Escolhendo o CMMS Certo: Baseado na Web vs On-Premise – Prós, Contras e Guia de Decisão

Nos últimos anos, empresas têm sido desafiadas a acompanhar demandas do setor e econômicas. Para manter sua vantagem competitiva, devem encontrar formas de aumentar sua produtividade e eficiência, sendo ao mesmo tempo conscientes dos custos envolvidos. Software de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS) é uma solução cada vez mais escolhida para atingir esses objetivos por empresas de uma ampla gama de setores industriais, de serviços e corporativos.

O mercado de CMMS também acompanha as demandas do setor, crescendo no número de fornecedores disponíveis, bem como nas linhas de produto que oferecem. Para aqueles novos em sistemas de gestão de manutenção, eles podem ser melhor descritos como programas de software altamente sofisticados que utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, podem fornecer ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. Em termos de funcionalidade, CMMS oferecem às empresas a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preditiva e preventiva. Diferenças em sistemas relacionam-se geralmente a recursos do produto, robustez, facilidade de uso, opções de configuração, suporte e custo.

Embora haja sobreposição considerável nos produtos CMMS disponíveis no mercado, um diferencial chave que se destaca é a maneira como o software é implantado; alguns sistemas são "baseados em nuvem" enquanto outros são "on-premise" (instalados localmente).

Simplificando, sistemas baseados em nuvem, às vezes chamados de sistemas baseados na web, dependem do fornecedor para hospedar o banco de dados do cliente no servidor do fornecedor, tornando a aplicação acessível via internet, enquanto sistemas on-premise exigem que a empresa cliente hospede seus dados no local, em seu próprio hardware.

O primeiro depende do fornecedor para manter o sistema, enquanto o segundo depende da manutenção do software e hardware do CMMS pelo departamento de TI interno. Ao decidir entre CMMS on-premise vs baseado na web, os seguintes prós e contras devem ser considerados:

1. Segurança

A segurança de qualquer sistema depende largamente da integridade das medidas de segurança, bem como da consistência com que é aderida pelo usuário final. Sistemas baseados em nuvem têm criptografia de dados sofisticada que é rotineiramente atualizada conforme necessário. Fornecedores de CMMS oferecendo implantação baseada na web vão a grandes extensões garantindo que os dados de seus clientes sejam seguros e o tempo de inatividade seja minimizado. Isso é feito através do uso de data centers de terceiros como Rackspace, Amazon Web Services ou Microsoft Azure. Fornecedores responsáveis oferecendo implantação baseada em nuvem também executarão testes frequentes de vulnerabilidade e penetração, garantindo que os dados de seus clientes não sejam comprometidos e acessíveis por outros. Sistemas on-premise podem ser menos vulneráveis a ameaças globais de hacking, mas dependem exclusivamente do software de segurança selecionado pela empresa, bem como das habilidades da equipe de TI interna e da vigilância dos usuários do sistema. Com sistemas baseados em nuvem, manutenção de segurança, firewalls, atualizações, patches e software antivírus são todos fornecidos pelo fornecedor; sistemas on-premise exigem que esses sejam gerenciados manualmente.

2. Acessibilidade

Sistemas on-premise exigem que o software seja instalado e configurado em uma rede da empresa e só pode ser acessado dentro da instalação. Isso limita operações de gestão de manutenção à instalação real durante o horário comercial. Por outro lado, CMMS baseados em nuvem podem ser acessados de qualquer computador ou dispositivo que se conecte à internet.

3. Acesso Móvel

Um dos benefícios mais atraentes de CMMS baseados em nuvem é sua capacidade de interagir com outros dispositivos, como tablets e telefones móveis, bem como ferramentas plug-in de câmera e scanner. Considerados em conjunto, esses recursos agregam valor ao sistema de manutenção porque estendem suas capacidades e tornam possível que o trabalho de gestão de manutenção seja feito em campo. O acesso móvel tornou possível que técnicos acessem seu CMMS enquanto reparam ou realizam tarefas de manutenção preventiva em equipamentos, em vez de trabalhar com papel e atualizar o software a partir de um desktop. Existem enormes ganhos de eficiência se usado efetivamente.

4. Custos do CMMS

Ao fazer qualquer compra importante, o custo pesa muito no processo de tomada de decisão. Conhecer os custos iniciais e contínuos de um sistema CMMS é crítico, especialmente ao decidir entre plataformas on-premise e baseadas em nuvem. Começando com custos iniciais, plataformas on-premise tendem a custar três vezes a taxa de licença anual de sistemas baseados na web. No entanto, esse custo é um pagamento único, pois não há taxas de sistema adicionais. Por outro lado, o custo inicial para um sistema baseado em nuvem é menor, mas, ao longo do tempo, os custos de longo prazo associados a taxas de licenciamento são maiores (ex.: taxa de assinatura/licenciamento anual estimada em $1500 por ano para um pequeno departamento de manutenção). Em termos de custos associados e/ou contínuos, plataformas CMMS on-premise requerem hardware, firewalls e software antivírus, bem como um funcionário de TI que manterá e gerenciará aspectos do funcionamento do sistema, incluindo instalação, entrada de dados, atualizações, segurança e treinamento de equipe. CMMS baseados em nuvem não requerem esses custos adicionais, pois suportes do sistema, incluindo atualizações de software, upgrades de sistema, segurança, suporte técnico, bem como tutoriais para entrada de dados interna e onboarding de equipe, são incluídos nas taxas de licenciamento anuais (com exceção de auditorias de inventário presenciais e onboarding de equipe). Enquanto sistemas on-premise oferecem autonomia total para compradores de CMMS, sistemas baseados em nuvem dependem de um relacionamento contínuo com o fornecedor para preservar a disponibilidade dos dados.

5. Conveniência

O principal benefício de CMMS on-premise é que eles oferecem às empresas controle total e personalização de seus sistemas. Esses recursos de CMMS podem ser importantes para empresas em fluxo, em curva de crescimento ou que não necessariamente se encaixam nos parâmetros do que sistemas baseados em nuvem oferecem. Por outro lado, sistemas baseados em nuvem são conhecidos por serem amigáveis ao usuário, não exigindo experiência técnica além de cliques de mouse ou toques no dispositivo para que funcionários os utilizem.

Empresas que buscam comprar software de manutenção precisam pesquisar cuidadosamente fornecedores de CMMS e seus produtos, e avaliá-los com base em suas necessidades, objetivos de negócio, recursos de equipe e orçamento. Embora a tendência seja em direção a CMMS baseados na web, isso não significa que plataformas on-premise sejam menos viáveis. Ter a escolha de plataformas de sistema simplesmente fornece mais opções para escolher.