12 práticas recomendadas para uma implementação bem-sucedida do CMMS

Uma implementação de CMMS exige muito planejamento, tempo e habilidades de gerenciamento de pessoas. É crucial acertar para que sua organização possa começar sua jornada com um gerenciamento de manutenção melhor com o pé direito.

Você pode estar pensando:“Implementar um CMMS é tão importante assim?” Sim, ele é. Sua organização não está apenas fazendo um grande investimento financeiro e de tempo, mas também está passando por uma grande mudança cultural à medida que muda de um sistema antigo para uma nova maneira de fazer as coisas.

Agora você provavelmente está se perguntando:"No que eu me meti?" Não se preocupe, nós protegemos você. Vamos guiá-lo através do processo de implementação de um CMMS e como maximizar sua chance de sucesso, cometer menos erros, evitar custos desnecessários e atingir seus objetivos mais rapidamente.

Índice

1. O que torna uma implementação do CMMS bem-sucedida?
2. Por que as implementações do CMMS falham?
3. 12 práticas recomendadas para uma implementação bem-sucedida do CMMS
4. E agora ?:Como manter o ímpeto positivo em andamento
5. Implementação do CMMS:o início de algo bonito

O que torna uma boa implementação do CMMS?

Uma implementação do CMMS só pode ser bem-sucedida se você entender seu objetivo final. Isso ajuda você a saber como mirar nele e por que ele é mesmo necessário em primeiro lugar. Embora cada organização tenha suas próprias metas exclusivas ao implementar um CMMS, existem alguns objetivos comuns que todas as equipes de manutenção devem alcançar.

Alcance de metas:você está atingindo e ultrapassando suas metas

Cada departamento de manutenção tem metas, seja reduzir o tempo de inatividade, cortar custos ou melhorar a segurança. Uma implementação bem-sucedida do CMMS ajudará você a atingir esses objetivos, independentemente de quais sejam. O progresso não acontecerá de uma vez, e o trabalho precisa acontecer antes de você chegar a este ponto, como definir objetivos e entender se um CMMS pode ajudá-lo a alcançá-los. Mas com planejamento e tempo adequados, um CMMS bem implementado apresentará os resultados que você está procurando.

Padronização:toda a empresa está na mesma página

Ter vários sistemas ou processos diferentes é confuso e quase sempre causa caos. Uma implementação bem-sucedida do CMMS coloca todos os processos e informações de manutenção em um só lugar para evitar esse cenário de pesadelo. É importante desenvolver um conjunto de padrões, tanto para o uso do sistema quanto para as práticas de manutenção. Outra parte da padronização inclui a integração do CMMS com outros sistemas operacionais e a aplicação do sistema e de seus processos em todos os sites.

Adoção do usuário:todos estão usando o sistema

O software CMMS só funciona se as pessoas certas o usarem de forma consistente e adequada. É por isso que a adoção do usuário é crucial. A taxa de adoção do usuário mede a porcentagem de pessoas que realmente usam o sistema da maneira que deveriam. Por exemplo. se dois em cada 10 técnicos usam os sistemas apenas para algumas tarefas, ou não usam os sistemas, significa que a adoção do usuário é de oito em cada dez, ou 80%. A adoção do usuário deve ser 100% para que o trabalho seja eficiente, tarefas não sejam perdidas e dados precisos sejam coletados.

Você pode estar pensando:“Implementar um CMMS é tão importante assim?” Sim, ele é. Sua organização não está apenas fazendo um grande investimento financeiro e de tempo, mas também está passando por uma grande mudança cultural à medida que muda de um sistema antigo para uma nova maneira de fazer as coisas.

Melhoria contínua:empurra a organização para frente

Implementar um CMMS deve ser apenas o início da jornada de sua equipe de manutenção para a transformação digital. Uma implementação deficiente do CMMS faz apenas alterações de nível superficial no status quo, mas mantém sua operação no modo usual de negócios. Uma implementação bem-sucedida impulsiona o negócio e dá a ele as ferramentas, recursos e motivação para construir esse impulso positivo. Uma implementação bem feita pode criar uma atmosfera de solução inovadora de problemas e crescimento no departamento de manutenção e além.

Por que as implementações do CMMS falham?

Aqui está a verdade nua e crua:uma média de 60% a 80% das implementações do CMMS falham. Algumas falhas fatais são responsáveis ​​pela maioria dessas falhas.

