anos.

Recursos, funcionalidade e conectividade

Embora um CMMS deva ter os recursos de que você precisa para atingir seus objetivos de manutenção, há outros fatores a serem considerados ao comparar software baseado em nuvem e no local.

• Número de recursos :Ambos os tipos de CMMS têm uma gama semelhante de recursos, mas os provedores baseados em nuvem lançam novos com mais frequência. Os recursos em um CMMS baseado em nuvem dependem do nível de assinatura que você adquirir.
• Personalização :O software local é altamente personalizável quando instalado, mas difícil de alterar posteriormente. Os recursos do software baseado em nuvem são definidos, mas seus componentes são mais fáceis de alterar e personalizar.
• Facilidade de uso :O software CMMS baseado em nuvem é projetado para uma ampla gama de usuários, tornando mais fácil escolher os recursos mais relevantes para um trabalho e fazê-lo com menos cliques.
• Recursos móveis :A maioria dos sistemas baseados em nuvem tem aplicativos móveis acessíveis com credenciais de login e uma conexão com a Internet, tornando-os uma opção mais amigável para dispositivos móveis.
• Facilidade de integração :Os sistemas baseados em nuvem são mais abertos, o que significa que leva menos esforço, tempo e dinheiro para se conectar a novas máquinas, software ou sensores.

CMMS local

Quase todos os fornecedores de CMMS oferecem conjuntos de recursos muito semelhantes, com duas grandes exceções:Integrações e IA.

A capacidade do seu CMMS de se integrar a outros sistemas, como um ERP ou MES, permite que você colete e compartilhe informações em toda a sua empresa. Essas conexões economizam tempo e dinheiro por meio de trabalho automatizado e precisão de dados. Os sistemas locais estão muito atrás do software baseado em nuvem aqui.

Um CMMS local é construído como um sistema fechado, o que significa que não se comunica bem com outro software. Isso cria problemas como o registro de informações várias vezes e a impossibilidade de acionar o trabalho em seu CMMS. Fazer conexões entre outros sistemas e um CMMS local é possível, mas é um trabalho personalizado, que é outra palavra para caro e complicado.

A natureza fechada de um CMMS local também impede que ele seja móvel e funcione remotamente. Alguns sistemas locais podem ser acessados ​​em um dispositivo móvel ou remotamente, mas esses recursos são severamente limitados. Isso dificulta o acesso às informações em campo, levando à imprecisão dos dados e atrasos no trabalho.

Quando se trata de IA, os sistemas locais não podem competir com o software em nuvem. As ferramentas de IA são baseadas em dados. Esses dados tornam as percepções e previsões precisas e úteis. O software local é incapaz de coletar dados suficientes para criar ferramentas eficazes de IA para os usuários.

Cloud CMMS

Os sistemas baseados em nuvem são abertos, o que significa que têm o potencial de se conectar facilmente com milhares de terminais, desde um sensor em um trator até um enorme sistema ERP. Não leva meses ou meio milhão de dólares para fazer isso. Os dados podem fluir entre uma peça de tecnologia e seu CMMS baseado em nuvem poucos minutos após a configuração, sem uma equipe de TI para fazer ou manter a conexão.

O software CMMS baseado em nuvem também é mais adequado para funcionalidade móvel e remota. Dá a você a capacidade de acessar o sistema em dispositivos móveis. Alguns softwares permitem até que você acesse e registre informações de ativos em configurações remotas sem uma conexão com a Internet.

Quando se trata de IA, o software CMMS em nuvem está muito acima da concorrência. Um CMMS baseado em nuvem pode coletar dados de milhares de usuários, torná-los anônimos e usá-los para criar fórmulas que preveem resultados e fornecem orientação às equipes de manutenção. Cada pedaço de dados alimenta um motor de IA, tornando-o mais preciso. O resultado são ferramentas que ajudam as empresas a analisar e prever tudo, desde ordens de serviço de alto risco até as peças de que você precisará para manutenção futura.

O resultado final

A capacidade de implementar e usar IA e integrações define o software em nuvem acima dos sistemas locais. A facilidade de uso também deve ser considerada em sua tomada de decisão. Os provedores baseados em nuvem recebem informações constantes dos usuários, aprimoram o CMMS com elas e disponibilizam automaticamente essas melhorias para os clientes, dando-lhes uma pequena vantagem.

Implementação

O sucesso de um CMMS freqüentemente depende de sua implementação correta. Escolher o software certo é fundamental para garantir que tudo, desde a instalação até a adoção pelo usuário, ocorra sem problemas.

• Facilidade de implementação :Conhecimento técnico especializado é necessário para configurar o software local. O CMMS baseado em nuvem não exige nenhum, reduzindo drasticamente o tempo de implementação.
• Treinamento e suporte :O software local não vem com nenhum treinamento externo e muito poucos serviços de suporte. O treinamento e o suporte costumam fazer parte do pacote de assinatura do CMMS baseado em nuvem.
• Facilidade de migração de dados :Como o software em nuvem pode ser acessado por qualquer computador, é muito mais fácil importar dados de planilhas ou sistemas mais antigos.

