Comece aos poucos:7 etapas comprovadas para construir um programa de análise de manutenção

“Comece pequeno.” Supõe-se que essas duas palavras façam com que projetos grandes e assustadores desapareçam no ar.

Precisa configurar a manutenção baseada em condições? Ou criar um novo sistema de solicitação de trabalho? É moleza. Basta começar pequeno.

Mas, ah, o que isso significa?

Conselhos vagos são conselhos inúteis. É por isso que estamos explorando todos os pequenos detalhes de começar aos poucos. E não há melhor estudo de caso do que criar um programa de análise de manutenção do zero. É um projeto assustador. Mas gerenciar a manutenção com base em palpites simplesmente não é suficiente.

Este artigo é o manual do proprietário para criar um programa de análise de manutenção em pequenas doses e cultivá-lo aos poucos.

O que é um programa de análise de manutenção?

Um programa de análise de manutenção é um conjunto de processos e padrões para utilização de dados para orientar as ações da equipe de manutenção e medir o impacto dessas ações.

Um programa de análise de manutenção é composto por quatro elementos:

Esses quatro elementos são combinados em três etapas críticas:

Veja como usar dados de manutenção para aumentar o tempo de atividade e reduzir desperdícios

Como é um programa de análise de manutenção em ação?

Um programa de análise de manutenção não precisa ser complexo. Você só precisa coletar e analisar dados regularmente e tomar decisões com base neles.

Vejamos o que isso significa para o planejamento da manutenção de um equipamento. Você pode usar as três fases de um programa analítico e três questões centrais para criar um cronograma de manutenção.
<º>
Coletar dados
<º>
Analisar dados
<º>
Tome decisões com base nos dados
O que aconteceu antes? Encontre métricas de tempo de inatividade não planejado (ou seja, quanto, por que, com que frequência) Identifique tendências nas métricas de tempo de inatividade (ou seja, falha de rolamento foi a causa mais comum de falha) Agende inspeções de rolamento com mais frequência do que manutenção regular na máquinaO que está acontecendo atualmente? Rastreie os dados de produção (ou seja, rendimento, tempo de produção)Sinalize o uso acima da média na máquina (ou seja, o rendimento será 10% maior que o normal)Agende uma inspeção em componentes propensos a falhas para equilibrar a demanda de produção com o riscoO que deve acontecer a seguir? Meça a carga de trabalho da equipe (ou seja, custos, tamanho do backlog) Fique atento a indicadores de excesso de trabalho ou ineficiência (ou seja, um backlog crescente, custos mais altos de empreiteiros Contrate um membro extra da equipe para acompanhar o backlog e em vez de pagar aos empreiteiros
Crie seu cronograma de manutenção perfeito com este modelo gratuito

Como começar aos poucos em qualquer projeto de manutenção

O que significa começar aos poucos?

Começar aos poucos significa implementar uma ideia ou projeto em pequenos passos, em vez de tudo de uma vez. Aqui estão alguns exemplos de como começar aos poucos na manutenção:

1. Projeto nº 1 – Revisão do seu processo de solicitação de trabalho de manutenção. Comece aos poucos, alterando um elemento de cada vez, como configurar um software de solicitação de trabalho, mas mantendo o resto do processo igual.
2. Projeto nº 2 – Mudando para a compra de peças just-in-time:comece aos poucos, testando um novo processo de compra para uma peça. À medida que você obtém prazos de previsão mais confiantes, pode expandir para diferentes partes.
3. Projeto nº 3 – Melhorar a comunicação da equipe. Comece aos poucos, planejando uma reunião de mudança de turno três vezes por semana para desenvolver rotinas que você possa desenvolver lentamente.

Três benefícios de começar aos poucos?