Falta de suporte da administração

Muitas vezes, as empresas ficam sem tempo ou dinheiro ao tentar implementar um, o que acaba por condenar o projeto. Mas há uma razão subjacente para esse tipo de falha - a falta de apoio da alta administração. Os executivos geralmente são aqueles que fornecem um orçamento e uma motivação para o projeto. Se os tomadores de decisão não investirem totalmente na implementação, aumentará as chances de ficar sem dinheiro ou de o projeto ser constantemente jogado para baixo na lista de tarefas pendentes.

Metas, funções e responsabilidades pouco claras

É impossível saber se uma implementação do CMMS é bem-sucedida se uma meta não for determinada com antecedência. Sem um objetivo claro, as empresas não conseguirão atingir as metas e a motivação para usar o sistema será baixa, levando a uma adoção deficiente do usuário. Funções e responsabilidades pouco claras também levam a tarefas incompletas, imprecisas ou negligenciadas, o que causa um efeito cascata massivo em toda a empresa. Isso pode acontecer para tarefas durante a configuração (como garantir que os gatilhos de PM sejam criados) e depois (como rastreamento de estoque).

Insuficiente envolvimento e treinamento do usuário

Implementações com falha geralmente são o resultado de usuários que não querem ou não sabem como usar o CMMS. É por isso que cada pessoa impactada pelo novo software precisa se envolver no processo. Os usuários devem ser consultados durante a avaliação de fornecedores e compra de software. Pular esta etapa geralmente leva à escolha de uma solução desnecessária, difícil de usar e / ou indesejada. Uma vez que o software é escolhido, a falta de treinamento tornará impossível para o CMMS ser usado como deveria ser e o desempenho será prejudicado como resultado.

12 práticas recomendadas para uma implementação bem-sucedida do CMMS

O caminho para uma implementação bem-sucedida do CMMS pode ser longo, árduo e levar ao fracasso na maioria das vezes. Mas não precisa. Aplicar algumas estratégias e processos simples pode percorrer um longo caminho para reduzir riscos e eliminar obstáculos em sua jornada para configurar um CMMS.

1. Obtendo adesão da administração

A liderança muitas vezes não quer investir em manutenção porque a vê como um centro de custo. É por isso que é importante mostrar a eles que um CMMS pode ajudar a criar valor de todas as formas tangíveis, como economizar dinheiro e aumentar a produção. Crie um caso de negócios sólido descrevendo os benefícios e o ROI potencial de um CMMS e apresente-o à gerência. Mostre a eles como sua empresa pode crescer e como um CMMS pode ajudar a levar a organização a novos patamares.

2. Preparando-se para a mudança

Implementar um CMMS é uma grande mudança e pode ser difícil. A equipe pode ter tido uma experiência ruim com um CMMS no passado ou estar preocupada que uma nova tecnologia signifique dispensas. Lide com esses medos envolvendo toda a equipe no processo de implementação. Coaching, atualizações de projetos e sessões de brainstorming manterão todos informados, engajados e contribuindo para o sucesso da organização. Identifique quaisquer objeções com antecedência e ajude os usuários a entender como eles podem se beneficiar de um CMMS.

Se os tomadores de decisão não investirem totalmente na implementação, aumentará as chances de ficar sem dinheiro ou de o projeto ser constantemente jogado para baixo na lista de tarefas pendentes.

3. Definindo seus requisitos, objetivos e medidas

Defina seus objetivos de negócios e de manutenção, juntamente com quaisquer requisitos-chave para atingir esses objetivos, como orçamento, ferramentas, métricas, recursos, pessoas e prazos. Essas metas e requisitos determinarão como concluir uma implementação do CMMS dentro do prazo, do orçamento e da meta. Uma grande parte da determinação de metas é usar as métricas de manutenção em todo o seu potencial. É importante conhecer suas capacidades e limitações nesta etapa para que você possa tornar seus objetivos realistas, mensuráveis ​​e atingíveis.

4. Parceria com o provedor de CMMS certo

É tentador escolher um CMMS com base apenas em seus recursos. Mas, embora este seja um fator importante, é apenas uma pequena parte de encontrar o provedor de CMMS certo. Uma implementação bem-sucedida do CMMS significa que você trabalhará com um fornecedor por um longo tempo. Você precisa ter certeza de que seu provedor de CMMS pode apoiar sua organização enquanto ela passa por dores de crescimento e em todas as partes do processo, desde a construção de um plano de projeto até o treinamento e suporte pós-implementação.

