Simplifique as solicitações de manutenção com software de ordem de serviço:um guia abrangente

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Lidando com relatórios detalhados e solicitações de serviço

As solicitações de manutenção, também conhecidas como tickets de serviço, podem parecer um requisito bastante especializado. No entanto, se alguém for responsável pela gestão da manutenção numa grande instalação ou planta industrial, estaremos a lidar com muitos pedidos de trabalhos de manutenção.

A maioria das solicitações será para emergências ou avarias. Muitas vezes o solicitante deseja uma solução imediata!

Mas isso é apenas parte da história…

Outros itens serão para manutenção planejada. Aqui, o solicitante desejará que façamos trabalhos que mantenham os equipamentos e máquinas funcionando nas melhores condições. Por exemplo, troca de filtros, troca de óleo, calibração e assim por diante.

Etapas para lidar com solicitações de manutenção

Precisamos ter alguma forma de gerenciar, rastrear e satisfazer essas solicitações. Também precisamos ter uma forma de informar o solicitante quando a tarefa for concluída ou se houver algum problema. Fazer com que as pessoas nos peguem nos corredores ou continuem pedindo atualizações pode acabar sendo um verdadeiro pesadelo (para nós e para eles).

Isso já aconteceu com você?

Infelizmente, quando há muitas solicitações para atender, esqueceremos ou perderemos algumas!

Recursos úteis do software de gerenciamento de ordens de serviço

Precisamos ter uma maneira padrão de lidar com essas solicitações. Um bom controle do gerenciamento de relatórios de incidentes de manutenção contribuirá muito para garantir a maior satisfação do usuário final e menos reclamações sobre o departamento de manutenção.

A maioria dos programas de software de ordens de serviço possui módulos de solicitações de serviço que fazem parte do software ou estão disponíveis como um complemento ao sistema de gerenciamento de ordens de serviço. Alguns recursos úteis a serem procurados são:

1. Enviando/criando uma solicitação de manutenção:

Permitir que pessoal/clientes que não sejam de manutenção façam solicitações de trabalho por conta própria. Os solicitantes poderão escolher tarefas ou equipamentos/locais de manutenção específicos e solicitar manutenção específica. Por exemplo, com FastMaint CMMS as solicitações de manutenção podem ser enviadas por e-mail ou usando uma interface web para o software. Isso torna mais fácil para outros funcionários ou clientes que não têm acesso ao software de manutenção relatar problemas ou solicitar manutenção.

2. Suporte para alertas:

Sistemas CMMS como FastMaint também podem nos enviar um alerta por e-mail/texto quando solicitações de manutenção forem enviadas. Isto permite que nossa equipe de manutenção atenda imediatamente aos trabalhos urgentes. Podemos adiar trabalhos menos urgentes. Tickets de ordem de serviço de manutenção duplicados ou desnecessários podem ser encerrados.

3. Revisão de solicitação de trabalho e serviço de agendamento:

Devemos ser capazes de analisar um incidente de serviço e decidir o que fazer com ele. Muitos tickets de trabalho, especialmente para manutenção de emergência, podem ser duplicados. Mais de uma pessoa pode enviar a mesma solicitação. Outros podem ser solicitações de diversos tipos de manutenção.

Portanto, precisamos de uma maneira de converter esses tickets de serviço em ordens de serviço de manutenção ou fechar duplicatas. A conversão direta de cada solicitação de manutenção em uma ordem de serviço resultará em muitas duplicatas ou ordens de serviço que abrangem vários trabalhos de manutenção. Isso pode se tornar difícil de gerenciar e rastrear.

4. Verificando o status da solicitação:

À medida que as ordens de serviço são executadas ou concluídas, precisamos de uma maneira de informar automaticamente o status do solicitante. Isso é muito preferível a entrar em contato com cada pessoa individualmente para contar o que estamos fazendo ou fizemos!

Por exemplo, o FastMaint CMMS possui um recurso de verificação de status de solicitação que permite ao solicitante verificar o status das solicitações de trabalho feitas. Ou podem verificar o status de trabalhos ou equipamentos de manutenção específicos, por exemplo, uma calibração de máquina, trabalhos pendentes em um equipamento e assim por diante. Além disso, eles podem ser informados por e-mail sobre a atribuição e conclusão de ordens de serviço das solicitações que realizaram.

5. Coleta de relatórios e estatísticas:

Reportar todas as solicitações de trabalho recebidas e processadas. Isso nos ajudará a detectar solicitações atrasadas ou pendentes e garantir que sejam tratadas ou encerradas. Além disso podemos coletar estatísticas sobre o desempenho do departamento de manutenção ao longo do tempo. Por exemplo, solicitações recebidas em um período específico, média de dias para concluir uma solicitação e assim por diante.

Essas estatísticas são úteis para ver se estamos ficando para trás no tratamento de solicitações ou no acompanhamento delas (consulte “3 métricas de manutenção rápida para planejadores de manutenção ”para mais informações)

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Se você está procurando um pacote CMMS que também possa lidar com solicitações de serviço, você deve dar uma olhada em uma avaliação gratuita de 30 dias do software FastMaint CMMS . O módulo de solicitação de manutenção faz parte das edições FastMaint Cloud e Web e está disponível como um complemento opcional à edição FastMaint Professional.

Você poderá enviar e processar solicitações de reparo, coletar estatísticas e relatórios. Veja como será útil!

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