Pode ser tentador apostar tudo em um projeto e obter grandes resultados o mais rápido possível. Infelizmente, isso raramente acontece. Na verdade, 70% de todos os projetos falham. Começar aos poucos elimina muitos dos problemas que afetam projetos maiores, o que ajuda você a:

1. Detecte os problemas enquanto eles são pequenos e reduza os riscos:se algo der errado ou não funcionar, as consequências serão contidas. Você também pode identificar e planejar riscos ao expandir o projeto
2. Obtenha adoção e adesão mais rapidamente:mudar é sempre difícil. Mas é mais fácil quando é menor. Isso faz com que as pessoas adotem mais rapidamente, o que gera resultados mais rapidamente. Ganhos rápidos estimulam ainda mais adesão.
3. Implemente projetos com menos atrasos:quando as coisas dão errado em um projeto grande, elas demoram mais para serem resolvidas e o projeto fica paralisado. Começar aos poucos permite que você evite muita burocracia, tome decisões com mais rapidez e faça mais.

Oito maneiras de começar aos poucos em seu próximo projeto de manutenção

Uma das maiores escolhas que você fará ao começar aos poucos é por onde começar. Aqui estão algumas áreas de sua operação para testar uma nova ideia:

Como passar do pequeno ao grande

Há três perguntas a serem respondidas se você já executa seu projeto há algum tempo:

• Está funcionando?
  Crie benchmarks claros e maneiras de acompanhar o progresso. Procure também feedback qualitativo. Converse com o maior número possível de pessoas relacionadas ao projeto. Tente entender o que está dando certo, o que está errado e se essas coisas podem ser replicadas ou resolvidas.
• Está pronto para crescer?
  Primeiro, certifique-se de testar sua ideia por tempo suficiente (pelo menos três a seis meses) para obter resultados precisos. Você também deve ter certeza de que quaisquer problemas e riscos importantes foram identificados e resolvidos. Por último, descubra se um grupo maior de pessoas aceitará a mudança.
• Se for, como?
  Existem duas maneiras de desenvolver um projeto pequeno:expandi-lo lentamente ou implementá-lo amplamente. A direção que você escolhe depende do apetite da equipe por mudanças. Se for improvável uma adesão generalizada, expanda o projeto em um turno, linha ou instalação por vez. Se você decidir crescer rapidamente, recrute as principais partes interessadas do seu projeto piloto para identificar riscos, treinar outras pessoas e ser campeões do projeto.

Confira este guia para obter adesão e adoção para um grande projeto de manutenção

Sete etapas para criar um programa de análise de manutenção começando aos poucos

Etapa 1:Faça as perguntas certas

Coletar dados sem propósito não leva a lugar nenhum. Encontrar esse propósito começa com as perguntas certas. Estas três perguntas podem ajudá-lo a construir uma base para um programa de análise:

1. Quais são os maiores objetivos da sua empresa e como a manutenção pode afetá-los?
2. Quais desafios sua empresa enfrenta e como a manutenção pode resolvê-los?
3. Quais oportunidades sua organização pode buscar e como a manutenção pode ajudar?

Estas são grandes questões. Mas eles ajudarão você a ter uma visão clara de onde sua equipe pode causar o maior impacto com o menor número de obstáculos. Aqui está um exemplo de como responder a essas perguntas:

Quais são os maiores objetivos da sua empresa?

Ex. Reduza o desperdício em todas as unidades de negócios

Como a manutenção pode impactar essas metas?

Ex. Aumente a manutenção preventiva para reduzir o tempo de inatividade e os custos de manutenção

Quais desafios sua empresa enfrenta?

Ex. A inflação está aumentando o preço dos materiais, o que está diminuindo as margens de lucro

Como a manutenção pode resolver esses desafios?

Ex. Melhore o desempenho dos ativos para aumentar a capacidade e a qualidade da produção

Quais oportunidades sua organização pode buscar?

Ex. A demanda está excedendo a capacidade, então a empresa está buscando expandir

Como a manutenção pode ajudar?