CMMS local

Os fornecedores locais costumam oferecer menos serviços padrão antes, durante e depois do lançamento do software. E o treinamento e suporte disponíveis quase sempre têm um custo extra. Então, se você precisar de ajuda para navegar na configuração, isso vai custar caro. E como os sistemas locais exigem hardware e muita personalização, leva mais tempo para projetar, testar e configurar.

O software local também requer muitas informações de sua equipe de TI. Mas configurar um CMMS é um dos muitos projetos na placa de TI. Isso não apenas desvia o foco de TI de outros projetos importantes, mas também deixa a configuração do seu CMMS vulnerável a quaisquer emergências de TI que surjam. Isso pode atrasar a implementação do CMMS e afetar o orçamento, a adoção do sistema, o tempo de inatividade e muito mais.

CMMS baseado em nuvem

Um CMMS em nuvem desmarca todas as caixas que o software local não pode. Os provedores baseados em nuvem incorporam o preço do suporte e do treinamento à sua assinatura e têm equipes de suporte ao cliente prontas para ajudar se você tiver problemas. Unir forças com especialistas que fizeram centenas de implementações torna o processo mais rápido e usa menos recursos. Isso reduz o tempo de implementação e o ROI.

Implementar um CMMS baseado em nuvem também causa interrupções mínimas em sua organização. Embora a equipe de TI seja consultada e envolvida, seu envolvimento é uma pequena fração do que seria com sistemas locais, e é por isso que implementar um CMMS baseado em nuvem leva menos dinheiro (até 10x menos) e tempo (vários meses) para configurar.

O resultado final

O software em nuvem vence mais uma vez. Leva menos tempo e dinheiro para configurar, causa menos interrupções em seus negócios e oferece suporte e treinamento contínuos.

Segurança e confiabilidade de dados

Uma violação de dados ou interrupção do sistema pode significar um desastre para sua equipe de manutenção e a empresa, por isso é fundamental saber qual tipo de software CMMS oferece mais proteção.

• Gerenciamento de dados :Onde seus dados são armazenados, quão seguro eles estão contra violações internas e externas e quem é responsável por mantê-los?
• Instalação e atualizações de segurança :Como a segurança do seu software está sendo mantida e atualizada para que fique à frente das ameaças mais recentes?
• Confiabilidade e proteção contra falhas :O que acontecerá com seus dados se algo der errado?

CMMS local

Os dados de sistemas locais são bloqueados em servidores privados, por isso podem parecer mais seguros. Mas 53% de todas as violações de dados são cometidas por pessoas dentro de uma empresa, de acordo com um relatório de 2019 da Forrester. Esse número subiu 47% em dois anos. E a maioria dos 47 especialistas em TI entrevistados pelo Digital Guardian disse que as ameaças internas são mais comuns do que as externas.

Perder seus dados de manutenção é outro pesadelo. Existem milhares de maneiras de os dados serem perdidos quando são armazenados em um único servidor local. Incêndios, enchentes ou até mesmo uma bebida derramada podem destruir servidores sem nenhuma maneira de recuperar dados.

Atualizar as medidas de segurança em um CMMS local é difícil e geralmente caro. As medidas de segurança que pareciam adequadas no momento da implementação ficam desatualizadas rapidamente.

CMMS baseado em nuvem

O risco de violações de dados externos no software em nuvem é maior do que no software local, mas diminui a cada dia à medida que os fornecedores fazem parceria com provedores de hospedagem ultra-seguros, como Amazon Web Services, e alinham práticas com padrões de segurança mundialmente reconhecidos, como SOC 2 Type 2

Um CMMS baseado em nuvem também não enfrenta nenhum dos perigos dos sistemas locais quando se trata de perda de dados. Com o software baseado em nuvem, seus dados de manutenção são armazenados externamente e em vários lugares com segurança contra falhas para protegê-los. Mesmo que todo um servidor seja eliminado, os dados são facilmente restaurados.

A atualização das medidas de segurança em um CMMS na nuvem é feita pelo fornecedor várias vezes ao ano e sempre que necessário. Não há trabalho exigido pelo usuário. Seu software pode ficar à frente das ferramentas e estratégias mais recentes usadas por atores externos para tentar obter seus dados.

Outra consideração é o tempo de atividade do software. A diferença entre o software CMMS local e baseado na nuvem nesta categoria é minúscula. A taxa de tempo de atividade padrão para provedores de CMMS em nuvem é de 99,5%, embora muitos garantam níveis mais altos. Muito do tempo de inatividade que ocorre é programado com antecedência para períodos de baixo uso para evitar interrupções.

