Prós e Contras de Software de Rastreamento de Ordens de Serviço: Um Guia Completo

Você viu aqueles vídeos no YouTube sobre configurar planilhas para gerenciar e rastrear ordens de serviço? Gerentes de manutenção tendo que se preocupar com largura de colunas nem sempre foi um enorme desperdício de tempo, mas com certeza é agora.

No início de qualquer indústria, há muito trabalho tedioso, mas necessário. A Hippo é uma empresa de software CMMS, então vamos pegar um exemplo da ciência da computação. Imagine: Anos de estudo diligente seguidos por toneladas de tempo no quadro-negro resolvendo algoritmos complexos. Um dia, a inspiração cai como um raio com "Eureka" estampado na lateral. O que acontece depois? A tarefa alucinantemente laboriosa de furar minúsculos buracos em milhares de cartões de papel.

 

Na época, essa era a forma de escrever software. Quando tecnologia mais rápida, fácil e confiável foi desenvolvida, todos abandonaram cartões perfurados o mais rápido possível. O tempo e esforço que economizaram podiam ser investidos em trabalho mais importante. É o mesmo com usar planilhas para rastrear ordens de serviço.

Vantagens das planilhas, algumas

Planilhas foram um passo acima de tentar rastrear tudo com caneta e papel. Discos rígidos ocupam muito menos espaço que armários de arquivo. Digite algumas fórmulas e o software faz toda a matemática para você. E como planilhas são digitais, é fácil fazer e distribuir cópias. Com um clique, você pode fazer backup e compartilhar. Em cima de todos os benefícios, gerentes de manutenção usavam planilhas porque a maioria das empresas já as tinha. Planilhas estão em todo lugar nos negócios, usadas por pessoas de cima a baixo do organograma; fácil disponibilidade as tornava uma escolha fácil.

Desvantagens das planilhas, muitas

Havia benefícios reais. Mas também há muitos problemas. Para começar, você tem que criar um layout e então construir tudo sozinho, um processo que consome tempo. Quando você assiste aos tutoriais no YouTube, as pessoas sabem o que estão fazendo e não cometem erros enquanto avançam, e ainda leva muito tempo para conseguir algo sequer semi-útil. Para o gerente de manutenção médio, juntar um design de planilha é uma tarefa lenta e difícil. E mesmo se você conseguir elaborar um design bom e fácil de entender com todos os campos certos agrupados corretamente, ainda rapidamente esbarra em problemas.

Imagine que você precisa fazer uma ordem de serviço para uma bomba quebrada. A primeira coisa que você faz é sentar no seu computador (se não estiver perto do seu escritório, na verdade a primeira coisa que você faz é caminhar até lá), abrir o modelo de ordem de serviço da planilha e começar a digitar. Ok. Pegou o erro? Primeiro, você tem que fazer uma cópia do modelo e então começar a digitar. Você não quer estragar seu modelo. Então, você tem sua ordem de serviço toda digitada bonitinha, e agora precisa atribuí-la a um técnico. Você pode imprimir ou enviar como anexo de e-mail.

Se imprimiu, você acabou de apagar todos os benefícios de usar planilhas. Você voltou aos dias propensos a erro de sistemas de caneta e papel. E quanto a enviar por e-mail como anexo? Bem, essa é uma pegadinha porque você não pode realmente enviá-la como anexo. Nunca. Você só pode enviar uma cópia. E é aqui que seus problemas começam. Assim que você envia aquele e-mail, existem duas cópias da sua ordem de serviço. Mas você só vê uma, que é a presa no seu computador. A cópia do técnico está lá fora em algum lugar no mundo.

Ordens de serviço em planilha: gêmeos separados no nascimento

Falando de vídeos no YouTube, você viu os sobre gêmeos separados no nascimento e criados separados? Como adultos, eles meio que parecem iguais e compartilham algumas qualidades, mas na maioria das formas são diferentes. Bem, a mesma coisa vai acontecer com suas ordens de serviço. Elas começam iguais, mas com o tempo começam a parecer bem diferentes. Toda vez que você atualiza sua versão, ela fica um pouco mais fora de sincronia com a cópia do técnico. E toda vez que eles fazem algo na deles, por exemplo encerrá-la, fica ainda mais fora de sincronia. Essas ordens de serviço começaram como gêmeos idênticos mas terminaram como primos distantes.

Planilhas, propensas a serem geralmente ruins

Esse é só um dos problemas com usar planilhas. Tem um monte mais. Por exemplo, planilhas são notoriamente imprecisas. Um estudo frequentemente citado descobriu que 88% das planilhas Excel contêm erros. Grande parte do problema é o quão fácil é inserir informação errada ou esquecer de incluir células ao configurar fórmulas. É tão fácil, na verdade, que um casal de pesquisadores famosos de Harvard fez exatamente isso com um de seus estudos marcantes. Se planilhas podem derrubar professores de Harvard, há uma boa chance de causarem estragos no seu departamento de manutenção também.