5. Criando o cronograma do seu projeto

O cronograma de cada instalação para implementar um CMMS dependerá de vários fatores, incluindo tamanho, nível de prioridade, recursos do usuário, tipo de ativos e muito mais. Algumas implementações levam um mês, outras levam um ano. Trabalhe com as partes interessadas internas, como técnicos e gerentes de instalações, bem como com seu fornecedor de CMMS para determinar um cronograma realista para implementação. Defina marcos importantes ao longo do caminho para que você possa rastrear e quantificar o progresso. Não se esqueça de reservar tempo para consultas ao usuário, configuração de dados, testes e treinamento.

6. Escolha de uma equipe de liderança para a implementação

Ter alguém para assumir o comando, controlar as tarefas e ser o responsável por quaisquer problemas ajuda a sua implementação de cair para a desorganização, prioridades conflitantes e apatia. Esse alguém é o seu campeão CMMS. O campeão do CMMS guiará sua organização durante a implementação e formará uma equipe para ajudá-los. O tamanho da equipe varia de acordo com o escopo do projeto, mas pode incluir um gerente de projeto, especialista em dados, diretor de treinamento e muito mais. Cada função deve ter responsabilidades e objetivos específicos, bem como autoridade correspondente.

7. Coletando, limpando e inserindo seus dados

As implementações do CMMS geralmente falham devido a dados ausentes, imprecisos e pouco claros. Seja diligente ao coletar dados para colocar em seu sistema, incluindo tipos de equipamentos, fluxos de trabalho, frequências de acionamento de PM, SOPs, informações sobre peças sobressalentes e detalhes do fornecedor. Remova as informações confusas, não confiáveis ​​e imprecisas. A próxima etapa é carregar seus dados no CMMS. Consulte seu provedor de CMMS ao transferir dados de sistemas mais antigos, como o Excel, para o CMMS para garantir que o processo seja rápido e preciso. Finalmente, configure seus dados no sistema. Configure PMs, crie gatilhos, desenvolva fluxos de trabalho, anexe documentos digitais a ativos, defina quantidades mínimas de peças e muito mais.

Você precisa ter certeza de que seu provedor de CMMS pode apoiar sua organização enquanto ela passa por dores de crescimento e em todas as partes do processo, desde a construção de um plano de projeto até o treinamento e suporte pós-implementação.

8. Treinamento de usuários finais

O treinamento ajuda os usuários e administradores do CMMS a compreender os recursos e capacidades do software para que possam usar o sistema de maneira eficaz e eficiente. O treinamento acelera a integração, descreve as práticas recomendadas e aumenta a adoção do usuário. Um programa de treinamento excepcional inclui conteúdo completo e relevante. Ele permite o aprendizado prático, se move lentamente e garante que todas as perguntas sejam respondidas. Procure oportunidades de parceria com seu fornecedor para otimizar o treinamento. Mais importante ainda, nunca pare de dar oportunidades para os funcionários aprenderem e se desenvolverem.

9. Delineando as responsabilidades do usuário

Você provavelmente tem uma boa ideia de como cada usuário do CMMS deve interagir com o sistema, mas as pessoas não são leitores de mentes. É por isso que você precisa delinear as funções e responsabilidades do usuário em um documento oficial por escrito. Este documento deixará os deveres e permissões claros para que os usuários saibam exatamente como concluir as tarefas. Também aumenta a responsabilidade, aumenta a eficiência e garante que os problemas sejam resolvidos de forma rápida e adequada. O campeão do CMMS deve descrever como gerenciar o CMMS diariamente e adicionar usuários e grupos de usuários ao CMMS, incluindo suas qualificações, certificações e informações de contato.

10. Conduzindo testes de usuário

Agora que você está quase lançando seu CMMS, é hora de testar o software e verificar se ele funciona corretamente. Isso o ajudará a identificar problemas antes da implementação oficial, para que possam ser resolvidos antes de se transformarem em problemas maiores. Reúna um pequeno grupo de usuários-chave e analise os dados e os recursos do sistema para ter certeza de que estão operacionais. Verifique a segurança, permissões para grupos de usuários, gatilhos de PM, notificações, painéis, relatórios, criação de ordens de serviço e detalhes de inventário.

