Como implementar CMMS com sucesso:dicas de especialistas e práticas recomendadas

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A implementação do CMMS é um processo de várias etapas

Quando uma organização adquire software CMMS (software de gerenciamento de manutenção), além da comparação usual de recursos, facilidade de uso e outros critérios, há outros itens que você precisa considerar para uma implementação bem-sucedida do CMMS. Esses itens, se ignorados durante a seleção, avaliação e configuração inicial do software, podem resultar em muito sofrimento posteriormente.

Os conselhos e dicas abordados aqui são baseados em nossos anos de experiência ajudando clientes a implementar com sucesso o FastMaint CMMS. Esses itens não são específicos de nenhum programa CMMS. Use-os como um guia de implementação que o ajudará a usar o software com sucesso por muitos e muitos anos.

Implementação CMMS – Seleção e Avaliação

Antes de selecionar o software CMMS para avaliação, você deve considerar alguns itens que podem potencialmente atrapalhar você. Muitas vezes, eles não estarão na sua lista de recursos solicitados, mas terão impacto na forma como você implanta e usa o software.

1. Banco de dados de manutenção

Diferentes produtos de software CMMS usam diferentes sistemas de banco de dados para armazenar os dados de manutenção. Idealmente, você deseja que o tipo de banco de dados seja uma plataforma bem conhecida e bem suportada, por exemplo. Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL e assim por diante (veja as classificações atuais dos bancos de dados do DB-Engines ). Isso se tornará muito importante caso você tenha problemas de banco de dados ou precise integrar outros aplicativos ao banco de dados.

Um sistema de banco de dados popular e bem suportado terá diversos consultores terceirizados que podem ajudá-lo na solução de problemas, otimização, configuração e integração. Você também terá uma variedade de ferramentas de terceiros que podem ser usadas para extrair informações, criar relatórios personalizados e assim por diante. Certifique-se de ter algum processo em vigor para backups regulares do banco de dados. Os bancos de dados não são invulneráveis e às vezes podem ser danificados ou corrompidos.

2. Software como serviço (SaaS)/CMMS baseado em nuvem

Se você estiver procurando por aplicativos SaaS (por exemplo, software CMMS hospedado no site de um fornecedor), lembre-se de que seus dados estarão em seus servidores. Você deve fazer backups periódicos desses dados e baixar os arquivos. Isso fornecerá algum nível de proteção caso o fornecedor de SaaS tenha problemas e saia do mercado. Por exemplo, FastMaint Cloud CMMS permite que os clientes façam login e baixem facilmente seu banco de dados sempre que desejarem – sem necessidade de entrar em contato com o suporte para obter um backup.

Se um dos motivos pelos quais você escolheu um aplicativo SaaS é permitir acesso remoto ou suporte a vários dispositivos, verifique o desempenho com uma rede de largura de banda menor sujeita a quedas de conexão (por exemplo, uma rede de telefonia celular), bem como os dispositivos que você planeja usar. Veja se as páginas de suporte e ajuda podem ser usadas em smartphones, caso você planeje usá-las.

3. Caminho de atualização

Freqüentemente você pode começar com uma edição mais limitada do software CMMS. No entanto, à medida que você o utiliza, pode ser necessário atualizar para uma edição com mais recursos. Certifique-se de que o fornecedor tenha um bom caminho de atualização. Você não deseja perder seus dados existentes se precisar atualizar para uma edição de software diferente. Por exemplo, no FastMaint CMMS é possível começar com um único usuário, atualizar para vários usuários e até migrar para a solução Cloud mantendo seus dados.

4. Transferindo dados

Ao adquirir um pacote de software CMMS, você também deve considerar como será fácil trazer quaisquer dados existentes que você possa ter. Você também deseja considerar como os dados podem ser exportados do sistema. Isto será útil se você precisar desses dados em um sistema separado (por exemplo, compras, custos, etc.) ou, na pior das hipóteses, você decidir migrar para um novo pacote de software de manutenção em uma data futura!

Por exemplo, FastMaint CMMS permitirá importar e exportar dados de e para arquivos delimitados por vírgula. Isso simplifica as coisas, pois os programas de software mais comuns (por exemplo, Microsoft Excel) podem ler e gravar facilmente arquivos delimitados por vírgulas.

5. Adicionando mais usuários

É fácil adicionar mais usuários? Alguns pacotes podem exigir que você mude para um produto completamente diferente se desejar atualizar de um usuário para vários usuários. Você deve verificar se o preço e a facilidade de adicionar usuários fazem sentido se você planeja fazer isso em breve.

6. Hardware e software necessários

Certifique-se de ter as habilidades técnicas disponíveis para gerenciar qualquer hardware ou software especial que possa ser necessário. Acompanhe os discos de instalação, downloads de software e senhas. Frequentemente descobrimos que as senhas dos administradores são perdidas e ninguém na organização as conhece! Perder downloads e discos de instalação é um problema menor, pois a maioria dos fornecedores de software poderá fornecer links para download de software até mesmo para versões antigas, se você tiver um comprovante de compra.