O resultado final

Seus dados costumam estar mais seguros no software CMMS baseado em nuvem do que no software local. Embora o software em nuvem seja mais vulnerável a ameaças externas, esses problemas são menos comuns do que violações internas. E a capacidade da nuvem de se adaptar rapidamente às práticas de segurança em constante evolução, bem como o número de backups de dados e proteções contra falhas em vigor, tornam-na a escolha certa nesta área.

Dimensionando um CMMS

Sua empresa está sempre evoluindo e crescendo. Seu CMMS também deve. Encontrar um CMMS que possa crescer com sua equipe de manutenção e empresa significa buscar flexibilidade em quatro áreas:Funcionalidade, preço, conectividade e tamanho.

CMMS local

A flexibilidade não é um ponto forte do software CMMS local. Quase todas as partes dele são bloqueadas desde o momento em que você o liga. Conforme você cresce, seus processos mudam. Infelizmente, a funcionalidade de uma solução local não pode mudar com eles. E porque você pagou adiantado pelo CMMS, você corre o risco de fazer um grande investimento para retornos severamente decrescentes.

Os sistemas locais não se conectam facilmente a um novo software. Isso isola seu CMMS e sua equipe de manutenção quando sua empresa adiciona uma nova tecnologia. E crescer geralmente significa novos sites. A expansão do software CMMS local para novos sites requer grandes interrupções e despesas e, muitas vezes, nem mesmo é possível

CMMS baseado em nuvem

O software em nuvem é baseado na flexibilidade. A funcionalidade está sempre sendo adicionada por fornecedores e as empresas podem mudar a maneira como configuram seus CMMS com base em práticas novas e aprimoradas.

Como as assinaturas são reavaliadas mensalmente ou anualmente, é fácil aumentar ou diminuir, dependendo de sua posição financeira. E já sabemos que o software CMMS baseado em nuvem tem caminhos abertos para se conectar a outro software, não importa o que seja.

Implementar um CMMS baseado em nuvem em mais de um local é tão fácil quanto comprar quantas assinaturas forem necessárias e envolver os funcionários.

O resultado final

O software CMMS baseado em nuvem enfrenta essa batalha facilmente. Tem muito mais flexibilidade em todas as áreas, o que significa que a sua empresa também pode ser flexível à medida que cresce.

Outras áreas a serem consideradas ao comparar o software na nuvem e no local

Sustentabilidade

Reduzir a pegada ambiental de sua empresa não é apenas a coisa certa a fazer, mas também coloca dinheiro de volta no bolso e traz todos os tipos de benefícios, desde créditos governamentais a boas relações públicas.

O fato é que todo tipo de software cria emissões. Mas quando olhamos para os dados, é óbvio que o software em nuvem tem uma grande vantagem sobre os sistemas locais. A melhor prova vem de um estudo dos programas de nuvem da Microsoft. Esses serviços em nuvem produziram em média 51% menos CO2 por usuário do que soluções locais comparáveis. Grande parte da vantagem da nuvem aqui vem da redução do impacto dos servidores do software, espalhando seu impacto por centenas ou milhares de outros usuários.

Manutenção do sistema

Manter seu software de manutenção é a última coisa que você deseja fazer com o tempo e o dinheiro de sua equipe. É por isso que um CMMS em nuvem é um vencedor claro nesta área.

O software em nuvem é como ter uma casa na qual você nunca precisa fazer manutenção. Tudo o que faz o sistema funcionar é monitorado e cuidado pelo fornecedor. O software local é o oposto. Todas essas responsabilidades recaem sobre você e sua empresa, o que esgota seu orçamento e tempo, e deixa você no gancho se algo der errado.

Controle e personalização

Os sistemas locais têm uma reputação bem merecida de serem altamente personalizáveis. Mas mais nem sempre significa melhor. A personalização extrema pode tornar o software difícil de usar e alterar. Uma vez que você está preso a uma forma de trabalhar, é um desafio alterar a funcionalidade.

O que falta a um CMMS em nuvem em personalização extrema, ele compensa em flexibilidade. Bastam alguns cliques para modificar seu CMMS para corrigir processos desatualizados ou fluxos de trabalho que não são resultados. Deste ponto de vista, você realmente tem mais controle sobre a função do CMMS.

Outra consideração é o controle de dados. Como seus dados ficam fora das paredes da sua empresa com um CMMS baseado em nuvem, pode parecer que você tem menos acesso ou propriedade deles. Mas você tem tanto acesso aos seus dados quanto com o software local.

Decidir qual software CMMS é melhor para sua instalação

Existem prós e contras tanto no software CMMS baseado em nuvem quanto no software local. Escolher entre os dois se resume em qual deles tem melhor pontuação para a combinação de fatores que mais importam para sua equipe de manutenção. Embora recursos, custo e segurança sejam importantes, é importante nunca perder de vista qual software oferece a melhor experiência para os usuários. Se o software não for usado de maneira adequada e consistente, ele deixará de entregar qualquer valor, independentemente do tipo de CMMS que seja.

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