Ex. Crie, otimize e padronize processos que possam acelerar a expansão

Etapa 2:conecte os dados às suas metas, desafios e oportunidades

É hora de descobrir como medir o impacto da manutenção no seu negócio. Pegue as respostas da coluna da direita acima. Liste as diferentes maneiras de quantificar a manutenção para cada um. Não se limite às métricas de manutenção que você acompanha atualmente. Se você tiver muitas perguntas e respostas, escolha duas ou três com a conexão mais forte com manutenção.

Aqui está um exemplo do que você obterá:

Quais são os maiores objetivos da sua empresa?

Ex. Reduza o desperdício em todas as suas operações

Como a manutenção pode impactar essas metas?

Ex. Aumente a manutenção preventiva para reduzir o tempo de inatividade e os custos de manutenção

Quais dados podem ajudar você a acompanhar o progresso?

• Tempo de inatividade não planejado (ano a ano)
• Tempo médio para reparo
• Hora da chave
• Custos trabalhistas
• Custos de peças

Quais desafios sua empresa enfrenta?

Ex. A inflação está aumentando o preço dos materiais, o que está diminuindo as margens de lucro

Como a manutenção pode resolver esses desafios?

Ex. Melhore o desempenho dos ativos para aumentar a capacidade e a qualidade da produção

Quais dados podem ajudar você a acompanhar o progresso?

• Limpar as partidas após a manutenção
• Taxa de falha encontrada em PMs
• Incidentes recorrentes (anual)
• Lista de pendências de manutenção programada (horas)
• Conformidade com MP

Quais oportunidades sua organização pode buscar?

Ex. A demanda está excedendo a capacidade, então a empresa está buscando expandir

Como a manutenção pode ajudar a aproveitar essas oportunidades?

Ex. Crie, otimize e padronize processos que possam acelerar a expansão

Quais dados podem ajudar você a acompanhar o progresso?

• Ordens de serviço de S&S concluídas dentro do prazo
• Tempos de conclusão (ou seja, assinar peças)
• Cobertura do processo (ou seja, todos os processos são documentados)
• Conformidade com MP
• Porcentagem de manutenção planejada

Obtenha este modelo de definição de metas e alinhe sua estratégia de manutenção com as metas da empresa

Etapa 3:Escolha sua estrela polar

Uma estrela do norte é a única atividade ou métrica na qual você ancora todos os seus esforços. Se o seu projeto estiver ficando muito grande e difícil de manejar, sua estrela do norte trará foco e clareza de volta aos seus esforços.

A primeira estrela do norte a ser escolhida é uma meta, desafio ou oportunidade. É sobre isso que você construirá um programa de análise de manutenção. Por exemplo, pode melhorar o desempenho dos ativos para aumentar a capacidade e a qualidade da produção.

A próxima etapa é restringir sua lista de pontos de dados. Para descobrir com quais métricas começar, use a matriz abaixo. Ele avalia dados sobre uso (até que ponto eles podem orientar sua tomada de decisão) e acessibilidade (quão fácil é coletar e analisar):

Esta é a aparência da matriz usando o desafio e as métricas correspondentes da etapa 2:

Nessa situação, você pode criar seu programa de análise de manutenção usando duas métricas:incidentes recorrentes e startups limpas após a manutenção:

Etapa 4:Encontre seu ponto de partida

Lembre-se de que começar aos poucos significa escolher uma linha, turno, local ou tarefa para rastrear dados. Aqui está um modelo para escolher um ponto de partida, usando startups limpas após a manutenção como métrica:

Perguntas a serem feitas
<º>
Resultado
<º>
Ponto de partida
Onde está a maior oportunidade?Ativos com as maiores taxas de falhas pós-manutençãoSite #1
Turno #1
Ativos A, B e COnde posso obter mais dados?Ativos com mais manutençãoSite #2
Turno #1
Ativos A, C e EO que causará o maior impacto?Ativos com maior rendimento alvoSite #1
Turno #2
Ativos A, B, EOnde esta estratégia é mais fácil de implementar?Locais e turnos onde esses dados já estão sendo coletadosSite #1
Todos os turnos
Ativos A, C, E
Usando este gráfico, podemos ver que a maior oportunidade e impacto (com o mínimo de esforço) pode ser obtido no local nº 1 e nos ativos A e E.