11. Lançando o CMMS

Esta fase de implementação do CMMS é comumente referida como data de início de operação. Este é o ponto em que espera-se que todos os usuários parem de usar sistemas mais antigos e trabalhem no CMMS. Informe todos os usuários sobre esta data com bastante antecedência para que possam se preparar. Seu fornecedor de CMMS também deve saber sobre esta data e planejar estar de plantão. Eles podem ajudá-lo a lidar com quaisquer dúvidas e complicações para que não caiam nas rachaduras ou se transformem em hábitos ruins.

12. Monitoramento do sistema e treinamento on-the-job

Parabéns, seu CMMS está operacional! Mas sua implementação ainda não foi concluída. O campeão do CMMS deve monitorar o uso do sistema para verificar se todos os elementos estão funcionando conforme o esperado, incluindo notificações e gatilhos de manutenção programada. Isso também dá ao campeão do CMMS tempo para dedicar-se a cada usuário e fornecer qualquer treinamento adicional. Fique de olho nos indicadores-chave de desempenho (KPIs) durante esse tempo, como adoção do usuário e métricas de manutenção. Se esses números estiverem diminuindo, corrija seu curso rapidamente para evitar dificuldades prolongadas.

Você provavelmente tem uma boa ideia de como cada usuário do CMMS deve interagir com o sistema, mas as pessoas não são leitores de mentes. É por isso que você precisa delinear as funções e responsabilidades do usuário em um documento oficial por escrito.

E agora ?:Como manter o momentum positivo rolando

Você implementou com sucesso um CMMS, mas e agora? Primeiro, dê um tapinha nas costas - isso não foi pouca coisa. E então continue avançando. O trabalho para melhorar a manutenção com um CMMS nunca termina. A equipe de manutenção sempre será chamada para resolver alguns problemas difíceis. É importante encontrar maneiras de otimizar seu CMMS e criar uma estratégia para enfrentar esses obstáculos enquanto aproveita seus ganhos para criar ainda mais sucesso.

Lidando com as dores do crescimento

Seu CMMS irá evoluir com o tempo, conforme as atualizações se tornam disponíveis e os usuários se tornam mais confortáveis ​​com o software. Embora essa mudança seja amplamente benéfica, ela pode causar dores de crescimento. Uma maneira de reduzir o impacto negativo dessas mudanças é agendar chamadas regulares de check-in com o seu provedor de CMMS. A comunicação frequente garante que o feedback e outras perguntas possam ser respondidas rapidamente e permite que você se conecte com um especialista em CMMS para guiá-lo por quaisquer obstáculos no caminho.

Concluindo uma avaliação do projeto

A realização de uma revisão da implementação do CMMS ajudará você a iniciar a próxima fase de sua jornada para a transformação digital. Dá a você a oportunidade de olhar para trás e ver o que deu certo, o que deu errado, o que você aprendeu e como aplicar esses aprendizados. Crie um relatório formal medindo as metas do projeto, identificando as principais realizações e destacando as oportunidades de melhoria. O relatório também deve compartilhar as melhores práticas para projetos semelhantes planejados para o futuro e aconselhar sobre os riscos potenciais no futuro.

Revendo, melhorando e refinando

A implementação do CMMS não é o objetivo final, é apenas a primeira etapa. Um CMMS é apenas mais uma ferramenta e seu sucesso depende de como é usado. Para obter todos os benefícios do software, você deve monitorar como os usuários estão interagindo com o CMMS e encontrar maneiras de melhorar como os processos e as pessoas trabalham com o software. Obtenha feedback dos usuários, execute relatórios de desempenho, monitore KPIs e implemente melhorias onde possível.

Implementação do CMMS:o início de algo bonito

O software CMMS não é uma solução mágica para uma melhor manutenção, mas pode ser parte integrante para obter melhores resultados. Um CMMS deve ser considerado uma ferramenta no cinto de ferramentas da equipe de manutenção. Assim como o uso adequado de um martelo torna os trabalhos mais fáceis, o mesmo pode ser verdade com um CMMS. Se implementado corretamente, um CMMS se tornará um banco de dados de informações relacionadas à manutenção que pode ser usado para executar as melhores práticas e identificar oportunidades para aumentar a eficiência. Não é uma solução rápida, mas um bom software pode ser uma engrenagem crítica em sua estratégia de manutenção e confiabilidade que pode melhorar seriamente o desempenho organizacional agora e por muito tempo no futuro.