Implementação CMMS – Configuração do Sistema

Pode ser difícil configurar um sistema CMMS (programa de gerenciamento de manutenção) pela primeira vez. Isto é especialmente verdadeiro se você ainda não possui um programa de gerenciamento de manutenção. No entanto, mesmo a migração de um programa CMMS existente tem os seus próprios desafios!

Com base em nossa experiência ajudando novos clientes a começar a usar nosso software FastMaint CMMS, abaixo está um plano de implementação passo a passo sobre como configurá-lo. Dessa forma, sua equipe de manutenção poderá fazer uma transição perfeita para o novo sistema. Este plano não é específico do FastMaint, portanto você pode segui-lo mesmo usando outro programa de manutenção.

Antes de iniciar as etapas a seguir, você deve ter tomado algumas decisões sobre como o programa de manutenção será utilizado. Você deve ter uma ideia das principais partes interessadas na manutenção e suas funções e responsabilidades. Consulte “Como começar a usar o software CMMS em seu programa de manutenção ”Para mais detalhes.

1. Crie sua lista de equipamentos e instalações

Examine todas as suas instalações e equipamentos para obter uma lista de todos os equipamentos e instalações que deseja manter. Embora esta não precise ser uma lista exaustiva de tudo o que você possui, ela deve ser bastante abrangente e conter os principais itens que precisam de manutenção. Você sempre pode adicionar itens a esta lista posteriormente.

2. Categorize seus equipamentos e instalações por necessidades de manutenção

Agrupe os equipamentos e instalações em diferentes tipos. Por exemplo HVAC (aquecimento, ventilação e ar condicionado), bombas, veículos e assim por diante. Em seguida, subagrupe-os com base na manutenção semelhante necessária. Por exemplo, compressores HVAC, bombas de esgoto, empilhadeiras, etc.

3. Defina o trabalho de manutenção necessário

Agora você tem uma lista de diferentes subgrupos identificados por tipo de manutenção necessária. Você começa a definir os diferentes tipos de tarefas de manutenção que cada subgrupo requer. Isso abrange tanto a manutenção planejada ou preventiva quanto a manutenção não planejada ou de avaria.

4. Quem fará a manutenção?

Aqui você analisa seu pessoal de manutenção. Liste suas habilidades e os calendários em que podem trabalhar (por exemplo, turno diurno, turno noturno e assim por diante). Insira essas informações no software CMMS.

5. Definir tarefas de manutenção a serem realizadas

Expanda cada tarefa de manutenção para identificar a frequência (por exemplo, semanal/mensal, com base em um medidor, não planejada, etc.), como ela é feita (melhores práticas), peças sobressalentes e suprimentos necessários, pessoas necessárias e tempo necessário. Isso permitirá que você calcule custos e identifique dependências.

6. Identifique os equipamentos e instalações mais críticos

Serão activos cuja avaria/indisponibilidade causará grandes problemas. Da mesma forma, identifique as tarefas mais críticas. Estas são tarefas que se não forem realizadas resultarão em grandes falhas de manutenção. Comece a inserir dados no CMMS/software de manutenção para os equipamentos, instalações e tarefas de manutenção mais críticos. Muitos pacotes de manutenção devem ser capazes de importar muitos dados de planilhas ou arquivos de texto.

7. Comece a usar o sistema de software CMMS/manutenção

Você começará a usar o sistema CMMS. Você não precisa inserir tudo antes de começar!  Comece com os equipamentos, instalações e trabalhos de manutenção mais críticos. Crie ordens de serviço e atualize-as no sistema. Continue inserindo mais ativos e informações (tarefas de manutenção, peças e assim por diante) à medida que avança.

8. Revise regularmente as estatísticas do sistema para ver como você está.

Você deve começar a ver melhorias na lista de pendências de ordens de serviço. Deve haver reduções na manutenção não planejada e mais trabalhos de manutenção planejada (preventiva). Use as métricas de manutenção obtidas para fazer melhorias. Por exemplo, se você perceber que os tempos estimados das tarefas não correspondem ao tempo real gasto, corrija as estimativas. Procure padrões, por exemplo, algumas tarefas sempre demoram para serem concluídas. Talvez o mesmo técnico de manutenção esteja fazendo isso ou eles precisem de algumas peças que você tem dificuldade em conseguir.

Implementação de CMMS – Evitando Falhas

Erros comuns cometidos na implementação de um programa de software CMMS frequentemente causarão mais problemas no futuro.

1. Uso indevido do software CMMS

Quando usamos um software de manutenção de maneira adequada, ele é uma ferramenta muito útil. O gerenciamento de recursos, o orçamento, o gerenciamento de materiais e os relatórios de custos de manutenção tornam-se mais fáceis. No entanto, quando a equipe não segue os procedimentos e políticas, muitas coisas podem dar errado. 

Acima de tudo, os operadores de equipamentos e técnicos de manutenção devem saber o que se espera deles. Portanto, eles devem entender o uso do sistema CMMS. Eles precisam saber como inserir e recuperar os dados necessários. Muitas vezes os funcionários não estão cientes de que o sistema CMMS é apenas uma ferramenta. Portanto, não pode dar conta de tudo. Procedimentos de trabalho executados incorretamente desperdiçam tempo e dinheiro. Devemos atualizar as informações, inserir dados e recuperá-los de maneira adequada e oportuna.