CMMS de hoje e Ordens de Serviço

Por que as pessoas aguentaram planilhas para rastrear ordens de serviço e gerenciar departamentos de manutenção? Elas tinham que. Assim como quando programadores usavam cartões perfurados e lá atrás quando CFOs usavam ábacos, não havia alternativas. Mas não é mais o caso. Nem de longe.

Um CMMS moderno, completo e baseado na nuvem permite que você gere, priorize, delegue, alavanque e rastreie ordens de serviço rápida e facilmente. Como o software de ordens de serviço é desenhado especificamente para gestão de manutenção, um bom tem tudo que você precisa já embutido. Você não precisa se preocupar com gambiarras ou tentar descobrir quais fórmulas adicionar por conta própria. E como é uma solução baseada na nuvem, tudo está disponível de qualquer dispositivo conectado à Internet, a qualquer hora e de qualquer lugar. Todos acessam o mesmo banco de dados, então há apenas uma versão atualizada dos seus dados. A ordem de serviço que você vê é a mesma que o técnico está vendo. Não mais gêmeos separados no nascimento.

Gerar ordens de serviço facilmente

Quando alguém envia um ticket, você pode revisá-lo antes de transformá-lo em uma ordem de serviço ativa. Ou, pode simplesmente criar suas próprias ordens de serviço baseadas nas necessidades atuais. O importante é que você pode fazer qualquer um de qualquer lugar. Em vez de correr de volta ao escritório para digitar tudo em uma planilha, você pode criar e gerenciar ordens de serviço do seu dispositivo móvel.

Um bom software CMMS permite incluir rapidamente tudo que um técnico precisa para encerrar eficientemente, incluindo:

• mapas de piso interativos
• fotos do ativo
• manuais de O&M e esquemáticos do ativo
• históricos de reparo e manutenção do ativo
• instruções passo a passo e checklists
• peças e materiais associados

Eles vão conseguir encontrar e identificar o ativo rapidamente, saber como fazer a manutenção, seguir os padrões e melhores práticas do seu departamento, e ter todas as peças e materiais certos com eles desde o início. Nada mais de viagens que matam tempo de volta ao escritório.

Uma vez que você construiu a ordem de serviço, pode facilmente atribuí-la através do CMMS. O técnico vê a mesma ordem de serviço, não uma cópia. Isso é crucial para o próximo passo, rastrear ordens de serviço.

Rastrear ordens de serviço de qualquer lugar

Como você e o técnico estão olhando a mesma ordem de serviço, você pode rastrear o progresso deles. Por exemplo, você vai saber se eles marcaram os passos personalizáveis que você configurou para a tarefa e usaram as peças e materiais corretos. No final, rastreamento eficaz de ordens de serviço torna tudo mais transparente e todos mais responsáveis. De relance, você sabe o que foi feito e o que resta. Vai saber quem fez o que e quanto tempo levou.

Gerar relatórios de ordens de serviço sem dor

Um CMMS completo faz mais que apenas organizar e rastrear suas ordens de serviço. Também usa esses dados para criar relatórios, dando a você a visão de quadro geral do desempenho do seu departamento. Rastreando KPIs de ordens de serviço, você ganha insights sobre:

• custos de mão de obra
• custos de peças e materiais
• taxas de encerramento de ordens de serviço
• depreciação de ativos

Você consegue responder estas perguntas sobre sua instalação?

• Qual ativo custou mais para manter rodando nos últimos seis meses?
• Qual ativo está mais próximo do fim de sua vida útil?
• Qual técnico encerrou mais ordens de serviço na última semana?

Rastrear ordens de serviço e então usar o CMMS para gerar relatórios pode ajudar a responder todas elas. Por exemplo, como peças e mão de obra estão incluídas na ordem de serviço, você vai saber qual ativo custou mais nos últimos seis meses. Armado com a informação certa, você pode tomar medidas concretas para reduzir custos e aumentar tempo de atividade.

Próximos passos

Embora tenham lugar em outros departamentos, gerentes de manutenção devem tratar planilhas como relíquias históricas. Elas costumavam ser a solução certa, mas seu tempo veio e foi.

Se você ainda não tem um CMMS, agora é a hora de conseguir um. Provedores de soluções modernas baseadas na nuvem fazem patch e atualizam o software, protegem e fazem backup do banco de dados para você. Os problemas foram resolvidos na tecnologia. Seus dados permanecem tanto seguros quanto facilmente acessíveis.