Etapa 5:Reúna seu pessoal, processos e sistemas

Responda às seguintes perguntas sobre seu pessoal, processos e sistemas para garantir que você tenha uma base sólida para seu programa de análise de manutenção:

Pessoas
<º>
Processos
<º>
Sistemas

• Quem é responsável por essa métrica?
• Quem é responsável por coletar, analisar e tomar decisões com dados?
• Quem é consultado e informado sobre os dados e resultados?

• Com que frequência os dados são coletados, analisados, compartilhados e usados?
• Quais referências e metas estão associadas aos dados?
• Qual unidade de medida está sendo usada?
• Onde os dados são armazenados?
• O que acontece se os dados melhorarem ou regredirem?

• Quais sistemas são necessários para coletar, armazenar e acessar dados?
• Como os dados são coletados e organizados no sistema?
• Quais ferramentas são necessárias para analisar, compartilhar e agir com base nos dados?

Etapa 6:Planejar, fazer, verificar, agir (PDCA)

O modelo PDCA ajuda você a usar seus dados e preencher as lacunas em seu programa de análise de manutenção. Veja como funciona:
Planejar Coloque todos os detalhes sobre quais dados você está coletando, como você os coleta e o que você está fazendo com eles em um procedimento operacional padrão. Todos podem consultar este documento ao aprender o novo processo.O que fazer Siga em frente com o plano. Consistência é a chave. Colete dados com a mesma frequência, da mesma maneira, pelo tempo necessário para obter resultados confiáveis.Verificar Analise os dados e descubra se seu plano está funcionando. Do lado dos dados, faça observações e encontre insights. Por exemplo, a observação pode ser que as startups limpas aumentaram 25% no mês passado. A conclusão pode ser que as especificações dessas máquinas foram atualizadas recentemente, de modo que os reparos ficaram mais alinhados com os contextos operacionais. Do lado do planejamento, audite seus processos, pessoas e sistemas. Se você encontrar obstáculos, como dados ausentes ou imprecisos, encontre a causa raiz.Aja Use os insights da etapa anterior para tomar decisões. Se as alterações nas especificações levaram a startups mais limpas, audite e atualize as especificações de todos os ativos. O mesmo vale para seus processos, pessoas e sistemas. Se faltar informação a um técnico, por exemplo, considere dar-lhe treinamento extra.

Etapa 7:Dimensionar

Expandir seu programa de análise de manutenção pode ser simples do ponto de vista operacional:pegue a fórmula que funcionou bem e aplique-a a mais turnos, locais ou ativos. Mas isso não é tudo que você deve considerar. Um programa maior requer mais de tudo, como:

• Treinamento
• Procedimentos operacionais padrão
• Funcionalidade do sistema
• Adesão
• Relatórios

Uma peça fundamental para dimensionar seu programa de análise é convencer as pessoas a dedicarem mais tempo e dinheiro a todas essas coisas. Este artigo se aprofunda no uso de dados e na narrativa para destacar o valor do seu projeto, mas aqui estão algumas conclusões importantes:

Comece pequeno e ganhe muito com um programa de análise de manutenção

Analisar dados pode ser como entrar em um labirinto gigante. É desorientador, especialmente quando você está olhando para uma planilha cheia de números.

Começar com pequenos encolhimentos que se transformam em um tamanho gerenciável. Isso é feito concentrando seus esforços em uma parte de sua operação. Você pode encontrar tendências em seus dados com muito mais rapidez, agir imediatamente e aproveitar esse sucesso com maior suporte.

Depois de dominar a arte de começar aos poucos, você poderá replicar essa fórmula para todos os projetos, eliminando a burocracia e as dúvidas ao longo do caminho. Quando você obtém pequenos ganhos em grande escala, sua equipe de manutenção pode agregar enorme valor à empresa.