Mas isso é apenas parte da história…

O sistema CMMS não pode realizar a manutenção real para sua equipe. Você deve definir práticas recomendadas e benchmarks de manutenção. O software CMMS pode facilitar o gerenciamento da manutenção. Mas isso não impedirá maus hábitos de trabalho. Por exemplo, os técnicos podem fabricar dados. O software não pode se proteger contra isso!

2. Falha no gerenciamento de projetos

Como acontece com qualquer processo de melhoria, alguém da alta administração deve ser o proprietário do projeto para identificar, comprar, configurar e usar o sistema CMMS do início ao fim. Mais importante ainda, isso ajudará a garantir o sucesso.

Por exemplo, um erro comum é não conseguir convencer todas as partes interessadas do valor do programa. Eles devem querer os benefícios que isso pode proporcionar.  Os gerentes de projeto também podem não deixar claro qual o papel que cada pessoa deve desempenhar. Ou não descrevem como seriam avaliadas as contribuições de cada pessoa para o projeto.

Em suma, o fracasso é iminente desde o início se não for demonstrado apoio suficiente por parte de todos os participantes.  Portanto, o gerente do projeto deve se comunicar com a equipe e com qualquer pessoa cujo trabalho será afetado. Eles devem fornecer informações sobre o projeto e sua importância. Mais importante ainda, eles devem abordar adequadamente os problemas e preocupações. Isso ajudará a deixar todos ansiosos e entusiasmados para tornar o projeto um sucesso.

Uma boa comunicação é a chave para o sucesso. Isso quer dizer que as mensagens devem ser consistentes, regulares e reforçadoras. A comunicação regular ajuda o gerente de projeto a repassar os esforços de implementação às pessoas certas, com tempo suficiente para que elas ajam ou respondam. As mensagens permanecem consistentes quando o texto e a aparência permanecem os mesmos.

3. Reduzindo custos na implementação e treinamento de CMMS

Outro erro é designar alguém sem conhecimento de manutenção para configurar o sistema. Por exemplo, é necessário que uma pessoa qualificada defina uma hierarquia de equipamentos e crie as tarefas de manutenção corretas. 

Algumas empresas dependem de treinamento e preparação inicial mínimos. Eles subestimam o trabalho necessário para implementar o programa CMMS.  Provavelmente isso irá falhar. Por falta de treinamento e habilidades, cada pessoa da equipe de manutenção acaba desenvolvendo suas próprias abordagens de utilização do software. Isso leva a um banco de dados mais complicado e confuso. Os recursos de economia de tempo pelos quais você pagou não serão utilizados. As pessoas não saberão que esses recursos existem. Ou não saberão como usá-los.

Os CMMS geralmente são fáceis de navegar e fáceis de usar. No entanto, eles ainda precisam de algum treinamento básico. Dessa forma, os membros da equipe poderão se familiarizar com seus recursos e funções.

Certifique-se de que toda a equipe de manutenção tenha tempo para fazer algum treinamento com o software. Eles devem rever o que aprenderam e compreenderam uns com os outros. Reserve tempo para que esse processo deixe todos atualizados. As empresas que cortam o orçamento limitando o tempo e as despesas para esta formação e familiarização podem reduzir os custos iniciais. Mas os efeitos a longo prazo dessa redução de custos podem revelar-se mais caros!

4. Tempo e recursos inadequados para implementação do CMMS

Quando não são alocados recursos suficientes, a implementação do CMMS se torna uma tarefa a ser realizada quando nada mais urgente está acontecendo. Por exemplo, haverá sempre outro trabalho a fazer, especialmente num ambiente reativo. Portanto, a equipe precisará dedicar mais horas para concluir a implementação. O resultado é baixa qualidade, baixo moral e cortes de custos. Objetivos como aumentar a disponibilidade dos equipamentos e melhorar as operações de manutenção não serão alcançados.

Pode fazer sentido contratar consultores externos para ajudar a configurar o sistema. Ou libere parte da equipe de manutenção de seus horários regulares de trabalho. Desta forma, eles podem trabalhar sem interrupções e configurar o sistema corretamente.

Implementação mais simples com FastMaint CMMS

Frustrado com softwares de manutenção complexos que são difíceis de configurar e usar? Experimente FastMaint CMMS com uma avaliação gratuita e veja como é fácil começar. Em apenas alguns minutos, você pode começar a gerenciar ativos, reduzir o tempo de inatividade e agilizar as tarefas de manutenção. Muitos clientes relatam ter visto resultados reais em poucos dias!

Avaliação gratuita do FastMaint CMMS

Recursos Adicionais

1. Como implementar um sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (EquipmentWorld.com)
2. Desenvolvimento de modelos de implementação de CMMS (PlantMaintenance.com)
3. 10 segredos para uma implementação bem-sucedida do CMMS (ReliablePlant.com)

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